Urlaubsverwaltung in der Cloud: Faire Planung für das Team

Was ist eine Urlaubsverwaltung über die Cloud?

Eine cloudbasierte Urlaubsverwaltung ist eine Software, die in einem Rechenzentrum (in der Cloud) gehostet wird und über das Internet zugänglich ist. Sprich: Alle Mitarbeiter können darauf zugreifen, egal von wo sie arbeiten.Anstatt die Urlaubsplanung also als Excel-Datei weiterzugeben oder einen Papier-Kalender von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern zu lassen, greifen alle Mitarbeiter über einen **Browser oder eine App **darauf zu. Die Urlaubsverwaltung wird in Echtzeit synchronisiert, sodass jeder alle Eintragungen sofort sehen kann.

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Urlaubs- und Abwesenheitsplanung leicht gemacht

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Wie funktioniert eine Cloud Urlaubsverwaltung?

Der Zugriff auf die Urlaubsverwaltung in der Cloud erfolgt über das Internet: Die Software wird in der Regel vom Anbieter gehostet. Die Benutzer greifen über eine geschützte Verbindung darauf zu.

Rollen und Rechte:

• Mitarbeiter können ihren eigenen Urlaub einsehen und beantragen.

• Vorgesetzte und/oder die Personalabteilung können Anträge genehmigen, ablehnen oder kommentieren.

• Administratoren haben den Überblick über alle Daten, richten das System ein, pflegen Stammdaten etc.

Workflows:

• Der gesamte Prozess von der Urlaubsanfrage bis zur Genehmigung oder Ablehnung lässt sich in der Regel über die Cloud automatisieren.

Benachrichtigungen und Erinnerungen:

• Über E-Mail oder Push-Nachrichten werden beteiligte Personen bei neuen Anträgen, Entscheidungen oder bei Überschreitung bestimmter Zeitfristen informiert.

Integrationen:

• Kalender-Integration (z. B. Outlook, Teams, Slack, Salesforce, Monday.com usw.)

• Single-Sign-On (SSO) für leichtere Anmeldung

• Schnittstellen zu HR-, Lohn- und Gehaltssystemen

Vorteile einer cloudbasierten Urlaubsverwaltung

Die beiden größten Vorteile einer cloudbasierten Urlaubsverwaltung sind die leichte Zugänglichkeit und die vereinfachte Verwaltung:

• Mitarbeiter können von überall (im Büro, im Homeoffice oder unterwegs) auf das System zugreifen und ihre Anträge stellen oder ihren Urlaubsstatus abrufen.

• Die Verantwortlichen können Urlaubsanträge zentral prüfen und mit bereits gestellten Anträgen abgleichen, um eine Unterbesetzung zu vermeiden.

Hinzu kommt, dass die Daten in der Urlaubsverwaltung** per Cloud immer aktuell **sind. Alle Eintragungen sind daher für das gesamte Team sichtbar, sodass jeder Kollege die anderen Wünsche vor Augen hat. Das ist besonders wichtig, wenn bestimmte Kollegen nicht gleichzeitig abwesend sein sollten oder dürfen.

Excel-Listen und Papierkalender stoßen insbesondere bei wachsenden Teams an ihre Grenzen. Es sorgt schnell für Unmut, wenn einige Kollegen sehr spät ihre Wünsche eintragen können und dabei bereits auf die fertige Planung des restlichen Teams stoßen.

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Eine cloudbasierte Urlaubsverwaltung auswählen: So gehst du vor

Das neue Tool zur Urlaubsplanung und -Verwaltung sollte nicht nur den Kollegen gefallen, sondern auch den Entscheidern einige **hilfreiche Werkzeuge **an die Hand geben. Die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer geeigneten Software haben wir hier zusammengestellt:

• Bleibe in vorhandenen Strukturen: Bürde deinem Team keine zusätzliche Software auf, die sie nur für die Urlaubsplanung separat öffnen müssen. Sonst geraten Details und Zeitpunkte schnell aus den Augen, weil die wenigsten Software öffnen, die sie nicht täglich brauchen.

• Wichtige Termine anzeigen: Achte darauf, dass die Software zur Urlaubsverwaltung auch alle wichtigen Termine und Ereignisse des Unternehmens anzeigt, nicht nur Feiertage und Urlaub.

• Die Planung der anderen sehen: Deine Kollegen sollten gegenseitig ihre Planungen sehen können, das erleichtert die Abstimmung erheblich.

• Unabhängige Planung ermöglichen: Wünsche sollten unabhängig von bereits vorhandenen Eintragungen digital geäußert werden können. Das vermeidet das unschöne Gefühl, mit der eigenen Planung *zu spät dran *zu sein.

• Kontingente für Abwesenheiten: Einige Tage im Jahr, wie Brückentage, sind besonders beliebt. Wenn du in der neuen Software Kontingente für Abwesenheiten festlegen kannst, bleibt auch an solchen Tagen genügend Personal anwesend, ohne dass du bereits bei der Planung eingreifen musst.

• Genehmigung direkt in der Planung: Wenn Entscheidungen zu den Urlaubswünschen per E-Mail oder Zettel versendet werden müssen, ist das ein unnötiger Umweg. Ein Möglichkeit zur Genehmigung direkt in der Software erleichtert den Prozess enorm.

Urlaubsverwaltung kostenlos direkt in der Microsoft 365 Cloud (Outlook & Teams)

Wenn in deinem Unternehmen die Software von Microsoft zum täglichen Arbeitsmittel zählt, befinden sich alle wichtigen Termine sicher bereits im Kalender von Outlook und/oder Teams. Mit absentify kannst du eine **vollständige Urlaubsverwaltung **in diesen Kalender integrieren – samt Kontingenten und Möglichkeit zur Genehmigung.

Die Installation erfolgt mit wenigen Klicks und anschließend ist absentify nicht mehr von der bekannten Microsoft-Oberfläche zu unterscheiden, sodass alle Mitarbeiter sofort mit der Urlaubsverwaltung zurechtkommen. absentify ergänzt den Kalender um alle Funktionen einer Urlaubsverwaltung, sodass kein separates Tool benötigt wird.

Mit absentify kann jeder Mitarbeiter seine Urlaubswünsche und Abwesenheiten in seinem eigenen Kalender planen. Du behältst dabei den Überblick über die Abwesenheitsansprüche, die verbleibenden Urlaubstage und die Art der in Anspruch genommenen Abwesenheit, ganz ohne manuelle Berechnungen.

Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt direkt aus absentify heraus, sodass du alle Funktionen zur Urlaubsverwaltung in einer Cloudsoftware bündelst.

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