Die 7 besten Abwesenheitsmanagement-Softwares
Eine Abwesenheitsmanagement-Software ersetzt unübersichtliche Excel-Listen und E-Mail-Chaos durch klare, automatisierte Prozesse für Urlaub, Krankheit und Vertretungen.
27. November 2025
Lesezeit: 6 Minuten
Content Managerin bei absentify
Inhalt
Beste Abwesenheitsmanagement-Software: Das Wichtigste in Kürze
Was sind wichtige Kriterien bei der Wahl der besten Abwesenheitsmanagement-Software?
Kurz & knapp – worauf solltest du achten?
#1 absentify
#2 Personio
#3 Sage HR
#4 Clockodo
#5 absence.io
#6 timeout
#7 Workday
So findest du die für dich beste Abwesenheitsmanagement-Software
Ist absentify die passende Software für dein Abwesenheitsmanagement?
Beste Abwesenheitsmanagement-Software: Häufige Fragen und Antworten
Beste Abwesenheitsmanagement-Software: Das Wichtigste in Kürze
- Zeitgemäße Abwesenheitsmanagement-Software ersetzt manuelle Excel-Listen durch automatisierte, transparente Prozesse für Urlaub, Krankheit und Vertretungen.
- Wichtige Funktionen einer Abwesenheitsmanagement-Software sind je nach deinen Anforderungen die Integration in bestehende Systeme, DSGVO-konformes Hosting oder schnelle Genehmigungsabläufe.
- Cloudbasierte Abwesenheitsmanagement-Systeme ermöglichen einen schnellen Start, einfache Skalierung und geringeren IT-Aufwand.
- Der Vergleich der besten Softwares für Abwesenheitsmanagement zeigt, dass Funktionen, Preisstruktur und Systemtiefe nach Unternehmensgröße und Bedarf variieren.
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Was sind wichtige Kriterien bei der Wahl der besten Abwesenheitsmanagement-Software?
Du wählst ein System, das dein Unternehmen langfristig begleitet. Bei der Prüfung einer Abwesenheitsmanagement-Software reicht ein bloßer Vergleich einzelner Funktionen daher nicht aus. Achte auf diese Punkte, um die beste Ergänzung für deine Prozesse finden zu können.
Verbindung mit bestehenden Systemen
Deine Software sollte sich, wenn gewünscht, mit Kalendern, Microsoft Teams, Outlook oder auch der Lohnabrechnung (z.B. DATEV) verbinden lassen. Eine automatische Nutzersynchronisation über Entra ID oder LDAP eignet sich hier gut, da du so manuelle Pflege und doppelte Daten vermeidest.
Kosten und Skalierbarkeit
Wenn du in Zukunft wachsen möchtest, erleichtert ein transparentes Lizenzmodell Planung und Wachstum. Achte darauf, dass das System auch bei steigender Nutzerzahl stabil und performant bleibt.
Unterschiede zwischen Anbietern
Einige Tools fokussieren sich ausschließlich auf Abwesenheiten, andere integrieren zusätzliche HR-Module wie Zeiterfassung oder Bewerbermanagement. Wichtig ist, dass du überlegst, was du brauchst.
Bereitstellung und Prozesse
Cloudlösungen lassen sich schnell einführen, lokale oder hybride Varianten bieten mehr Kontrolle. Achte zudem auf die Genehmigungsabläufe innerhalb der Software.
Kurz & knapp – worauf solltest du achten?
Um manuelle Schritte zu reduzieren und Klarheit zu steigern, benötigst du eventuell bestimmte Funktionen. Unabhängig von der Größe deines Teams könnten diese Bereiche wichtig sein:
- Anpassbare Abwesenheitsarten
- Automatische Kalendereinträge und Statusmeldungen
- Self-Service für Mitarbeiter
- Genehmigungs-Workflows
- Reporting-Funktionen
- Nutzerverwaltung (Entra ID/LDAP)
- Automatische Synchronisation
- DSGVO-konforme Datenhaltung
#1 absentify
absentify wurde entwickelt, um Abwesenheiten vollständig in Microsoft 365 zu steuern. Die Plattform synchronisiert deine Entra ID automatisch mit Teams, Outlook und SharePoint und macht manuelle Nutzerpflege unnötig.
absentify Stärken
- Tiefe Microsoft 365-Verbindung: Abwesenheiten erscheinen in Outlook-Kalendern, Teams-Status und SharePoint-Listen.
- Automatischer Nutzerabgleich: Die Synchronisation über Entra ID (früher Azure AD) vermeidet manuelle CSV-Importe.
- Steuerbare Abläufe: Du konfigurierst mehrstufige Genehmigungen mit Stellvertreter- und Eskalationsregeln.
Funktionen
- Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Homeoffice und Sonderabwesenheiten
- Genehmigungsprozesse direkt in MS Teams, mit Stellvertreter- und Eskalationslogik
- Automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen über Microsoft Graph API
- Live-Dashboard in Teams und Power-BI-Anbindung für Reports
- Bulk-Aktionen und Konfliktprüfung bei Überschneidungen
absentify Pläne & Preise
absentify bietet verschiedene Preisstufen, die mit deinem Team mitwachsen. Ein kostenloser Plan ist verfügbar.
¹Preise exkl. Steuern.
#2 Personio
Personio ist eine Cloud-HR-Software aus München, die alle grundlegenden HR-Bereiche abdeckt. Sie umfasst Personalverwaltung, Bewerbermanagement sowie Zeiterfassung und legt Wert auf EU-Konformität.
Personio Stärken
- EU-Hosting: Der Serverstandort befindet sich in Europa, was die DSGVO-Konformität sichert.
- Klare Bedienung: Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und erleichtert die Nutzung für HR- und Führungskräfte.
- Breite Abdeckung: Das Tool bietet Funktionen von der Personalakte bis zur Lohnvorbereitung.
Funktionen
- Personalakten, Basis-Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
- Bewerbermanagement
- Onboarding-Listen
- Schnittstellen zu Tools wie DATEV
Personio Pläne & Preise
Personio nutzt ein modulares Lizenzmodell mit zwei Hauptpaketen:
- Core: ab 2,88 € pro Nutzer/Monat
- Core Pro: ab ca. 4,43 € (erweiterte Zugriffsrechte und API-Zugang)
Du kannst die Software 14 Tage lang testen.
#3 Sage HR
Sage HR, Teil des Sage-Konzerns, ist eine modular aufgebaute HR-Software, die Funktionen für Personalverwaltung, Zeitmanagement und Performance vereint.
Sage HR Stärken
- Intuitive Nutzung: Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass du direkt und ohne aufwändige Einarbeitung loslegen kannst.
- International nutzbar: Mehrsprachigkeit und Compliance-Funktionen für multinationale Teams.
- Modularität: Zusätzliche Module wie Arbeitszeitplanung, Zielvereinbarungen oder Feedback können bei Bedarf ergänzt werden.
Funktionen
- Alle Core-HR-Funktionen und Urlaubsverwaltung
- Performance-Management
- Zeiterfassung und Schichtplanung
- Self-Service und Reporting-Funktionen
Pläne & Preise
Die Basisversion (Sage HR Basis) für Abwesenheitsmanagement startet bei 4,50 € pro Nutzer/Monat. Zu dem Basispaket können die folgenden Module hinzugefügt werden:
- Arbeitszeittabellen: 2,50 € pro Nutzer/Monat
- Performance Management: 2,50 € pro Nutzer/Monat
- Ausgaben: 1,50 € pro Nutzer/Monat
- Schichtplanung: 2,50 € pro Nutzer/Monat
- Recruiting: 175 € pro Monat
Du kannst alle Features von Sage HR 30 Tage lang kostenlos testen.
#4 Clockodo
Clockodo ist eine deutsche Software, die Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement verbindet. Das Tool ist bekannt für seine klare Bedienung und die Möglichkeit, Zeiten mobil oder am Terminal zu erfassen.
Clockodo Stärken
- Verknüpfte Funktionen: Du erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten in einem System.
- DATEV-Anbindung: Die Software bietet Exportfunktionen für die Lohnabrechnung.
- Integration in Microsoft Teams: Clockodo lässt sich über Schnittstellen in Microsoft Teams einbinden, sodass du Zeiterfassungs- und Abwesenheitsdaten einsehen kannst.
Funktionen
- Zeiterfassung per App, Terminal oder Browser
- Urlaubsanträge und Krankmeldungen digital erfassen und in Echtzeit kontrollieren
- Zeiterfassung für einzelne Projekte möglich
Pläne & Preise
Clockodo bietet verschiedene, nutzerbasierte Monatslizenzen
Basic-Version: 5 € pro Nutzer/Monat (Zeiterfassung, Urlaubsmanagement)
Pro-Version: 9 € pro Nutzer/Monat (+ Projektzeiterfassung, abrechenbare Zeiten)
Enterprise-Version: 12 € pro Nutzer/Monat (+ Budgetwarnungen, automatische Backups)
Freelancer können Clockodo umsonst nutzen. Es besteht die Möglichkeit einer 14-tägigen Testphase für alle Pakete.
#5 absence.io
absence.io ist ein Tool für die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubsplanung. Die Software beseitigt die Komplexität manueller Prozesse und sorgt für klare Abläufe.
absence.io Stärken
- Spezialisierter Fokus: Funktionen, die sich nur auf Abwesenheitsmanagement konzentrieren.
- Verbindung und Abläufe: Das Tool bietet Lösungen für die Synchronisation von Kalendern und unterstützt verschiedene Genehmigungs-Abläufe.
- Transparenz: Das System legt Wert auf klare Kostenstruktur und DSGVO-konforme Datenspeicherung.
Funktionen
- Abwesenheitstypen, Urlaubsanträge und Genehmigungsprozesse
- Teamkalender
- Self-Service für Nutzer
- Reporting-Funktionen
Pläne & Preise
Die Software bietet verschiedene Module an:
- Urlaubsplaner & Abwesenheitsverwaltung
- Zeiterfassung
- Digitale Personalakte
Aus der Anzahl der gewählten Module ergeben sich die Paketpreise für Nutzer:
- Ein Modul: 2 € pro Nutzer/Monat
- Zwei Module: 3,50 € pro Nutzer/Monat
- Drei Module: 5 € pro Nutzer/Monat
Darüber hinaus gibt es das Add-on “Spesen- und Reisekostenabrechnung”, das für 4,50 € pro Nutzer/Monat gebucht werden kann. Alle Funktionen können 14 Tage lang getestet werden.
#6 timeout
Die Timeout-App wird häufig zur Pausenplanung und Arbeitszeitstrukturierung genutzt. Sie ist bekannt für ihre einfache Handhabung und mobile Nutzung.
timeout-App Stärken
- Einfache Nutzung: Unkomplizierte Oberfläche und einfache mobile Nutzung.
- Kalender-Synchronisation: Die App synchronisiert Abwesenheiten in gängige Kalender (Outlook, Google Calendar und iCal).
- Mobile Anträge: Urlaubsanträge können einfach per App oder Weboberfläche gestellt werden.
Funktionen
- Urlaubsanträge
- Genehmigungsprozesse
- Teamkalender
- Statistiken zu Abwesenheiten und Warnungen
Pläne & Preise
Die timeout-App bietet drei Pläne, die 30 Tage kostenlos getestet werden können:
- Urlaubsverwaltung: 2,50 € pro Nutzer/Monat
- Arbeitszeiterfassung: 2,50 € pro Nutzer/Monat
- All-in-One: 4,50 € pro Nutzer/Monat
#7 Workday
Workday ist ein großes System für Unternehmensressourcenplanung (ERP), das auch weitreichende HR- und Finanzfunktionen abdeckt.
Workday Stärken
- Mobiler Self-Service: Mitarbeiter und Führungskräfte können Abwesenheiten über die App verwalten.
- Manager-Dashboards: Führungskräfte behalten Team-Abwesenheiten und Vertretungen in Echtzeit im Blick.
- Automatisierte Workflows: Genehmigungen, Erinnerungen und Eskalationen laufen regelbasiert ab.
- Schnelle Integration: Enge Verbindung zu Modulen für HR, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung.
Funktionen
- Erfassung und Beantragung von Abwesenheiten
- Konfigurierbare Abwesenheitsrichtlinien
- Kalender- und Chat-Integration
- Reporting- und Analysefunktionen für Personal-KPIs
Pläne & Preise
Workday veröffentlicht keine festen Endkundenpreise. Die Kosten werden je nach Bedarf kalkuliert und hängen von Nutzerzahl, Modulen und Implementierungsaufwand ab.
So findest du die für dich beste Abwesenheitsmanagement-Software
Du möchtest die richtige Software für dein Unternehmen finden? Dann starte als ersten Schritt mit einem Funktionsvergleich. Für eine langfristige Entscheidung solltest du darüber hinaus auch strategische Aspekte beachten. Diese Punkte helfen, ein Tool zu wählen, das sich schnell in deinen Arbeitsalltag integriert:
Weitere Tipps:
- Kläre, wie schnell dein Betrieb voraussichtlich wachsen wird.
- Lege fest, welches Budget du für den laufenden Betrieb planst.
- Nutze die Testversionen und Demos, um die Handhabung und Alltagstauglichkeit selbst zu prüfen.
Ist absentify die passende Software für dein Abwesenheitsmanagement?
Du suchst ein Abwesenheitssystem, das sich direkt in Microsoft 365 integriert? Dann teste absentify kostenlos und unverbindlich. Buche jetzt deine persönliche Demo und überzeuge dich, wie du Urlaubsplanung und Vertretungen direkt in Teams, Outlook und SharePoint organisierst.
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Beste Abwesenheitsmanagement-Software: Häufige Fragen und Antworten
Wie kann eine Abwesenheitsmanagement-Software die Produktivität steigern?
Digitale Tools reduzieren manuelle Arbeitsschritte und vermeiden Fehler durch doppelte Einträge oder E-Mail-Chaos. Teams erhalten sofortige Übersicht über verfügbare Kolleginnen und Kollegen, was Vertretungen und Projektplanung deutlich erleichtert.
Warum lohnt sich der Umstieg von Excel-Listen auf eine spezialisierte Abwesenheitsmanagement-Software?
Manuelle Tabellen führen schnell zu Unklarheiten, fehlender Versionierung und Fehlern in der Urlaubsberechnung. Eine Software automatisiert diese Prozesse, sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass Abwesenheitsdaten aktuell und datenschutzkonform an einem Ort verwaltet werden.
Wie lässt sich eine Abwesenheitssoftware am besten in bestehende Systeme integrieren?
Achte auf offene Schnittstellen (APIs) und Kompatibilität mit Kalender-, HR- und Gehaltsprogrammen. So kannst du bestehende Daten nutzen und musst keine redundanten Strukturen aufbauen. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.
Welche Vorteile bietet ein cloudbasiertes Abwesenheitstool gegenüber einer On-Premise-Lösung?
Cloud-Systeme sind sofort einsatzbereit, benötigen keine eigene
Serverinfrastruktur und werden automatisch aktualisiert. Sie bieten hohe Ausfallsicherheit, Skalierungsmöglichkeiten und sind gerade für hybride oder remote arbeitende Teams geeignet.
Wie kann ich herausfinden, welche Abwesenheitsmanagement-Software zu meinem Unternehmen passt?
Nutze kostenlose Testphasen, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionen im realen Arbeitsalltag zu prüfen. Achte dabei auf intuitive Bedienung, klare Abläufe und wie gut sich das Tool in deinen täglichen Workflow einfügt.
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