Créer un modèle Outlook : concevoir une gestion des absences efficace
Vous créez manuellement vos modèles Outlook et les recréez à chaque absence ? Vous risquez alors des fautes de frappe ou des informations manquantes, ce qui peut paraître peu professionnel et créer de la confusion chez vos clients et collaborateurs. Les modèles d'e-mail Outlook peuvent grandement simplifier ce processus, mais beaucoup ne savent pas comment les configurer et les utiliser efficacement.
Cet article vous montre :
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Ce que sont les modèles Outlook et les avantages qu'ils offrent.
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Comment créer et utiliser rapidement un modèle dans Outlook Desktop et Web.
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Comment accéder rapidement aux modèles d'e-mail grâce aux QuickSteps et Quick Parts.
Que sont les modèles Outlook ?
Les modèles Outlook sont des e-mails enregistrés que vous pouvez utiliser plusieurs fois sans avoir à ressaisir l'objet, les blocs de texte ou la signature à chaque fois. Ils sont particulièrement adaptés aux messages dont le contenu change rarement.
Comment créer un modèle dans Outlook ? (Guide étape par étape)
En quelques clics, vous pouvez créer un modèle d'e-mail dans Outlook Desktop ou Outlook Web que vous pourrez réutiliser à volonté. Procédez comme suit :
Outlook Desktop
- Ouvrir un nouvel e-mail
- Cliquez sur "Nouvel e-mail" et rédigez votre message avec l'objet, les blocs de texte et la signature
- Enregistrer l'e-mail Outlook comme modèle
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Sélectionnez Fichier > Enregistrer
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Changez le type de fichier en "Modèle Outlook" (*.oft) et cliquez sur "Enregistrer"
- Ouvrir le modèle
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Accédez à Accueil > Nouveaux éléments > Autres éléments > Formulaire
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Sélectionnez "Modèles dans le système de fichiers" dans le menu déroulant, sélectionnez votre fichier *.oft et cliquez sur "Ouvrir"
- Accès rapide (facultatif)
- Créez un raccourci avec QuickSteps ou Quick Parts pour insérer votre modèle d'e-mail directement dans la fenêtre de composition
Outlook Web (Office 365)
- Nouvelle fenêtre de message
- Cliquez sur "Nouveau message" dans Outlook Web
- Ouvrir le menu des modèles
- En haut à droite de la fenêtre de composition, vous trouverez l'icône "Modèles" (symbole de feuille)
- Créer un modèle
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Sélectionnez "Créer un nouveau modèle", saisissez un nom et ajoutez votre texte (Objet et Message)
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Cliquez sur "Enregistrer"
- Utiliser le modèle
- Lors de la rédaction de votre prochain message, cliquez à nouveau sur "Modèles", sélectionnez votre modèle Outlook et insérez-le dans l'e-mail
Comment utiliser les modèles d'e-mail Outlook ?
Avec les modèles Outlook, vous pouvez rapidement ouvrir, adapter et envoyer des messages récurrents sans repartir de zéro à chaque fois. Vous verrez ci-dessous comment utiliser les modèles dans la version de bureau et dans Outlook Web.
Outlook Desktop
- Ouvrir le modèle
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Accédez à Accueil > Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire.
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Sélectionnez "Modèles dans le système de fichiers" et cliquez sur le fichier *.oft souhaité pour l'ouvrir comme nouvel e-mail.
- Personnaliser et envoyer
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Adaptez l'objet, la formule d'appel ou les blocs de texte (par ex. date de retour, remplaçant) et ajoutez les informations actuelles.
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Cliquez sur "Envoyer" lorsque votre e-mail est complet.
- Configurer l'accès rapide (facultatif)
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Créez un nouveau QuickStep sous Accueil > QuickSteps avec l'action "Nouveau message avec modèle".
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Attribuez une icône ou un raccourci clavier au QuickStep pour ouvrir directement votre modèle.
Outlook Web (Office 365)
- Ouvrir le menu des modèles
- Ouvrez un nouvel e-mail et cliquez sur l'icône de modèle en haut de la fenêtre de composition.
- Sélectionner un modèle
- Cliquez sur le nom de votre modèle enregistré pour intégrer le texte dans votre nouveau message.
- Modifier et envoyer le texte
- Ajoutez les données actuelles (par ex. période de congé, date de retour) et envoyez l'e-mail comme d'habitude.
- Utiliser l'accès rapide (facultatif)
- Enregistrez les modèles fréquemment utilisés dans la liste "Données de référence" de votre compte Outlook Web, pour qu'ils s'affichent immédiatement dès que vous ouvrez le menu des modèles.
Rendre les modèles Outlook rapidement accessibles
Vous pouvez accéder aux modèles Outlook via l'accès rapide immédiatement, sans naviguer dans les menus. Vous trouverez ainsi vos modèles d'e-mail en quelques clics.
QuickSteps (Desktop)
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Accédez à Accueil > QuickSteps > Nouveau QuickStep et sélectionnez "Nouveau message avec modèle".
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Sélectionnez votre *fichier .oft et attribuez un nom.
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Un clic sur votre QuickStep ouvre immédiatement un nouvel e-mail avec le modèle enregistré.
Quick Parts (Desktop)
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Dans un nouvel e-mail, sélectionnez le bloc de texte que vous utilisez fréquemment et cliquez sur Insertion > Quick Parts > Enregistrer la sélection dans la galerie Quick Parts.
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Attribuez un nom au Quick Part.
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Sous Insertion > Quick Parts, sélectionnez votre bloc et utilisez-le pour insérer des passages de texte dans n'importe quel e-mail.
Personnaliser la barre d'accès rapide (Desktop)
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Faites un clic droit sur la barre de menus et sélectionnez "Personnaliser la barre d'outils Accès rapide".
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Ajoutez-y les commandes "Choisir un formulaire" ou "Modèles dans le système de fichiers".
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En haut de la barre apparaît désormais une icône qui vous permet d'ouvrir directement votre modèle d'e-mail.
Dossier favoris "Modèles dans le système de fichiers" (Desktop)
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Naviguez vers Accueil > Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire > Modèles dans le système de fichiers.
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Faites un clic droit sur "Modèles dans le système de fichiers" et sélectionnez "Ajouter aux favoris".
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Votre dossier de modèles apparaît alors dans la barre de navigation. Vous pouvez ainsi ouvrir les modèles sans clics supplémentaires.
Modèles favoris (Outlook Web)
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Ouvrez un nouvel e-mail, cliquez sur Modèles et marquez les modèles importants avec le symbole étoile (Favori).
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Vos favoris apparaissent en haut de la liste, ce qui vous permet de les sélectionner directement lors de la prochaine rédaction.
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Accès rapide dans Outlook Web : ajoutez vos modèles les plus utilisés dans le menu Modèles comme favoris pour les insérer en quelques secondes.
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Comment les modèles Outlook aident-ils dans la gestion des absences ?
Les modèles vous facilitent considérablement la création et l'envoi de messages d'absence dans Outlook. Au lieu de rédiger un nouvel e-mail à chaque fois, vous pouvez configurer votre message une seule fois et le réutiliser à tout moment.
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Vous créez votre message d'absence une seule fois et l'utilisez plusieurs fois, au lieu de le retaper à chaque occasion.
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Chaque e-mail contient toujours les mêmes informations obligatoires comme la date de retour, le remplaçant et les coordonnées, garantissant une uniformité constante.
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En enregistrant votre e-mail comme modèle, vous évitez les fautes de frappe et n'oubliez aucun détail important.
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Avec les Quick Parts ou les QuickSteps, vous avez votre modèle prêt directement dans la fenêtre d'e-mail et pouvez l'envoyer en un seul clic.
Automatiser la gestion des absences avec absentify et les modèles Outlook
Une fois créés, les modèles Outlook servent de base pour la communication automatique d'absence. absentify utilise ce modèle pour l'envoyer au moment défini comme message d'absence, et pour marquer votre absence dans le calendrier sans que vous ayez à ouvrir manuellement Outlook.
Déposer le modèle
Configurez votre modèle d'absence soit comme fichier *.oft dans Outlook Desktop, soit via le menu des modèles dans Outlook Web. absentify accède directement à ce brouillon d'e-mail enregistré dès que votre période d'absence commence.
Définir la période dans absentify
Saisissez vos dates de début et de fin d'absence dans absentify. absentify s'assure automatiquement que votre modèle enregistré est activé à temps et que la fonction d'absence du bureau dans Outlook est activée, sans aucune étape supplémentaire de votre part.
Blocage de calendrier et statut Teams
Dès qu'absentify envoie votre modèle, il bloque le créneau comme rendez-vous dans votre calendrier Outlook et met à jour votre statut dans Microsoft Teams (par ex. "En congé"). Vos collègues voient immédiatement que vous êtes absent, et votre message d'absence reste cohérent.
Grâce aux modèles Outlook créés une seule fois et à l'automatisation avec absentify, vous gagnez du temps, évitez les erreurs manuelles et vous assurez que votre communication d'absence est toujours uniforme et fiable.
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Créer un modèle Outlook – Questions fréquentes
À propos de l'auteur
Anna Keller
Responsable de contenu chez absentify
En tant qu'auteure du blog absentify, Anna Keller explique comment les entreprises peuvent gérer efficacement les absences, les congés et le temps de travail. Dans ses articles, elle allie pratique RH et astuces Microsoft 365 pour Outlook et Teams, et propose des modèles, des guides pas à pas et des comparatifs de logiciels pour des processus modernes et digitaux.
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