Outlook-Vorlage erstellen: Abwesenheitsmanagement überzeugend gestalten

Was sind Outlook-Vorlagen?

Outlook-Vorlagen sind gespeicherte E-Mails, die du mehrfach verwenden kannst, ohne Betreff, Textbausteine oder Signatur jedes Mal neu eingeben zu müssen. Sie eignen sich vor allem für Nachrichten, die sich inhaltlich nur selten ändern.

Wie kannst du in Outlook eine Vorlage erstellen? (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Mit wenigen Klicks legst du in Outlook-Desktop oder im Outlook Web eine E-Mail-Vorlage an, die du später immer wieder verwenden kannst. Gehe dabei wie folgt vor:

Outlook-Desktop

1. Neue E-Mail öffnen
   • Klicke auf "Neue E-Mail" und verfasse deine Nachricht inklusive Betreff, Textbausteinen und Signatur
2. Outlook-Mail als Vorlage speichern
   • Wähle Datei > Speichern
   • Stelle den Dateityp auf "Outlook-Vorlage" (*.oft) um und klicke auf "Speichern"
3. Vorlage öffnen
   • Gehe zu Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular
   • Wähle im Dropdown "Vorlagen im Dateisystem" aus, markiere deine *.oft-Datei und klicke auf "Öffnen"
4. Schnellzugriff (optional)
   • Erstelle über QuickSteps oder Quick Parts ein Shortcut, damit du deine E-Mail-Vorlage direkt im E-Mail-Fenster einfügst

‍

Outlook Web (Office 365)

1. Neues Nachrichtenfenster
   • Klicke im Outlook Web auf "Neue Nachricht"
2. Vorlagen-Menü öffnen
   • Oben rechts im Verfassen-Fenster findest du das Symbol "Vorlagen" (Blatt-Symbol)
3. Vorlage anlegen
   • Wähle "Neue Vorlage erstellen", gib einen Namen ein und füge deinen Text (Betreff & Nachricht) ein
   • Klicke auf "Speichern"
4. Vorlage verwenden
   • Beim nächsten Verfassen klickst du erneut auf "Vorlagen", wählst deine Outlook-Vorlage" aus und fügst sie in die E-Mail ein

‍

Wie verwendest du Outlook-E-Mail-Vorlagen?

Mit den Outlook-Vorlagen kannst du wiederkehrende Nachrichten schnell öffnen, anpassen und versenden, ohne jedes Mal von Grund auf neu zu starten. Im Folgenden erfährst du, wie du Vorlagen in der Desktop-Version und im Outlook Web benutzt.

Outlook-Desktop

1. Vorlage öffnen
   • Gehe zu Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular wählen.
   • Wähle "Vorlagen im Dateisystem” und klicke auf deine gewünschte *.oft-Datei, um sie als neue E-Mail zu öffnen.
2. Anpassen und Versenden
   • Passe Betreff, Anrede oder Textbausteine an (z.B. Rückkehrdatum, Vertreter) und füge aktuelle Informationen hinzu.
   • Klicke auf "Senden", sobald deine E-Mail vollständig ist.
3. Schnellzugriff einrichten (optional)
   • Erstelle unter Start > QuickSteps einen neuen QuickStep mit der Aktion "Neue Nachricht mit Vorlage".
   • Weise dem QuickStep ein Symbol oder Tastenkürzel zu, damit du deine Vorlage direkt öffnen kannst.

‍

Outlook Web (Office 365)

1. Vorlagen-Menü aufrufen
   • Öffne eine neue E-Mail und klicke im Verfassen-Fenster oben auf das Vorlagen-Symbol.
2. Vorlage auswählen
   • Klicke auf den Namen deiner gespeicherten Vorlage, um den Text in deine neue Nachricht zu übernehmen.
3. Text bearbeiten und versenden
   • Ergänze aktuelle Daten (z.B. Urlaubszeitraum, Rückkehrdatum) und sende die E-Mail wie gewohnt.
4. Schnellzugriff nutzen (optional)
   • Speichere häufig genutzte Vorlagen in der Liste "Stammdaten" deines Outlook Web-Kontos, damit sie sofort angezeigt werden, sobald du das Vorlagen-Menü öffnest.

‍

Outlook-Vorlagen schnell zugänglich machen

Du kannst die Outlook-Vorlagen per Schnellzugriff sofort abrufen, ohne umständlich durchs Menü zu navigieren. Dadurch findest du deine E-Mail-Vorlagen mit wenigen Klicks.

QuickSteps (Desktop)

• Gehe zu Start > QuickSteps > Neuer QuickStep und wähle "Neue Nachricht mit Vorlage".
• Wähle deine *.oft-Datei aus und vergib einen Namen.
• Ein Klick auf deinen QuickStep öffnet sofort eine neue E-Mail mit der gespeicherten Vorlage.

Quick Parts (Desktop)

• Markiere in einer neuen E-Mail den Textbaustein, den du häufig verwendest und klicke auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbausteine-Katalog speichern.
• Vergib einen Namen für den Quick Part.
• Unter Einfügen > Schnellbausteine wählst du deinen Baustein aus und fügst damit beliebige Textpassagen in jede E-Mail ein.

Schnellzugriffsleiste anpassen (Desktop)

• Klicke mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste und wähle "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen".
• Füge dort die Befehle "Formular auswählen" oder "Vorlagen im Dateisystem" hinzu.
• Oben in der Leiste steht nun ein Icon, mit dem du deine E-Mail-Vorlage direkt öffnest.

Favoritenordner ”Vorlagen im Dateisystem" (Desktop)

• Navigiere zu Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular wählen > Vorlagen im Dateisystem.
• Klicke mit der rechten Maustaste auf "Vorlagen im Dateisystem" und wähle "Zu Favoriten hinzufügen".
• Dein Vorlagenordner erscheint dann in der Navigationsleiste. So öffnest du Vorlagen ohne zusätzliche Klicks.

Vorlagen-Favoriten (Outlook Web)

• Öffne eine neue E-Mail, klicke auf Vorlagen und markiere wichtige Vorlagen mit dem Sternsymbol (Favorit).
• Deine Favoriten erscheinen oben in der Liste, sodass du sie beim nächsten Verfassen direkt auswählen kannst.
• Schnellzugriff im Outlook Web: Lege deine meistgenutzten Vorlagen im Vorlagen-Menü als Favoriten ab, um sie in Sekundenschnelle einzufügen.

In unserem Beitrag zu den besten Outlook Tipps und Tricks erfährst du, wie du dein Postfach noch weiter optimierst und deinen Arbeitsalltag erleichterst.

Wie helfen Outlook-Vorlagen im Abwesenheitsmanagement?

Vorlagen erleichtern dir das Erstellen und Versenden von erheblich. Statt jedes Mal eine neue E-Mail zu formulieren, kannst du deine Nachricht einmal anlegen und jederzeit wiederverwenden.

• Du erstellst deine Abwesenheitsnachricht nur einmal und nutzt sie mehrfach, statt jedes Mal neu zu tippen.
• Jede E-Mail enthält stets dieselben Pflichtangaben wie Rückkehrdatum, Vertreter und Kontakthinweise, sodass sie durchgängig einheitlich bleibt.
• Indem du deine E-Mail als Vorlage speicherst, vermeidest du Tippfehler und vergisst keine wichtigen Details.
• Mit Quick Parts oder QuickSteps hast du deine Vorlage direkt im E-Mail-Fenster parat und verschickst sie mit nur einem Klick.

{{cta-3}}

Abwesenheitsmanagement automatisieren mit absentify und Outlook-Vorlagen

Einmal erstellte Outlook-Vorlagen dienen als Basis für automatische Abwesenheitskommunikation. absentify nutzt diese Vorlage, um sie zum festgelegten Zeitpunkt als Out-of-Office-Nachricht zu versenden und deine Abwesenheit im Kalender zu markieren, ohne dass du Outlook manuell öffnen musst.

Vorlage hinterlegen

Lege deine Abwesenheitsvorlage entweder in Outlook-Desktop als *.oft-Datei oder im Outlook Web über das Vorlagen-Menü an. absentify greift direkt auf diesen gespeicherten E-Mail-Entwurf zu, wann immer deine Abwesenheitszeit beginnt.

Zeitraum in absentify festlegen

Gib in absentify dein Start- und Enddatum für die Abwesenheit ein. absentify sorgt automatisch dafür, dass deine gespeicherte Vorlage pünktlich aktiviert und die Out-of-Office-Funktion in Outlook eingeschaltet wird, ohne zusätzliche Schritte deinerseits.

Kalenderblocker und Teams-Status

Sobald absentify deine Vorlage versendet, blockiert es den Zeitraum als Termin im Outlook-Kalender und aktualisiert deinen Status in Microsoft Teams (z.B. "Im Urlaub"). Deine Kollegen sehen direkt, dass du abwesend bist, und deine Abwesenheitsnachricht bleibt konsistent.

Durch einmalig angelegte Outlook-Vorlagen und die Automatisierung mit absentify sparst du Zeit, vermeidest manuelle Fehler und stellst sicher, dass deine Abwesenheitskommunikation immer einheitlich und zuverlässig erfolgt.

{{cta-2}}