absence-Alternative: 7 Tools im Vergleich

Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl der besten absence-Alternative

Bevor du eine absence-Alternative auswählst, sollten die Grundpfeiler deiner Abwesenheitsverwaltung klar definiert sein. Achte auf einfache Integration, transparente Kosten und Funktionen, die dein Team wirklich braucht.

Integration in Microsoft 365

Alternative absence-Tools müssen sich direkt mit Teams und Outlook verbinden, damit Anträge und Abwesenheiten ohne Umwege synchronisiert werden.

Benutzerverwaltung

Dein Tool sollte Entra ID oder LDAP nutzen, um Nutzer automatisch zu importieren, ohne manuelle Nutzerpflege.

Genehmigungsworkflows

Definierte Ablaufstufen und Stellvertreterregelungen stellen sicher, dass Krankmeldungen sowie die Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern zügig bearbeitet werden.

Preisstruktur

Vergleiche transparente Lizenzmodelle und behalte versteckte Gebühren im Blick – von Basistarifen bis Premium‑Paketen.

Datenschutz

DSGVO‑Konformität, Datenhoheit und sichere Speicherung (idealerweise in deiner eigenen Microsoft 365‑Umgebung).

Grundlegende Unterschiede zwischen Softwares zur Urlaubs- und Abwesenheitsplanung

Im Vergleich zeigt sich, dass viele Anbieter die Basisfunktionen liefern, sich aber beim Integrationsumfang und in den Workflow‑Optionen unterscheiden:

Im absence.io-Vergleich liegen die Hauptunterschiede bei:

Berechtigungsabgleich

Einige Tools setzen auf manuelle Pflege von Nutzerkonten und Gruppen, andere nutzen LDAP oder API‑Verbindungen.

Workflow‑Varianten

Anbieter sollten einfache Freigabestufen, mehrstufige Prozesse oder Eskalationsregeln mit Stellvertreterfunktion bieten.

Integrationsumfang

Einige Anbiete binden nur den Outlook‑Kalender ein, andere unterstützen Teams‑Tabs, Slack‑Bots oder SharePoint‑Listen.

Preistransparenz

Nicht alle absence-Alternativen geben Preise und mögliche Zusatzgebühren von Anfang an klar an.

Datenschutz

Achte auf DSGVO‑Konformität, Datenhoheit und verschlüsselte Speicherung, die bei einigen Anbietern zusätzlich zur Cloud‑Standardverschlüsselung angeboten wird.

Funktionen, die eine Software zur Urlaubs- und Abwesenheitsplanung bieten sollte

Jedes der vorgestellten absence-Tools sollte einen vollständigen Funktionssatz abdecken, um den Alltag im Teams Admin Center und im Microsoft 365 Admin Center zu unterstützen:

• Abwesenheitsarten einstellen: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Home‑Office‑Tage mit spezifischen Kontingenten und Rückkehr­daten.
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Freigaben über Abteilungsleiter, HR und Stellvertreter inklusive Eskalationsregeln.
• & OOO‑Nachrichten: Termine im Outlook‑Kalender und Statusmeldungen in Teams ohne manuelle Schritte.
• Übersichtliches Dashboard: Live‑Übersicht aller Anträge, Genehmigungen und Ausstände im Teams Admin Portal.
• SharePoint‑Integration & Reporting: Abwesenheitsdaten in Listen exportieren und für Power BI‑Analysen bereitstellen.
• Self‑Service für Nutzer: Genehmigungsanfragen direkt in Teams oder über ein Web‑Portal stellen und den Status einsehen.
• Transparente Preisgestaltung: Klare Tarife ohne versteckte Gebühren und agile Pläne für sich vergrößernde Teams.

#1 absentify

absentify verbindet deine Entra ID automatisch mit Teams, Outlook und SharePoint, um Abwesenheiten ohne manuelle Schritte zu verwalten. Die Plattform bietet mehrstufige Genehmigungsworkflows, automatische Kalendereinträge und ein einfach zugängliches Dashboard – ideal für IT‑Admins, die klare Prozesse und transparente Kosten benötigen.

absentify Stärken

• Entra ID‑Sync: Automatischer Abgleich von Nutzern und Gruppen, ohne CSV‑Import oder manuelle Pflege.
• Schnelle Workflow: Mehrstufige Genehmigungen mit Stellvertreter‑ und Eskalationsregeln.
• Breite Microsoft 365‑Integration: Abwesenheiten in Outlook‑Kalendern, Teams‑Status und SharePoint‑Listen.
• Datenschutz‑Garantien: DSGVO‑konform verschlüsselte Speicherung innerhalb deiner Microsoft 365‑Umgebung.

Funktionen

• Abwesenheitstypen (Urlaub, Krankheit, Home‑Office) mit Kontingenten
• Konfigurierbare Genehmigungsprozesse direkt im Teams Admin Portal
• Automatisierte Out‑of‑Office‑Nachrichten via Graph API
• Live‑Dashboard in Teams und Power BI‑Connector für detaillierte Reports
• Bulk‑Aktionen und Konfliktmanagement bei Nutzeränderungen

absentify Pläne & Preise

absentify bietet vier Pläne, die mit deinem Team mitwachsen und alle wichtigen Funktionen abdecken:

#2 Clockin

Clockin ist eine deutsche Urlaubs- und Zeiterfassungssoftware, die Anträge direkt im Teams‑Chat ermöglicht und Zeiterfassung und Abwesenheiten in einem System vereint.

Stärken

• Chat‑Bots für Urlaubs- und Krankmeldungen
• Farbcodierte Teamkalender
• Automatische Erinnerungen bei offenen Anträgen
• Kombinierte Urlaubs‑ und Arbeitszeiterfassung

Funktionen

• Antrag per Teams‑Bot
• Mehrstufige Genehmigung
• PDF‑ und Excel‑Exporte
• Mobile Web-App

Pläne & Preise

Clockin bietet drei nutzerbasierte Tarife (Preise zzgl. MwSt.), die sich nach einem, zwölf und 24 Monaten Laufzeit anpassen lassen:

#3 timebutler

timebutler ist ein deutsches Tool zur Automatisierung von Abwesenheitsnachrichten und Abwesenheitsplanung, das sich übergangslos in Outlook und Teams einbindet.

Stärken

• Automatische OOO‑Nachrichten
• Teams‑Status‑Sync
• Agile Vorlagen
• Schnelle Einrichtung

Funktionen

• OOO‑Ein/Aus nach Terminplan
• Teams‑Status-Wechsel
• Mehrere Vorlagen
• Graph API-Anbindung

Pläne & Preise

timebutler bietet ein kostenloses Basismodell und erweiterte Tarife ab 2,49 € pro Nutzer und Monat. Ein 30-tägiger Test ist möglich.

#4 Personizer

Personizer ist ein deutsches HR-Tool mit integriertem Abwesenheitsmanagement und optionalem Urlaubsmodul.

Personizer Stärken

• LDAP‑Sync für Nutzerverwaltung
• Mehrstufige Genehmigungen
• Kalender‑ und Chat‑Benachrichtigungen
• Integriertes Dashboard

Funktionen

• Abwesenheitstypen mit Kontingenten
• Stellvertreter‑Regeln und Eskalation
• Outlook‑Kalender‑Sync
• Rollen‑ und Rechte­verwaltung

Personizer Preise

Personizer bietet die Möglichkeit, in jedem Tarif Personalakte, Urlaubsplaner und Zeiterfassung optional zu buchen sowie eine 14‑tägige kostenfreie Testphase. Die Preise richten sich nach der Auswahl aller drei Optionen.

*Preise bei 20 Mitarbeitenden, monatlicher Zahlung und allen Funktionen

ZEP ist eine in Deutschland etablierte Projekt‑ und Zeitmanagement‑Software mit integriertem Urlaubsplaner.

Stärken

• Projekt- und Urlaubsplanung in einem System
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Mobile App für unterwegs
• Kalender‑Übersicht nach Projekten

Funktionen

• Abwesenheitsanträge per Webportal
• Mehrstufige Genehmigungen
• Outlook‑Synchronisation
• Export via CSV und API

Preise

ZEP bietet modulare Pläne, die sich an Projektgrößen orientieren:

#6 timetape

timetape ermöglicht eine visuelle Abwesenheitsübersicht direkt in Microsoft Teams mit Farbcodes und Schnellsuche.

Stärken

• Farbcodierte Kalender in Teams
• Schnellsuche nach Teammitgliedern
• Einfache Urlaubsanträge im Chat
• Automatische Statusaktualisierung

Funktionen

• Abwesenheitsanträge per Teams‑App
• Live‑Übersicht als Registerkarte
• Export via Excel
• Erinnerungen bei Auslauf von Kontingenten

Preise

timetape bietet eine 30‑tägige Testphase sowie 10% Rabatt bei jährlicher Zahlung:

#7 timetac

timetac kombiniert Abwesenheits- und Zutrittsmanagement mit LDAP‑Sync und Echtzeit-Reports.

Stärken

• LDAP‑ und API‑Synchronisation
• Zutrittsprofil-Verwaltung
• Echtzeit‑Reports
• Eskalationsregeln

Funktionen

• Abwesenheitsplanung und Zutritt in einem Tool
• Mehrstufige Genehmigungen
• Outlook‑Connector
• CSV‑Export und API

Preise

timetac lässt sich für 14 Tage kostenlos testen und bietet die Möglichkeit, bei jährlicher Zahlung 2 Monate zu sparen.

• Monatliche Kosten pro Modul und Nutzer:
  • Arbeitszeiterfassung: 4,40 €
  • Projektzeiterfassung: 8,40 €
  • Urlaubsverwaltung: 2,80 €
• Basisgebühr:
  • Monatlich: 17,50 €
  • (Beinhaltet technischen Betrieb, Wartung, Updates, Support und App-Nutzung)
• Hinweis:
• Alle Preise sind netto.
• Die Kosten setzen sich aus der Basisgebühr plus der Summe der Modulnutzungskosten zusammen.

So findest du deine absence-Alternative

Neben dem reinen Feature‑Vergleich lohnt es sich, auch langfristige Ansprüche zu beachten. Achte daher auf diese drei Punkte:

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Weitere Tipps:

• Lege fest, wie schnell dein Team wachsen soll und welches Budget du bereitstellst.
• Kläre, welche Support‑ und Service‑Leistungen für dich notwendig sind.
• Informiere dich in Fachforen oder über Kundenbewertungen, wie die Anbieter auf persönliche Wünsche eingehen.

Wenn du diese Aspekte berücksichtigst, findest du ein Abwesenheitsmanagement, das deine Abläufe vereinfacht, manuelle Schritte reduziert und dein Team langfristig unterstützt.

Ist absentify die passende absence-Alternative für dich?

Suchst du ein System, das Abwesenheiten vollautomatisch über deine Entra ID synchronisiert, mehrstufige Genehmigungsworkflows abbildet und alle Daten in Outlook, Teams und SharePoint verfügbar macht? Dann buche jetzt deine kostenlose Demo von absentify und prüfe selbst, wie schnell sich deine Abwesenheitsprozesse in Microsoft 365 integrieren lassen.

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