Die 7 besten Urlaubsplanungs-Software
Eine Urlaubsplanungs-Software ersetzt fehleranfällige Excel-Tabellen durch klare, automatisierte Prozesse für Urlaubsanträge, Genehmigungen und Kalendersynchronisation.
Beste Urlaubsplanungs-Software: Das Wichtigste in Kürze
- Eine Urlaubsplanungs-Software für Unternehmen ersetzt unübersichtliche Tabellen durch klare, automatisierte Prozesse für Anträge, Genehmigungen und Kalendersynchronisation.
- Wichtige Faktoren bei der Wahl einer Urlaubsplanungs-Software können die direkte Integration in bestehende Systeme, sichere Datenverarbeitung nach DSGVO-Standards oder anpassbare Genehmigungsprozesse sein.
- Der Vergleich der besten Urlaubsplanungs-Software zeigt deutlich, dass Funktionen, Kostenmodelle und Integrationsmöglichkeiten je nach Unternehmensgröße, Branche und IT-Infrastruktur variieren.
Direkt zur besten Urlaubsplanungs-Software
Welche Kriterien sind bei der Wahl der besten Urlaubsplanungs-Software wichtig?
Du möchtest Zeit sparen und Fehler vermeiden. Dann sollte eine Urlaubsplanungs-Software langfristig mit deinem Unternehmen wachsen können. Diese Funktionen helfen dabei:
Integration in Kalender und Systeme
Wenn Abwesenheiten automatisch im Outlook- oder Google-Kalender erscheinen sollen, prüfe, ob das Tool eine automatische Nutzersynchronisation über Entra ID (oder LDAP) bietet. So vermeidest du doppelte Datenpflege und Medienbrüche.
#1 absentify
absentify ist eine Lösung für Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, die vollständig in Microsoft 365 integriert ist. Die App nutzt Teams als Oberfläche für Urlaubsanträge, Genehmigungen und Kalendersynchronisation.
Stärken von absentify
- Tiefe Microsoft-Integration: Synchronisation mit Outlook, Teams und SharePoint.
- Automatische Nutzersynchronisation über Entra ID.
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit Delegationslogik.
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung innerhalb der Microsoft Cloud.
Funktionen
- Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Sonderabwesenheiten.
- Genehmigungsprozesse in Teams.
- Automatische Abwesenheitsnotizen.
- Live-Dashboards und Konfliktprüfung.
absentify Pläne & Preise
absentify bietet vier Preisstufen basierend auf der Teamgröße. Eine kostenlose Version ist verfügbar.
| Plan | Preis pro Nutzer/Monat¹ | Abteilungen | Hauptfunktionen |
|---|---|---|---|
| Free | Kostenlos | 2 | Basis-Abwesenheiten, Outlook-Kalender, Teams-App |
| Mini | 1,00 € / Nutzer | 4 | Zusätzliche Abwesenheitsarten |
| Essentials (beliebt) | 2,00 € / Nutzer | 8 | Mehrstufige Workflows, 3 Power Automate-Connectors, Webhooks |
| Plus | 3,50 € / Nutzer | unbegrenzt | API-Support, White-Label, priorisierter Support |
¹Preise exkl. Steuern.
#2 Timebutler
Timebutler ist ein deutsches Tool, das sich hauptsächlich auf automatisierte Abwesenheitsbenachrichtigungen und Statusaktualisierungen im Microsoft-Umfeld konzentriert.
Stärken von Timebutler
- Automatisierte Abwesenheitsnachrichten: Out-of-Office-E-Mails können zeitgesteuert versendet werden.
- Teams-Status-Synchronisation: Der Anwesenheitsstatus in Teams passt sich automatisch an.
- Schnelle Einführung: Keine komplexe Installation oder Schulung erforderlich.
Funktionen
- Automatische Genehmigungsworkflows
- Aktuelle Urlaubskontoverwaltung
- Konfigurierbare Abwesenheitsarten
- Massenanlage & Massenimport
Pläne & Preise
Timebutler bietet ein kostenloses Basismodell und gestaffelte Tarife für größere Teams. Ein 30-tägiger Testzugang ist verfügbar.
| Plan | Preis | Anzahl Nutzer |
|---|---|---|
| Plan1 | 29,95 € / Monat | Bis zu 5 Nutzer |
| Plan2 | 59,95 € / Monat | Bis zu 35 Nutzer |
| Plan3 | 1,39 € / Nutzer/Monat | Für jeden weiteren Nutzer ab 35 Nutzern |
#3 timetape
timetape bietet eine visuelle Abwesenheitsübersicht direkt in Microsoft Teams. Nutzer können alle Team-Abwesenheiten farbcodiert in einem gemeinsamen Kalender sehen.
Stärken
- Farbcodierte Kalender: Abwesenheiten sind sofort im Teams-Kalender sichtbar.
- Schnelle Suche: Mitarbeiter und Termine können intuitiv gefunden werden.
- Urlaubsanträge direkt im Chat: Anträge werden bequem über die Teams-App gestellt.
Funktionen
- Echtzeit-Kalender als Tab
- Excel-Berichte & Diagramme
- Export-Schnittstelle & DATEV-Exporte
Pläne & Preise
timetape bietet zwei Pläne und eine 30-tägige Testphase. Bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt.
| Plan | Preis pro Nutzer/Monat | Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Standard | ab 2 € | Urlaubsverwaltung, Outlook- und Kalenderintegration |
| Premium | ab 4 € | Zeiterfassung, digitale Stempeluhr, erweiterte Optionen |
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#4 HRWORKS
HRWORKS ist eine deutsche Cloud-Lösung, die sich auf standardisierte HR-Prozesse und rechtskonforme Personalverwaltung konzentriert.
Stärken von HRWORKS
- Zeiterfassung mit Regeln: Automatische Pausen, Zuschläge und mobile Zeiterfassung inklusive.
- Reisekostenabrechnung: Digitale Belegerfassung und rechtskonforme Abrechnung.
- EU-Hosting (Microsoft Azure): ISO-zertifizierte Server und DSGVO-konforme Datenspeicherung.
Funktionen
- Verwaltung verschiedener Abwesenheitsarten
- Genehmigungsworkflows für Urlaubsanträge
- Berichtsfunktionen mit Übersicht über Abwesenheiten, Krankheitstage etc.
- Compliance-Dokumente zu Urlaubsverfall und automatisierte Hinweise auf Verfallsfristen
- Integration in das Zeiterfassungsmodul
Pläne & Preise
- Free: dauerhaft nutzbar; begrenzte aktive Boards
- Starter: 8 $ pro Nutzer/Monat
- Business: 16 € pro Nutzer/Monat
- Enterprise: Preis auf Anfrage (ab 30 Mitgliedern)
HRWORKS bietet eine 14-tägige Testphase für den Business-Plan, während Free zeitlich unbegrenzt ist.
#5 Slack
Slack ist eine Kollaborationsplattform für Kanäle, Chat, Audio/Video und Workflows. Über die offizielle 'Microsoft Teams Calls'-App verbindet sich Slack mit Microsoft Teams, sodass Nutzer Teams-Meetings direkt aus Slack starten oder ihnen beitreten können.
Stärken
- Teams-Anrufe mit einem Klick oder Slash-Befehl aus Slack starten.
- Teams-Meetings direkt aus Slack-Benachrichtigungen beitreten (z. B. Outlook-Kalender).
- DSGVO-konformer Einsatz mit Auftragsverarbeitung.
- Granulare Richtlinien, SSO/SCIM, Audit-Logs und eDiscovery (je nach Plan).
Funktionen
- Teams-Calls und Teams können als Standard-Anrufanbieter in Slack festgelegt werden.
- Teilnehmerübersicht vor dem Beitritt, Meeting-Updates als Kanal-/DM-Benachrichtigungen.
- Outlook-Kalender-App in Slack: Terminplanung, Erinnerungen, direkter Beitritt zu Teams.
- Rollen-/Rechteverwaltung, Gastzugang, Workflow-Automatisierungen.
Slack Pläne & Preise
- Free: Grundfunktionen (90-Tage-Limit für Nachrichten- und Dateiverlauf)
- Pro: 6,75 $ pro Nutzer/Monat
- Business+: 15 $ pro Nutzer/Monat
- Enterprise+: Preis auf Anfrage
#6 Zoom
Zoom ist eine Videokonferenz-Plattform und kann über eine offizielle App direkt in Microsoft Teams integriert werden. So können Meetings, Telefonate oder Chat-Funktionen direkt aus Teams heraus gestartet werden.
Stärken von Zoom
- Direktes Starten, Beitreten und Planen von Zoom-Meetings in Teams-Kanälen und -Chats.
- Integration von Zoom Phone für Anrufe, Voicemail und Warteschlangen.
- Datenresidenz-Option für bezahlte Konten, bei der ausgewählte Daten wie Aufnahmen und Chats innerhalb der EU gespeichert werden.
- Kompatibilität zwischen Zoom Rooms und Microsoft Teams-Meetings.
Funktionen (Auswahl)
- Meetings aus Teams heraus planen und starten.
- @Zoom-Befehle zum Erstellen spontaner Meetings in Chats.
- Telefon- und Videoanrufe direkt über Zoom Phone tätigen.
- Speicherung von Aufnahmen und Transkripten innerhalb der EU (je nach Tarif).
Zoom Pläne & Preise
- Basic (kostenlos): Gruppenanrufe auf 40 Minuten begrenzt.
- Pro: 12,49 € pro Nutzer/Monat
- Business: 17,49 € pro Nutzer/Monat
Zahlreiche zusätzliche Integrationen wie 'Custom Avatar' oder 'Zoom Webinars' können gegen Aufpreis gebucht werden.
So findest du die beste Microsoft Teams-Integration
Je nach Teamstruktur und Szenario können Nutzen und Aufwand einer Integration stark variieren. Die folgenden Kriterien helfen bei der Auswahl:
| Wachstum und Skalierung | Datenschutz und Sicherheit | Integrationstiefe | Praktischer Nutzen |
|---|---|---|---|
| Stelle sicher, dass Integrationen mit deiner Nutzerzahl und Datenmenge skalieren. Cloud-basierte Systeme bieten hier klare Vorteile. | Für den DACH-Markt ist DSGVO-Konformität wichtig. Prüfe Serverstandort, Verschlüsselung und Berechtigungsmodelle. | Gute Apps greifen auf Teams-Funktionen zu, ohne dass du Daten doppelt pflegen musst. APIs oder Entra ID-Integrationen sind ein Plus. | Nur Integrationen, die Prozesse vereinfachen oder Zeit sparen, schaffen echten Mehrwert. Testphasen helfen, die Alltagstauglichkeit einzuschätzen. |
Weitere Tipps:
- Wähle Integrationen, die zu deiner langfristigen IT-Infrastruktur und Sicherheitsstrategie passen und sich an steigende Anforderungen anpassen können.
- Teste neue Tools zunächst, um Funktionen, Stabilität und Nutzerakzeptanz realistisch einzuschätzen.
- Achte auf transparente Preismodelle und stelle sicher, dass Support und Dokumentation auf Deutsch verfügbar sind.
- Beziehe Datenschutz und Governance frühzeitig ein, damit Prozesse und Zugriffsrechte von Anfang an richtig geregelt sind.
Möchtest du dein Abwesenheitsmanagement vereinfachen?
- Keine Kreditkarte erforderlich
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Ist absentify die richtige Microsoft Teams-Integration für dich?
Suchst du ein Tool, das sich nahtlos in Microsoft 365 integriert und Abwesenheiten direkt in Teams abbildet? Dann probiere in deiner persönlichen Demo aus, wie du mit absentify Urlaubsplanung, Vertretungen und Genehmigungen in deiner bestehenden Arbeitsumgebung verwalten kannst – ohne zusätzliche Tools oder manuelle Pflege.
Urlaubsplanungs-Software – Häufige Fragen und Antworten
Über den Autor
Anna Keller
Content Managerin bei absentify
Als Blogautorin bei absentify erklärt Anna Keller, wie Unternehmen Abwesenheiten, Urlaub und Arbeitszeiten effizient verwalten können. In ihren Artikeln verbindet sie HR-Praxis mit Microsoft 365-Tipps für Outlook und Teams und liefert Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Softwarevergleiche für moderne, digitale Prozesse.
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Anna Keller
Content Managerin bei absentify