Configurer les horaires de travail dans Microsoft Teams et gérer les notifications

Horaires de travail dans Microsoft Teams – Guide

Microsoft recommande de définir vos horaires de travail principalement via Outlook ou via l'application Shifts intégrée dans Teams, selon le cas d'utilisation. Vous trouverez ci-dessous les deux méthodes dans un guide étape par étape.

• Configurer les horaires de travail dans Outlook, qui seront ensuite visibles dans Teams.

• Gérer les horaires d'équipe via l'application Shifts si vous travaillez en équipes tournantes ou souhaitez créer de tels plannings.

Les deux approches sont décrites dans la documentation Microsoft. Vous trouverez ci-dessous les deux méthodes sous forme d'instructions étape par étape.

Définir les horaires de travail dans Outlook (approche standard)

Les paramètres Outlook constituent la base de votre calendrier Teams, car Teams utilise les mêmes données de calendrier qu'Outlook. Voici comment procéder :

• Ouvrez le programme Outlook (version bureau) sur votre PC.

• Cliquez sur Fichier (en haut à gauche) puis sélectionnez Options.

• Cliquez maintenant sur Calendrier dans le menu de gauche.

Définir les horaires de travail :

• Sous la section Horaires de travail, vous pouvez saisir votre heure de début et de fin (par exemple 9h00 à 17h00).

• Cochez également les jours de la semaine pendant lesquels vous travaillez (par exemple du lundi au vendredi).

• Assurez-vous que le fuseau horaire et les paramètres de langue sont corrects.

• Confirmer les modifications

Confirmez les paramètres en cliquant sur OK. Désormais, Teams (en particulier votre calendrier dans Teams) verra que vous n'êtes par exemple plus en horaires de travail réguliers après 17h00.

Source d'erreur typique : certains oublient de configurer leur fuseau horaire réel. Si vous avez « Heure du Pacifique » configuré dans Outlook mais que vous vivez en France, tous les horaires seront décalés. Assurez-vous donc que les deux correspondent.

Planification des équipes via l'application Shifts (pour le travail posté ou les équipes flexibles)

Si vous travaillez dans une entreprise qui fonctionne en travail posté, Microsoft recommande d'utiliser l'application Shifts dans Teams. Elle vous permet de planifier les horaires de travail de manière plus détaillée et de partager les informations avec vos collègues.

Voici comment procéder :

• Cliquez sur Applications dans la navigation gauche de Teams.

• Recherchez Shifts et ajoutez l'application.

• Soit vous commencez par créer un nouveau planning, soit vous cliquez sur Ouvrir s'il existe déjà un planning d'équipe adapté.

• Ajoutez de nouvelles équipes au planning, par exemple de 9h00 à 14h00 (équipe du matin) et de 14h00 à 18h00 (équipe de l'après-midi).

Passez à la personne ou au membre de l'équipe concerné et saisissez l'équipe.

Modifier, attribuer et publier :

• Vous pouvez personnaliser chaque équipe individuellement et y affecter des personnes.

• Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Publier pour informer l'équipe.

• Dans Teams, vous (ou vos membres d'équipe) pouvez voir clairement qui est planifié quand et comment les horaires de travail sont répartis.

Source d'erreur typique : certains oublient la dernière étape de Publication. Les modifications d'équipe ne sont alors pas distribuées à tout le monde. Assurez-vous donc de publier le planning à la fin.

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Gestion des congés et absences simplifiée

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Pièges et restrictions typiques pour les horaires de travail dans Teams

• Erreur de fuseau horaire : assurez-vous que le bon fuseau horaire est configuré dans Outlook, Windows et Teams. Surtout en télétravail (où vous utilisez parfois différents appareils), des erreurs peuvent se glisser ici.

• Modifications non enregistrées : cliquez toujours sur OK dans Outlook avant de fermer la fenêtre. Dans Shifts, vous devez absolument publier le planning.

• Lacunes de communication : si vous ajustez vos équipes dans Shifts, n'oubliez pas d'informer votre équipe – surtout pour les changements de dernière minute. Teams l'affichera, mais un petit message ne fait jamais de mal.

• Restrictions d'accès : vérifiez si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les plannings d'équipe ou changer les paramètres de l'entreprise. Certaines choses ne peuvent être configurées que par l'administrateur.

Saisir les horaires de travail et les jours de congé dans Teams

Dès que vos horaires de travail sont correctement enregistrés, vos absences et congés devraient également être clairement marqués. Ce n'est qu'alors que tous les malentendus seront évités et que vos collègues sauront quand ils peuvent compter sur vous – et quand non.

Il n'existe pas de fonctionnalité native pour la gestion des absences et des congés dans Microsoft Teams. Cependant, elle peut être facilement ajoutée avec absentify. L'application s'installe en quelques clics directement dans Teams et s'intègre ensuite parfaitement à l'interface habituelle.

• Pendant votre absence, les invitations aux réunions, etc. seront automatiquement refusées

• Créez tous les types d'absence qui sont importants pour vous (congé, formation, travail approfondi, etc.)

• Définissez un plafond du nombre de collaborateurs pouvant être absents simultanément

• Répartissez les collaborateurs en services avec leurs propres limites

• Recevez des alertes en cas de conflits dans les demandes de congé

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