Créer un planning d'équipes dans Microsoft Teams : guide étape par étape

Configuration initiale de l'application Shifts dans Microsoft Teams

Si vous utilisez déjà Teams, vous pouvez ajouter l'application Shifts en suivant ces étapes. Assurez-vous dès le départ d'être connecté avec votre compte Microsoft.

Trouver et ajouter l'application Shifts

• Windows Bureau/Application Web : cliquez sur Applications ou Ajouter plus (selon vos paramètres, l'icône peut être « ... »). Recherchez Shifts et sélectionnez l'application pour l'ajouter à votre Teams.

• Android/iOS : appuyez sur Plus (généralement trois points) et recherchez Shifts. Appuyez sur Ajouter.

Sélectionner un groupe d'équipe

Dès que vous avez ouvert l'application Shifts, sélectionnez l'équipe souhaitée dans la liste. Si vous gérez plusieurs équipes, vérifiez que le planning est bien configuré pour la bonne équipe.

Vérifier les autorisations

Par défaut, les propriétaires d'équipe ont la possibilité de créer et de gérer les plannings. Assurez-vous d'avoir le rôle de propriétaire d'équipe ou au minimum les autorisations correspondantes. Sinon, demandez à votre administrateur IT ou au propriétaire d'équipe existant les droits d'accès nécessaires.

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Gestion des congés et absences simplifiée

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Créer et gérer des plannings dans Teams

Une fois l'application Shifts configurée et toutes les autorisations obtenues, vous pouvez créer le premier créneau.

Créer un nouveau planning

Bureau/Web :

• Cliquez en haut à droite sur Créer un planning.

• Sélectionnez la période ou le fuseau horaire, si nécessaire.

• Confirmez avec Créer.

Android/iOS :

• Appuyez en haut (ou dans le menu contextuel) sur Créer un planning.

• Vous devrez peut-être d'abord sélectionner l'équipe, puis définir la période souhaitée.

• Appuyez sur Créer.

Créer des créneaux

Dans la vue des plannings, vous voyez une représentation de type calendrier. Sélectionnez le jour souhaité dans une ligne (collaborateur) et une colonne (date) où vous voulez ajouter un créneau.

• Bureau/Web : faites un clic droit sur le champ correspondant ou cliquez sur « + » (symbole plus).

• Android/iOS : appuyez sur la date et le nom du collaborateur et utilisez le symbole « + » pour créer un nouveau créneau.

Donnez un nom au créneau, choisissez les heures de début et de fin ainsi que les pauses. Vous pouvez optionnellement ajouter des notes.

Utiliser les modèles et les répétitions

Si les créneaux se répètent chaque semaine ou chaque mois, vous simplifiez votre travail en utilisant des modèles.

• Bureau/Web : cliquez sur Copier après avoir terminé un créneau et collez-le dans les jours suivants.

• Android/iOS : appuyez sur un créneau existant, sélectionnez Copier, allez au jour souhaité et appuyez sur Coller.

Affecter des collaborateurs au planning et effectuer des modifications

Une fois le créneau créé, vous pouvez y affecter des collaborateurs. C'est la dernière étape pour finaliser la configuration du planning dans Teams.

Ajouter des collaborateurs

• Bureau/Web : cliquez sur Ajouter des membres d'équipe, sélectionnez des noms ou des adresses e-mail de votre organisation.

• Android/iOS : dans Paramètres ou dans le menu contextuel (trois points), vous trouverez l'option Gérer l'équipe ou Ajouter des membres d'équipe.

• Ajoutez les utilisateurs qui doivent être intégrés au planning.

Affecter des créneaux

• Créez ou sélectionnez un créneau et cliquez/appuyez sur Affecter.

• Bureau/Web : sélectionnez des collaborateurs de l'équipe existante.

• Android/iOS : appuyez sur le créneau, sélectionnez Affecter un collaborateur ou ajoutez directement le nom.

Informer l'équipe des changements de planning

Toute personne affectée au planning reçoit une notification dans Teams lorsque des modifications sont apportées ou de nouveaux créneaux sont ajoutés.

• Bureau/Web : vous pouvez également envoyer un message directement via le canal Teams pour expliquer les changements.

• Android/iOS : de plus, une notification push peut apparaître sur le smartphone.

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Saisir les congés ou absences dans le planning

Microsoft Teams ne dispose pas de fonctionnalité pour les absences et le suivi des congés. Concrètement : vous pouvez planifier des créneaux, mais vous ne pouvez pas voir qui a demandé ou déjà obtenu des congés pendant la période planifiée. D'autres types d'absences, comme les formations, ne peuvent pas non plus être saisis directement dans Teams. Deux solutions existent :

• Solution de contournement : créez un créneau supplémentaire nommé Congés. Cela fonctionne comme solution temporaire, mais d'autres fonctionnalités comme les demandes de congés, les confirmations, les motifs d'absence, etc. restent manquantes.

• Ajouter la gestion des congés et absences dans Teams : tout comme l'application Shifts, vous pouvez également ajouter absentify à Teams. Vous obtenez ainsi gratuitement un système de gestion des congés et absences simple mais complet.

Gérer congés et plannings ensemble avec absentify

L'application absentify s'installe en quelques clics directement dans Teams et se fond ensuite dans l'interface familière. En parallèle des plannings, votre équipe peut désormais saisir tous les congés, demandes de congés et absences.

Lors de la planification de nouveaux créneaux, vous pouvez voir les congés et absences approuvés de vos membres d'équipe. Le système utilise ces informations pour calculer correctement le nombre de jours à déduire du solde de congés. Il prend en compte si un jour dans la période de congé approuvée est un jour ouvré. Les jours non travaillés (comme les week-ends) ne sont pas déduits du solde.

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