Les fonctions de Microsoft Teams

Microsoft Teams s'est imposé dans de nombreuses entreprises comme *l'*outil de communication de référence. Et pour cause : il réunit de nombreuses fonctionnalités nécessaires à la collaboration quotidienne. Vous découvrirez ici quelles sont ces fonctionnalités, comment les utiliser et quelles sont les limites de Teams.

Vue d'ensemble de Microsoft Teams

Teams peut être décrit comme un point de rencontre numérique pour votre groupe de travail. Faisant partie de Microsoft 365 (anciennement Office 365), il s'intègre parfaitement dans l'utilisation quotidienne de Word, Excel et PowerPoint. Vous pouvez par exemple travailler directement sur des documents dans Teams et partager instantanément les modifications avec vos collègues.

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Gestion des congés et absences simplifiée

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Les fonctions essentielles de Teams

Comme dans la plupart des autres applications Microsoft 365, Teams offre bien plus qu'une seule fonctionnalité. L'idée centrale est la communication – enrichie par des fonctions de collaboration directe, notamment sur les fichiers.

Chat et communication écrite

• Chat individuel et chat de groupe : discutez directement avec une personne ou lancez des conversations de groupe.

• Fils de discussion dans les canaux : au sein d'un canal (par exemple « Marketing »), vous pouvez créer un sujet spécifique sous forme de fil de discussion. Chaque sujet reste ainsi séparé et la vue d'ensemble est préservée.

Vidéoconférences et audioconférences

• Réunions virtuelles : appels ou vidéoconférences planifiées en équipe et en tête-à-tête entre deux personnes.

• Planification simplifiée : grâce à l'intégration avec Outlook, vous pouvez voir quand chacun est disponible.

• Fonctionnalités de réunion supplémentaires : partage d'écran, lecture de présentations et tableau blanc numérique.

Gestion des fichiers et documents partagés

• Travail collaboratif sur les fichiers : chargez par exemple un document Word, travaillez dessus en direct avec d'autres personnes et voyez en temps réel les modifications apportées par vos collègues.

• Versionnement et suivi : les versions antérieures des documents sont conservées, ce qui vous permet de restaurer une version précédente si nécessaire.

Intégration avec Microsoft 365

• Accès à Outlook, OneNote et autres : puisque tout est coordonné, il n'est pas nécessaire de passer constamment d'un programme à l'autre.

• SharePoint et Teams : à chaque création d'une nouvelle équipe, un site SharePoint est automatiquement généré. Cela permet de gérer les documents et les données.

Extensions, applications et bots

• Bibliothèque d'applications : vous trouverez dans Teams une sélection croissante d'applications tierces (comme des outils de planification et des options de gestion des congés et des absences qui feraient sinon défaut).

• Bots : avec les chatbots, vous automatisez des tâches simples. Par exemple, vous pouvez recevoir régulièrement des rapports de statut ou récupérer des informations sans avoir à chercher manuellement dans une application externe.

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Autres aspects utiles de Teams

• Sécurité et conformité : Microsoft met à votre disposition dans Teams diverses fonctionnalités de sécurité telles que l'accès invité et la prévention contre la perte de données (DLP), garantissant que les données sensibles ne sont pas partagées accidentellement.

• Canaux vs. équipes : lorsque vous créez une équipe, vous pouvez y configurer plusieurs canaux pour organiser différents projets ou domaines de responsabilité. Tout reste ainsi structuré thématiquement.

• Maîtriser les notifications : comme dans de nombreuses autres applications, les notifications dans Teams peuvent devenir envahissantes. Cependant, elles peuvent être personnalisées et limitées dans les paramètres.

Étendre Teams avec des fonctionnalités supplémentaires

Les programmes de Microsoft 365, y compris Teams, peuvent être enrichis par des applications. Grâce à ces applications, vous pouvez ajouter des fonctionnalités qui sont tout simplement absentes de la version native de Teams. Vous pouvez ainsi combler des lacunes fonctionnelles qui auraient autrement nécessité des programmes séparés.

Présentation rapide d'absentify : ajouter la gestion des absences et des congés dans Microsoft Teams

Avec absentify, chaque collaborateur peut planifier ses absences dans son propre calendrier.

Vous gardez une vue d'ensemble des droits à absence, des jours de congé restants et du type d'absence prise, le tout sans calculs manuels.

• Enregistrer les absences

• Définir le type d'absence (congé, formation, etc.)

• Approuver les congés

• Définir des quotas d'absence par service

• Parfaitement intégré à l'interface Teams, aucun logiciel séparé

Installer des applications dans Teams

Le moyen le plus simple d'installer des applications dans Teams est via un lien direct du fournisseur. Par exemple, pour absentify, voici le lien qui vous permet d'installer le système de gestion des absences en quelques clics et de l'utiliser gratuitement.

Installer absentify gratuitement dans Teams

Vous trouverez également ici un guide complet sur la façon de configurer vos absences dans Teams avec absentify.

Si vous ne disposez pas d'un lien d'installation direct pour une application de votre choix, vous pouvez installer des outils comme absentify via le Centre d'administration. L'avantage est que vous pouvez mettre le nouvel outil à disposition de toute votre équipe immédiatement, afin que tout le monde soit au même niveau.Installation d'absentify dans Microsoft Teams :

• Accéder au Centre d'administration Teams : connectez-vous au Centre d'administration Microsoft Teams.

• Gérer les autorisations d'applications : naviguez vers « Applications Teams » > « Gérer les applications », recherchez « absentify » et assurez-vous que l'application est autorisée.

• Créer ou modifier une politique de configuration d'applications : sous « Applications Teams » > « Politiques de configuration », vous pouvez créer une nouvelle politique ou modifier une politique existante.

• Ajouter absentify à la politique : sous « Applications installées », ajoutez l'application absentify. Répétez cette étape sous « Applications épinglées » pour ancrer absentify dans la barre d'applications des utilisateurs.

• Attribuer la politique : attribuez la politique créée aux utilisateurs ou équipes souhaités en sélectionnant les entrées correspondantes sous « Utilisateurs » > « Gérer les utilisateurs » et en y attribuant la politique.

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Fonctions de Microsoft Teams – Questions fréquentes et réponses