Teams Approbations : configurer et intégrer les validations

Teams Approbations : l'essentiel en bref

• Teams Approbations est une application intégrée à Microsoft Teams qui permet aux collaborateurs de demander, faire transiter et documenter les validations, plutôt que de les gérer par e-mail ou dans Excel.
• Pour utiliser l'application Approbations, une licence Microsoft 365 avec Teams suffit. L'administrateur informatique active l'application dans le Centre d'administration Teams ; les flux à plusieurs étapes avec déclencheurs personnalisés nécessitent en plus une licence Power Automate.
• Des obligations RGPD peuvent s'appliquer : une base légale au titre de l'article 6 du RGPD, un hébergement des données dans l'UE, des durées de conservation définies et, en France, la consultation du CSE lorsqu'un nouvel outil de suivi est déployé.
• absentify étend les Approbations natives de Teams en y ajoutant l'approbation des absences avec soldes de congés, calendriers de jours fériés et règles d'effectif minimum, directement dans Microsoft Teams et Outlook.

Que peut-on faire avec Microsoft Teams Approbations ?

MS Teams Approbations est une application intégrée à Microsoft Teams qui te permet de créer une demande de validation puis de la transmettre à la personne qui doit l'approuver. Le statut de la demande est suivi en temps réel. Chaque demande — titre, description, échéance et décision — arrive au même endroit et y est documentée.

Par rapport à une validation par e-mail, par téléphone ou en discussion informelle, cette approche offre l'avantage suivant : aucune demande ne se perd et chaque étape ainsi que le résultat sont consignés et journalisés. La décision reste consultable à tout moment.

Cas d'usage classiques des Approbations dans Microsoft Teams :

• Demandes simples de congés et d'absences : un collaborateur demande des congés, son responsable les valide directement dans Teams.
• Validations de notes de frais et déplacements : les justificatifs sont joints à la demande et validés par le responsable budgétaire.
• Demandes IT et achats : les besoins en matériel ou en logiciel sont validés ou refusés.
• Validations documentaires : contrats et devis reçoivent une validation documentée avant envoi.

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Que ne peut-on pas faire avec Microsoft Approbations ?

Microsoft Approbations est avant tout pensé pour les décisions oui/non et atteint ses limites dès qu'il s'agit de véritable gestion RH et d'absences. Cela tient à la nature même de l'outil : c'est un simple canal de transmission des décisions, sans système d'information rattaché :

• Pas de gestion des soldes et compteurs de congés : lorsqu'un collaborateur dépose une demande, le système ignore combien de jours de congés lui sont acquis cette année, combien il a déjà pris ou s'il reste un reliquat de l'année précédente. Concrètement : les managers doivent continuer à maintenir en parallèle une liste ou un logiciel dédié.
• Pas de gestion des absences à l'échelle de l'équipe avec contrôle des conflits : les approbations s'affichent sous forme de liste isolée et chronologique. Lorsqu'un manager reçoit une demande, il ne voit pas qui, dans son équipe, est également en congé, en congé parental ou en formation sur la même période. Rien ne garantit qu'un effectif minimum soit maintenu dans le service.
• Jours fériés régionaux et conformité : Microsoft Approbations ne déduit pas automatiquement les jours fériés régionaux comme journées non travaillées d'une période. Tu dois vérifier toi-même si des jours fériés tombent dans la semaine demandée pour compter les jours de congés correctement.

Comment fonctionne Microsoft Teams Approbations ?

Avec l'application Approbations dans Microsoft Teams, tu crées une demande, tu désignes les approbateurs, ceux-ci reçoivent une notification et décident en un clic. L'administrateur informatique active l'application dans le Centre d'administration Teams, après quoi elle est disponible pour tous les utilisateurs autorisés.

L'auteur de la demande sélectionne un ou plusieurs approbateurs, fixe une échéance et joint au besoin des pièces jointes. Microsoft stocke les données dans Dataverse et Forms, ce qui permet aux approbations dans Microsoft Teams de rester exploitables et auditables par la suite.

Quels processus de validation peut-on modéliser dans MS Teams ?

Dans MS Teams, tu peux modéliser aussi bien des validations simples que des validations à plusieurs étapes. Cela couvre les approbations 1:1, les flux à plusieurs étapes et les validations parallèles par plusieurs approbateurs en même temps.

Comment configurer Teams Approbations ?

Pour utiliser Teams Approbations, ton administrateur informatique active l'application Approbations dans le Centre d'administration Teams, puis chaque utilisateur crée ses demandes directement dans Teams. Le processus de création est identique sur Windows, macOS, iOS et Android.

Prérequis : licences, rôles et paramètres administrateur

Avant de lancer la première demande, tu as besoin de trois éléments :

• Licence : une licence Microsoft 365 avec Microsoft Teams (Business Basic au minimum). Pour des flux basés sur des règles, il faut y ajouter une licence Power Automate.
• Rôle administrateur : le rôle Administrateur Teams, pour gérer l'application dans le Centre d'administration Teams.
• Autorisation de l'application : dans Applications Teams puis Gérer les applications, cherche « Approbations » et vérifie qu'elle est autorisée à l'échelle de l'organisation. Les applications propriétaires de Microsoft sont activées par défaut.

Comment activer l'application Approbations en tant qu'administrateur ?

1. Connecte-toi au Centre d'administration Teams (admin.teams.microsoft.com).
2. Ouvre Applications Teams puis Gérer les applications.
3. Cherche « Approbations » et ouvre la fiche de l'application.
4. Vérifie le statut et positionne le commutateur sur « Autorisée ».
5. En option : définis via les stratégies d'autorisation d'applications quels groupes d'utilisateurs voient l'application.

Comment créer une demande d'approbation ?

Dès que l'application est activée, voici comment créer une demande :

1. Ouvre l'application « Approbations » dans Teams.
2. Clique en haut à droite sur « Nouvelle demande d'approbation ».
3. Renseigne le titre, la description et un ou plusieurs approbateurs.
4. Lorsque tu désignes plusieurs approbateurs, précise si tous doivent valider ou si un seul suffit, puis joins les justificatifs.
5. Clique sur « Envoyer ». La demande apparaît dans l'onglet « Envoyées », le statut se suit en temps réel.

Application Teams Approbations sur Windows et macOS (poste de travail)

Sur le poste de travail, l'application se trouve dans la barre latérale gauche. Si elle n'y figure pas, clique sur « Autres applications » (…), cherche « Approbations » et épingle-la à la barre par un clic droit. Les pièces jointes se déposent par glisser-déposer dans la demande.

Application Teams Approbations sur iOS et Android

Dans l'application mobile Teams, appuie en bas sur « Autres » (…) puis sélectionne « Approbations ». La boîte de dialogue de création est identique à celle du poste de travail. Sur iPhone, iPad et appareils Android, tu joins des pièces directement depuis les photos ou la bibliothèque de fichiers de l'appareil, et tu valides les demandes en déplacement via les notifications push.

Faut-il tenir compte du RGPD et de la conformité avec MS Teams Approbations ?

Lorsque tu utilises MS Teams Approbations, tu traites des données à caractère personnel — les obligations du RGPD s'appliquent donc. Il te faut une base légale au titre de l'article 6 du RGPD, un hébergement des données d'approbation dans l'UE, des durées de conservation définies et, en cas de déploiement systématique en France, la consultation du CSE.

• Base légale : dans le cadre de la relation de travail, tu fondes les approbations sur l'article 6, 1, b) du RGPD (exécution du contrat) ou c) (obligation légale, par exemple les obligations documentaires).
• Région d'hébergement : Microsoft propose à cet effet la frontière de données UE pour Microsoft 365.
• Conservation : pour chaque type d'approbation, définis la durée de conservation des données. Les notes de frais et les validations pertinentes sur le plan fiscal sont soumises à des durées de conservation pouvant aller jusqu'à 10 ans.
• Représentation du personnel : si tu déploies des workflows d'approbation de manière systématique, la mise en place d'un dispositif de contrôle de l'activité des salariés relève, en France, de l'information-consultation du CSE au titre de l'article L2312-38 du Code du travail.
• Analyse d'impact : en cas d'analyse à grande échelle de données de salariés, vérifie en amont si une analyse d'impact au titre de l'article 35 du RGPD est requise.

Où les Approbations Teams natives atteignent-elles leurs limites ?

Les Approbations Teams natives atteignent leurs limites dès que les validations doivent être reliées à des données de référence. Elles ne décomptent pas automatiquement les soldes de congés, n'alertent pas sur les baisses d'effectif et n'affichent aucun calendrier d'absences partagé à l'échelle de l'équipe.

Pour les demandes de congés, le rapprochement avec le solde restant, les jours fériés et les plannings de travail de chaque salarié fait défaut. Impossible non plus de paramétrer un effectif minimum par service, si bien que les absences qui se chevauchent passent inaperçues.

Si tu veux piloter les validations de congés de bout en bout, tu couples l'approbation à un outil qui connaît les absences. Avec absentify, les collaborateurs demandent leurs congés directement dans Teams, peuvent paramétrer leur absence dans Teams et le circuit d'approbation à plusieurs niveaux passe automatiquement par les approbateurs configurés.

Traiter les approbations d'absences avec absentify

Les Approbations Teams apportent de la structure à des validations autrefois éparpillées entre e-mails et feuilles de calcul. Pour des demandes générales comme les notes de frais ou les achats, l'application native suffit.

Dès qu'il s'agit de congés et d'absences, il faut en revanche procéder au rapprochement avec les soldes de congés, les jours fériés et l'effectif minimum. C'est précisément là qu'intervient absentify, en associant l'interface Teams familière à une véritable gestion des absences.

• Les demandes de congés, calcul du solde restant compris, suivent automatiquement le circuit d'approbation défini, sans recalcul manuel.
• absentify détecte les absences qui se chevauchent et les effectifs minimums non atteints et alerte l'approbateur en amont.
• Les absences apparaissent automatiquement dans le calendrier Outlook et dans le calendrier d'équipe partagé, sans double saisie.
• L'installation passe par le Microsoft Teams Store, les nouveaux collaborateurs sont provisionnés automatiquement via Microsoft 365.

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