Les fonctions de Microsoft Teams

Microsoft Teams s'est imposé dans de nombreuses entreprises comme le outil de communication de choix. Et pour cause : il combine de nombreuses fonctionnalités nécessaires à la collaboration quotidienne. Vous découvrirez ici quelles sont ces fonctionnalités, comment les utiliser et quelles sont les limites de Teams.

Présentation de Microsoft Teams

Les équipes peuvent être décrites comme un lieu de rencontre numérique pour votre groupe de travail. Comme il fait partie de Microsoft 365 (anciennement Office 365), il s'intègre parfaitement à l'utilisation quotidienne de Word, Excel et PowerPoint. Par exemple, vous pouvez travailler sur des documents directement dans Teams et partager immédiatement les modifications avec vos collègues.

Les fonctions importantes des équipes

Comme la plupart des autres applications Microsoft 365, Teams propose plusieurs fonctionnalités. L'idée de base est la communication, renforcée par des fonctions de collaboration directe, par exemple dans les fichiers

Chat et communication écrite

• Discussion individuelle et discussion de groupe : Discutez directement avec une personne ou lancez des discussions de groupe.
• Sujets dans les chaînes : Au sein d'une chaîne (par exemple, « Marketing »), vous pouvez créer un sujet spécifique sous forme de fil de discussion. Cela permet de séparer chaque sujet et de conserver une vue d'ensemble.

Vidéoconférences et audioconférences

• Réunions virtuelles : Appels ou visioconférences programmées en équipe et en tête-à-tête entre deux personnes.
• Planification simple : Grâce à l'intégration dans Outlook, vous pouvez voir quand quelqu'un est disponible.
• Caractéristiques de réunion supplémentaires : Partage d'écran, diffusion de présentations et tableau blanc numérique.

Gestion des fichiers et partage de documents

• Travail collaboratif sur des dossiers : Par exemple, téléchargez un document Word, travaillez-y en direct avec d'autres personnes et observez les modifications apportées par vos collègues en temps réel.
• Versionnage et suivi : Les anciennes versions des documents sont conservées, ce qui vous permet de restaurer une variante précédente si nécessaire.

Intégration à Microsoft 365

• Accès à Outlook, OneNote et autres : Comme tout est coordonné, il n'est pas nécessaire de passer d'un programme à l'autre.
• SharePoint et Teams : Chaque fois qu'une nouvelle équipe est créée, un site SharePoint est automatiquement généré. Cela permet de gérer les documents et les données.

Extensions, applications et robots

• Bibliothèque d'applications : Dans Teams, vous trouverez une sélection croissante d'applications tierces (telles que des outils de planification et des options de planification des vacances et des absences qui seraient autrement absentes).
• Bottes : Avec les chatbots, vous automatisez des tâches simples. Par exemple, vous pouvez recevoir régulièrement des rapports d'état ou récupérer des informations sans avoir à effectuer une recherche manuelle dans une application externe.

Conseil : De nombreuses fonctionnalités manquantes peuvent être ajoutées ultérieurement via des applications. Vous pouvez découvrir comment cela fonctionne ci-dessous à l'aide de l'exemple de l'outil de planification des vacances et des absences Absentify.

Autres aspects des équipes qui méritent d'être connus

• Sécurité et conformité : Microsoft met à votre disposition diverses fonctionnalités de sécurité dans Teams, telles que l'accès invité et la prévention des pertes de données (DLP), afin de garantir que les données sensibles ne sont pas partagées accidentellement.
• Chaînes et équipes : Lorsque vous créez un L'équipe, vous pouvez configurer plusieurs Chaînes en son sein pour organiser différents projets ou domaines de responsabilité. Cela permet de maintenir la structure thématique du tout.
• Maîtriser les notifications : Comme c'est le cas pour de nombreuses autres applications, les notifications dans Teams peuvent devenir trop nombreuses. Cependant, ils peuvent être personnalisés et limités dans les paramètres.

Développez vos équipes grâce à des fonctionnalités supplémentaires

Les programmes de Microsoft 365, y compris Teams, peuvent être étendus via des applications. Grâce à ces applications, vous pouvez ajouter des fonctionnalités qui sont tout simplement absentes de la version native de Teams. De cette façon, vous pouvez combler des lacunes fonctionnelles qui auraient autrement nécessité des programmes distincts.

Brève introduction à l'absentification : mise à niveau de la gestion des absences et des vacances dans Microsoft Teams

Par absentification, chaque l'employé peut planifier ses absences dans leur propre calendrier.

Vous conservez une vue d'ensemble des droits d'absence, les jours de vacances restants et le type d'absence prise, le tout sans calculs manuels.

• Enregistrer les absences
• Précisez le type d'absence (vacances, formation, etc.)
• Approuver les vacances
• Fixer des quotas d'absences pour les départements
• parfaitement intégré à l'interface Teams, pas de logiciel séparé

Installer des applications dans Teams

Le moyen le plus simple d'installer des applications dans Teams est d'utiliser un lien direct depuis le fournisseur. Par exemple, avec absentify, voici le lien qui vous permet d'installer le système de gestion des absences en quelques clics et de l'utiliser gratuitement.

installez Absentify gratuitement dans Teams

Vous trouverez également ici un guide complet sur la façon de configurer votre absences dans Teams avec absentify.

Si vous ne disposez pas d'un lien d'installation direct pour l'application de votre choix, vous pouvez installer des outils tels que Absentify via le Centre d'administration. L'avantage est que vous pouvez mettre le nouvel outil à la disposition de toute votre équipe tout de suite donc tout le monde est immédiatement au même niveau.Installation d'Absentify dans Microsoft Teams :

• Accédez au centre d'administration Teams : Connectez-vous au centre d'administration Microsoft Teams.
• Gérez les autorisations des applications : Accédez à « Applications Teams » > « Gérer les applications », recherchez « Absentify » et assurez-vous que l'application est autorisée.
• Créez ou modifiez la politique de configuration de l'application : Dans « Applications Teams » > « Configurer les politiques », vous pouvez créer une nouvelle politique ou modifier une politique existante.
• Ajoutez l'absentification à la politique : Sous « Applications installées », ajoutez l'application Absentify. Répétez cette étape sous « Applications épinglées » pour ancrer Absentify dans la barre d'applications de l'utilisateur.
• Attribuer une politique : Attribuez la politique créée aux utilisateurs ou aux équipes souhaités en sélectionnant les entrées appropriées sous « Utilisateurs » > « Gérer les utilisateurs » et en y attribuant la politique.

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