Suivi des arrêts maladie : comment garder un œil sur les absences pour raison de santé

Suivi des arrêts maladie : l'essentiel en bref

• Les arrêts maladie doivent être documentés en conformité avec les exigences légales et le RGPD, sous peine de problèmes juridiques et organisationnels.

• Excel atteint rapidement ses limites avec l'augmentation du nombre de collaborateurs, en raison du manque d'automatisation et de contrôle d'accès.

• Des processus uniformes avec une répartition claire des tâches réduisent les erreurs, assurent la clarté et font gagner du temps dans l'administration.

• Absentify simplifie la gestion des arrêts maladie et permet les analyses, les rappels et l'archivage sécurisé.

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Gestion des congés et absences simplifiée

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Pourquoi vous devez suivre les arrêts maladie et ce qui dérape sans système

Ceux qui ne documentent pas les absences pour raison de santé de manière structurée risquent des processus défaillants, des responsabilités floues et des problèmes de protection des données. Dans de nombreuses entreprises, il n'existe pas de méthode uniforme pour l'enregistrement. Les arrêts maladie arrivent par e-mail, finissent quelque part dans la boîte de réception et sont ensuite difficiles à retrouver.

Ce qui dérape souvent en pratique

• L'arrêt maladie est annoncé mais n'est pas correctement enregistré.

• Un certificat médical est manquant ou arrive en retard.

• Les responsables ne savent pas qui est présent et les remplacements ne sont pas planifiés en conséquence.

• Des collaborateurs apparaissent au planning alors qu'ils se sont déclarés malades.

Ces situations entraînent un effort inutile pour les RH et la direction d'équipe, créent de la confusion parmi les collègues et rendent la planification du personnel sujette aux erreurs.

Là où cela devient problématique

Si vous ne documentez pas les arrêts maladie de manière fiable, des problèmes organisationnels surviennent d'une part. D'autre part, des questions juridiques comme le maintien de salaire, les obligations de justification ou les délais de conservation conformes au RGPD se retrouvent au premier plan.

Si une absence n'est pas correctement enregistrée, il peut par exemple arriver qu'un salaire continue d'être versé en excès ou qu'un délai pour le versement d'indemnités journalières soit manqué.

La vue d'ensemble est la base de la planification

Quiconque documente les arrêts maladie crée également une vue d'ensemble sur :

• la disponibilité dans l'équipe

• les absences récurrentes ou les schémas notables

• les certificats médicaux en attente

Grâce à un suivi clair des arrêts maladie des collaborateurs, il est possible de comprendre les périodes de maladie, planifier les remplacements plus efficacement et éviter les relances. Sans recherche fastidieuse.

Documenter les arrêts maladie en conformité avec le RGPD – ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas

Quiconque documente les arrêts maladie traite des données de santé sensibles. Cela relève de l'article 9 du RGPD et nécessite des règles claires.

Il ne suffit pas de noter l'information n'importe où. Pour être en conformité, vous avez besoin de processus traçables, d'un intérêt légitime et d'une mise en œuvre techniquement propre.

Informations que vous êtes autorisé à enregistrer pour les arrêts maladie

Non autorisé : diagnostics, détails médicaux ou informations sur la nature de la maladie.

Important : même si les collaborateurs partagent volontairement davantage, seul le strict minimum peut être documenté.

Respecter les délais de conservation

La documentation des arrêts maladie n'est pas soumise à un délai de conservation légal fixe. En pratique, les délais de conservation recommandés suivants s'appliquent :

• 3 ans : généralement suffisant pour la preuve du maintien de salaire.

• 4 ans : les demandes de remboursement auprès des organismes d'assurance maladie peuvent être faites jusqu'à quatre ans après la fin de l'année civile.

• 6 ans : lorsque les arrêts maladie deviennent pertinents sur le plan fiscal (par ex. dans le cadre de la paie ou d'audits).

Cependant, selon le RGPD, les données ne peuvent être conservées que tant qu'elles sont nécessaires à l'objectif concerné. Dès qu'il n'y a plus de raison légale ou organisationnelle, elles doivent être supprimées ou anonymisées.

Qui est autorisé à voir les informations sur les arrêts maladie ?

Chaque responsable ne devrait pas avoir accès à toutes les informations. Un accès clairement réglementé protège à la fois la vie privée des collaborateurs et l'entreprise contre les infractions.

Contrôle d'accès recommandé :

• RH voit tous les détails concernant la gestion de l'incapacité de travail, y compris le statut et les documents.

• Responsables d'équipe voient les périodes d'absence et le statut de l'arrêt maladie, mais pas les détails médicaux.

• Collègues peuvent voir si quelqu'un est malade et pour combien de temps prévu, mais pas pourquoi.

Un outil approprié configure automatiquement ces autorisations d'accès. L'administration reste ainsi conforme à la loi et sans effort supplémentaire.

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Suivre les arrêts maladie avec Excel, un logiciel RH ou des outils spécialisés

De nombreuses entreprises commencent avec Excel. Et y restent souvent plus longtemps que souhaitable. Bien qu'il soit rapide de créer un tableau, l'effort de maintenance augmente avec chaque collaborateur supplémentaire. Les erreurs s'accumulent, la vue d'ensemble se perd, et lorsque quelqu'un est en congés ou assure un remplacement, les informations importantes font défaut.

Gérer les arrêts maladie dans Excel – est-ce suffisant ?

Un modèle Excel pour l'enregistrement des arrêts maladie peut être une solution transitoire pour les petites équipes. Cependant, il y a des limites claires :

Au plus tard lorsqu'il s'agit de plusieurs services, de responsabilités changeantes ou d'absences prolongées, il devient impraticable de suivre les arrêts maladie avec Excel.

Logiciel RH : souvent complet, mais pas toujours adaptable

De nombreux systèmes RH proposent des modules de gestion des absences, généralement intégrés dans une suite plus large. Ceux qui utilisent déjà un tel logiciel peuvent y suivre les arrêts maladie.

Il est important que :

• les données soient gérées en conformité avec le RGPD

• les rôles et droits d'accès soient clairement définis

• le processus soit aussi automatisé que possible

Cela devient problématique lorsqu'il faut ouvrir, configurer voire étendre l'ensemble du système pour de simples arrêts maladie. Chaque logiciel n'est pas adapté à un usage quotidien.

Enregistrer les arrêts maladie avec absentify

Si vous cherchez un moyen léger et clairement structuré de gérer de manière fiable les arrêts maladie dans votre entreprise, absentify est une solution adaptée. En particulier pour les organisations qui travaillent avec Microsoft 365.

absentify est entièrement intégré à Microsoft 365 et fonctionne de manière fluide avec Outlook, Teams et le calendrier Microsoft. Les arrêts maladie peuvent être enregistrés en quelques secondes, le calendrier est automatiquement mis à jour et toutes les personnes concernées restent informées. Sans relances ni recherches supplémentaires.

Avantages d'absentify en un coup d'œil :

• Saisie directe des arrêts maladie dans le calendrier Outlook

• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RH, responsables, collaborateurs)

• Historique clair de toutes les périodes de maladie

• Notifications automatiques pour les déclarations nouvelles ou prolongées

• Fonctions d'export pour les RH ou la paie

Utile : les services RH peuvent voir d'un coup d'œil quels arrêts maladie sont en attente, quels certificats médicaux sont manquants et combien de jours de maladie se sont déjà accumulés. Sans recalcul ni coordination par e-mail.

Voici comment suivre les arrêts maladie de manière conforme et claire

Que vous utilisiez absentify ou configuriez un système existant : l'important est d'avoir un processus clair qui soulage toutes les parties prenantes et ne laisse aucune lacune. Les étapes suivantes fournissent une approche structurée pour enregistrer correctement les arrêts maladie.

Étape 1 : établir la procédure de déclaration

Établissez une politique obligatoire sur comment les collaborateurs doivent se déclarer malades. Idéalement de manière uniforme, par ex. par e-mail à une adresse dédiée ou via un formulaire. Les déclarations téléphoniques doivent être documentées pour qu'aucune information ne soit perdue.

Conseil : absentify permet la déclaration directe via Microsoft Teams ou Outlook. Cela évite les détours.

Étape 2 : documenter l'arrêt maladie

Enregistrez les informations suivantes :

• Nom du collaborateur

• Début de l'arrêt maladie

• Durée estimée (si connue)

• Certificat médical annoncé ou déjà reçu

• Déclaration initiale ou de prolongation

Ces données suffisent pour documenter l'absence de manière traçable, sans enregistrer de contenu sensible.

Étape 3 : enregistrer le certificat médical

Notez la date à laquelle le certificat a été reçu. Enregistrez également s'il fait suite de manière continue à l'absence déclarée. Les certificats rétroactifs doivent être marqués séparément.

Idéalement, le certificat est joint en tant que fichier dans un système sécurisé, et non comme pièce jointe d'e-mail dans la boîte de réception.

Étape 4 : rendre la disponibilité visible dans le calendrier

Pour que les responsables et collègues sachent qui est absent, le statut d'absence, tel que « malade » ou simplement « absent », doit apparaître automatiquement et clairement dans le calendrier.

Étape 5 : documenter les jours de maladie

Enregistrez le nombre de jours de maladie par cas et par an. Cela aide pour les relances, les statistiques et éventuellement le maintien de salaire.

Étape 6 : archiver et réguler l'accès

Toutes les données doivent être stockées de manière infalsifiable, mais uniquement aussi longtemps que nécessaire. Définissez des délais de suppression clairs et attribuez les droits d'accès. Les RH et la direction doivent avoir plus de visibilité que les responsables d'équipe. Les collaborateurs doivent pouvoir consulter leurs propres données, mais pas celles des autres.

Grâce à des outils comme la fonctionnalité Insights d'absentify, vous pouvez identifier tôt s'il y a des problèmes de planification et impliquer les responsables ou les RH en temps utile.

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Gérer les arrêts maladie automatiquement – sans stress ni relances

Les processus manuels atteignent rapidement leurs limites, surtout lorsque de nombreuses absences sont signalées et que plusieurs personnes ont besoin d'accéder aux informations. Un système automatisé aide à éviter les erreurs, fait gagner du temps et offre de la clarté.

Absentify prend en charge la gestion des arrêts maladie sans effort supplémentaire, directement dans Outlook et Microsoft Teams. Les absences peuvent être enregistrées en quelques secondes, automatiquement affichées dans le calendrier et exportées si nécessaire. Les rappels pour les certificats manquants, les chronologies claires et les droits d'accès bien réglementés soulagent les RH et les managers.

Les avantages des processus automatisés :

• Rappel pour les certificats manquants ou incomplets

• Notifications automatiques pour les nouvelles déclarations

• Visibilité claire dans le calendrier – sans outils supplémentaires

• Fonctions d'export pour la paie ou les obligations de justification

Excel ne peut pas vérifier les saisies, surveiller les délais ni mettre à jour les calendriers. Ceux qui misent sur la fiabilité ont besoin d'un système qui collabore.

absentify garantit que les arrêts maladie sont enregistrés, stockés de manière traçable et automatiquement pris en compte.