Crear una plantilla en Outlook: gestiona tus ausencias de forma profesional
¿Creas tus plantillas de Outlook manualmente y las rehaces con cada ausencia? Entonces corres el riesgo de cometer errores tipográficos u omitir información, lo que puede parecer poco profesional y generar confusión entre clientes y compañeros. Las plantillas de correo de Outlook pueden simplificar enormemente este proceso, pero muchos no saben cómo configurarlas y utilizarlas de forma eficaz.
En este artículo descubrirás:
-
Qué son las plantillas de Outlook y qué ventajas ofrecen.
-
Cómo crear y utilizar rápidamente una plantilla en Outlook de escritorio y en la versión web.
-
Cómo acceder rápidamente a las plantillas de correo mediante QuickSteps y Quick Parts.
¿Qué son las plantillas de Outlook?
Las plantillas de Outlook son correos electrónicos guardados que puedes reutilizar varias veces sin tener que introducir de nuevo el asunto, los bloques de texto o la firma cada vez. Son especialmente adecuadas para mensajes cuyo contenido rara vez cambia.
¿Cómo crear una plantilla en Outlook? (Guía paso a paso)
Con unos pocos clics puedes crear una plantilla de correo en Outlook de escritorio o en Outlook Web que podrás utilizar una y otra vez. Procede de la siguiente manera:
Outlook de escritorio
- Abrir un nuevo correo
- Haz clic en «Nuevo correo electrónico» y redacta tu mensaje incluyendo asunto, bloques de texto y firma
- Guardar el correo de Outlook como plantilla
-
Selecciona Archivo > Guardar
-
Cambia el tipo de archivo a «Plantilla de Outlook» (*.oft) y haz clic en «Guardar»
- Abrir la plantilla
-
Ve a Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Formulario
-
Selecciona «Plantillas en el sistema de archivos» en el desplegable, marca tu archivo *.oft y haz clic en «Abrir»
- Acceso rápido (opcional)
- Crea un acceso directo mediante QuickSteps o Quick Parts para insertar tu plantilla de correo directamente en la ventana del mensaje
Outlook Web (Office 365)
- Ventana de nuevo mensaje
- Haz clic en «Nuevo mensaje» en Outlook Web
- Abrir el menú de plantillas
- En la esquina superior derecha de la ventana de redacción encontrarás el icono de «Plantillas» (símbolo de hoja)
- Crear plantilla
-
Selecciona «Crear nueva plantilla», introduce un nombre y añade tu texto (Asunto y Mensaje)
-
Haz clic en «Guardar»
- Utilizar la plantilla
- Al redactar tu siguiente mensaje, haz clic de nuevo en «Plantillas», selecciona tu plantilla de Outlook e insértala en el correo
¿Cómo utilizar las plantillas de correo en Outlook?
Con las plantillas de Outlook puedes abrir, ajustar y enviar mensajes recurrentes rápidamente, sin tener que empezar de cero cada vez. A continuación verás cómo utilizar las plantillas tanto en la versión de escritorio como en Outlook Web.
Outlook de escritorio
- Abrir la plantilla
-
Ve a Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario.
-
Selecciona «Plantillas en el sistema de archivos» y haz clic en tu archivo *.oft deseado para abrirlo como un nuevo correo.
- Personalizar y enviar
-
Adapta el asunto, el saludo o los bloques de texto (por ejemplo, fecha de regreso, sustituto) y añade la información actual.
-
Haz clic en «Enviar» cuando el correo esté completo.
- Configurar acceso rápido (opcional)
-
Crea un nuevo QuickStep en Inicio > QuickSteps con la acción «Nuevo mensaje con plantilla».
-
Asigna un icono o un atajo de teclado al QuickStep para abrir tu plantilla directamente.
Outlook Web (Office 365)
- Abrir el menú de plantillas
- Abre un nuevo correo y haz clic en el icono de plantillas en la parte superior de la ventana de redacción.
- Seleccionar plantilla
- Haz clic en el nombre de tu plantilla guardada para insertar el texto en tu nuevo mensaje.
- Editar y enviar el texto
- Añade los datos actuales (por ejemplo, periodo de vacaciones, fecha de regreso) y envía el correo como de costumbre.
- Usar acceso rápido (opcional)
- Guarda las plantillas que utilices con frecuencia en la lista de «Datos maestros» de tu cuenta de Outlook Web para que aparezcan de inmediato al abrir el menú de plantillas.
Acceder rápidamente a las plantillas de Outlook
Puedes acceder a las plantillas de Outlook mediante acceso rápido de forma inmediata, sin tener que navegar por los menús. Así encontrarás tus plantillas de correo con solo unos clics.
QuickSteps (escritorio)
-
Ve a Inicio > QuickSteps > Nuevo QuickStep y selecciona «Nuevo mensaje con plantilla».
-
Selecciona tu *archivo .oft y asígnale un nombre.
-
Un clic en tu QuickStep abre inmediatamente un nuevo correo con la plantilla guardada.
Quick Parts (escritorio)
-
En un nuevo correo, selecciona el bloque de texto que utilizas con frecuencia y haz clic en Insertar > Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de elementos rápidos.
-
Asigna un nombre al Quick Part.
-
En Insertar > Elementos rápidos, selecciona tu bloque para insertar cualquier fragmento de texto en cualquier correo.
Personalizar la barra de acceso rápido (escritorio)
-
Haz clic con el botón derecho en la barra de menús y selecciona «Personalizar barra de acceso rápido».
-
Añade los comandos «Elegir formulario» o «Plantillas en el sistema de archivos».
-
En la parte superior de la barra aparecerá un icono con el que podrás abrir tu plantilla de correo directamente.
Carpeta de favoritos «Plantillas en el sistema de archivos» (escritorio)
-
Navega a Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario > Plantillas en el sistema de archivos.
-
Haz clic con el botón derecho en «Plantillas en el sistema de archivos» y selecciona «Agregar a favoritos».
-
Tu carpeta de plantillas aparecerá en la barra de navegación. Así podrás abrir las plantillas sin clics adicionales.
Plantillas favoritas (Outlook Web)
-
Abre un nuevo correo, haz clic en Plantillas y marca las plantillas importantes con el símbolo de estrella (Favorito).
-
Tus favoritas aparecen en la parte superior de la lista, para que puedas seleccionarlas directamente la próxima vez que redactes un mensaje.
-
Acceso rápido en Outlook Web: Añade tus plantillas más utilizadas al menú de plantillas como favoritas para insertarlas en segundos.
Empezar gratis
Sin tarjeta de crédito: acceso ilimitado con nuestro plan gratuito. Actualiza o cancela en cualquier momento.
¿Cómo ayudan las plantillas de Outlook en la gestión de ausencias?
Las plantillas facilitan enormemente la creación y envío de ****mensajes de ausencia en Outlook. En lugar de redactar un nuevo correo cada vez, puedes configurar tu mensaje una sola vez y reutilizarlo en cualquier momento.
-
Creas tu mensaje de ausencia una sola vez y lo utilizas múltiples veces, en lugar de escribirlo de nuevo cada vez.
-
Cada correo contiene siempre la misma información obligatoria, como fecha de regreso, sustituto y datos de contacto, de modo que siempre es uniforme.
-
Al guardar tu correo como plantilla, evitas errores tipográficos y no olvidas ningún detalle importante.
-
Con Quick Parts o QuickSteps tienes tu plantilla lista directamente en la ventana del correo y la envías con un solo clic.
Automatizar la gestión de ausencias con absentify y plantillas de Outlook
Una vez creadas, las plantillas de Outlook sirven como base para la comunicación automática de ausencias. absentify utiliza esta plantilla para enviarla en el momento establecido como mensaje de fuera de oficina y para marcar tu ausencia en el calendario, sin que tengas que abrir Outlook manualmente.
Registrar la plantilla
Configura tu plantilla de ausencia como archivo *.oft en Outlook de escritorio o a través del menú de plantillas en Outlook Web. absentify accede directamente a este borrador guardado cada vez que comienza tu periodo de ausencia.
Establecer el periodo en absentify
Introduce en absentify la fecha de inicio y fin de tu ausencia. absentify se encargará automáticamente de que tu plantilla guardada se active a tiempo y la función de fuera de oficina en Outlook se encienda, sin pasos adicionales por tu parte.
Bloqueos en el calendario y estado en Teams
En cuanto absentify envía tu plantilla, bloquea el periodo como una cita en tu calendario de Outlook y actualiza tu estado en Microsoft Teams (por ejemplo, «De vacaciones»). Tus compañeros pueden ver de inmediato que estás ausente y tu mensaje de fuera de oficina se mantiene coherente.
Gracias a las plantillas de Outlook configuradas una sola vez y a la automatización con absentify, ahorras tiempo, evitas errores manuales y te aseguras de que tu comunicación de ausencias sea siempre uniforme y fiable.
¿Quieres simplificar tu gestión de ausencias?
- Sin tarjeta de crédito
- Acceso gratuito ilimitado
- Actualiza o cancela en cualquier momento
Crear una plantilla en Outlook: preguntas frecuentes
Sobre el autor
Anna Keller
Content manager at absentify
As a blog author at absentify, Anna Keller explains how companies can efficiently manage absences, vacations, and working hours. In her articles, she combines HR practice with Microsoft 365 tips for Outlook and Teams and provides templates, step-by-step instructions, and software comparisons for modern, digital processes.
Compartir artículo
Más artículos interesantes
Compensación de horas extra: derechos, obligaciones y procedimiento para empleadores y equipos
Compensar las horas extra significa equilibrar las horas adicionales acumuladas mediante tiempo libre o una retribución. Según el derecho laboral alemán, los seis meses naturales o 24 semanas que establece la ley alemana del tiempo de trabajo se aplican únicamente a la compensación de una jornada laboral prolongada para restablecer la media legal de ocho horas. El contrato de trabajo, el acuerdo de empresa o el convenio colectivo determina cómo se puede reducir un saldo de horas extra. Cuando estas normas permiten el descanso compensatorio, el empleador determina el momento y el procedimiento dentro de su facultad de dirección.
Anna Keller
Content manager at absentify
Cuándo caducan las vacaciones no disfrutadas: plazos y excepciones que determinan tus derechos
Según la legislación alemana, las vacaciones no disfrutadas solo caducan bajo determinadas condiciones: el derecho se extingue, por regla general, el 31 de diciembre o, tras el periodo de traslado, el 31 de marzo, únicamente si la empresa ha informado con tiempo y de forma concreta de la caducidad inminente y el empleado aun así no disfruta las vacaciones. Existe una excepción en caso de enfermedad continuada.
Anna Keller
Content manager at absentify
Employee Self Service (ESS): definición, funciones y ventajas para vacaciones y ausencias
Employee Self Service (ESS) es el acceso que permite a los empleados gestionar por sí mismos sus datos personales, solicitudes de vacaciones o ausencias, sin tener que coordinar cada paso con Recursos Humanos. El término procede originalmente de los módulos de SAP HR y se ha consolidado como denominación genérica de las funciones de autoservicio en la gestión de personal. Su utilidad se aprecia especialmente en las vacaciones y las ausencias.
Anna Keller
Content manager at absentify