Der jährliche Streit um Brückentage, Eltern, die an Ferienzeiten gebunden sind und eine Excelliste, die in drei verschiedenen Versionen im Umlauf ist: Hier zeigen wir dir, wie die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter deutlich entspannter abläuft.
Content Managerin bei absentify
Zuerst: Grundlagen beachten
Zuständigkeiten und Vertretungen bei der Urlaubsverwaltung
Software zur Urlaubsverwaltung für Mitarbeiter
Tipps für eine erfolgreiche Urlaubsverwaltung
Urlaubsverwaltung Mitarbeiter – Häufige Fragen und Antworten
Ganz gleich, wie du die Urlaubsverwaltung deiner Mitarbeiter organisieren wirst, solltest du dir zuerst die rechtlichen Grundlagen und Richtlinien vor Augen führen. Denn diese müssen anschließend möglichst unkompliziert in die eigentliche Urlaubsplanung einfließen.
Die Urlaubsverwaltung funktioniert für die Mitarbeiter immer dann am besten, wenn es klare Regeln gibt und diese für alle gleich gelten. Daher gilt es – selbst bei einem so schönen Thema wie dem Urlaub – klare Regeln zu gestalten:
Je leichter die Urlaubsverwaltung für alle funktioniert, desto weniger Konflikte und Streitpunkte sind zu erwarten. Hier stellen wir dir einige Möglichkeiten für die Verwaltung vor.
Für kleine Unternehmen und wenige Mitarbeitende kann eine einfache Excel-Tabelle ausreichen. Bedenke aber, dass Feiertage und Ferienzeiten jedes Jahr manuell eingetragen werden müssen, genauso wie der jeweilige Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter. Excel bietet auch kein Genehmigungsverfahren für den Urlaub.
Es gibt zahlreiche Software, die alleinstehend nur für die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter gedacht ist. Da diese auf ihre Aufgabe spezialisiert ist, bietet sie Vorteile; doch auch einige Nachteile lassen sich nicht vermeiden.
Vorteile:
Nachteile:
Die separate Software muss einzeln geöffnet werden, getrennt von täglich benutzten Tools. Dadurch können wichtige Informationen in Bezug auf den Urlaub aus den Augen geraten.
Der Kalender wird praktisch täglich genutzt und zeigt wichtige Termine und Zeiten für das Unternehmen. Daher lässt sich darin auch der Urlaub verlässlich eintakten.
Eine Integration in gängige Kalender (z.B. Outlook oder Teams) sorgt dafür, dass Urlaube direkt im Unternehmenskalender sichtbar sind – so kann jeder sofort sehen, wer zu welcher Zeit abwesend ist.
Tipp:
Du kannst Urlaube direkt in Outlook und Teams genehmigen und Abwesenheitskontingente für Abteilungen festlegen. absentify ergänzt diese Funktionen kostenlos. Die Installation erfolgt mit wenigen Klicks und anschließend ist absentify nicht mehr von der bekannten Microsoft-Oberfläche zu unterscheiden, sodass alle Mitarbeiter sofort mit der Urlaubsverwaltung zurechtkommen.
Mit absentify kann jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten in seinem eigenen Kalender planen. Du behältst dabei den Überblick über die Abwesenheitsansprüche, die verbleibenden Urlaubstage und die Art der in Anspruch genommenen Abwesenheit, ganz ohne manuelle Berechnungen.
Die Urlaubsverwaltung umfasst alle Prozesse zur Planung, Beantragung, Genehmigung und Dokumentation von Urlaubszeiten der Mitarbeiter in einem Unternehmen.
Eine klare Urlaubsverwaltung stellt sicher, dass Mitarbeiter ihren Anspruch auf Urlaub nutzen können, betriebliche Abläufe nicht gestört werden und gesetzliche sowie vertragliche Vorgaben eingehalten werden.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den Mindesturlaub in Deutschland. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge können zusätzliche Regelungen enthalten.
Je nach Unternehmen kann der Urlaubsantrag schriftlich, per E-Mail, über eine Software oder ein Formular erfolgen. Die Genehmigung erfolgt in der Regel durch die Personalabteilung oder die Vorgesetzten.
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