Absence-alternative : 7 outils comparés

Key decision criteria when choosing the best absence alternative

Before choosing an absence alternative, the cornerstones of your absence management should be clearly defined. Look for easy integration, transparent costs, and features that your team really needs.

Integration in Microsoft 365

Alternative absence management tools must integrate directly with Teams and Outlook to synchronize requests and absences without detours.

User management

Your tool should use Entra ID or LDAP to automatically import users without manual user maintenance.

Approval workflows

Defined process stages and deputy regulations ensure that sick leave notifications and the employee vacation management are processed promptly.

Pricing structure

Compare transparent licensing models and keep an eye on hidden fees – from basic rates to premium packages.

Privacy

GDPR compliance, data sovereignty, and secure storage (ideally within your own Microsoft 365 environment).

Basic differences between software for vacation and absence planning

Comparisons show that while many providers deliver the basic functions, they differ in the extent of integration and in the workflow options:

In the absence.io comparison, the main differences are:

Permission reconciliation

Some tools rely on manual maintenance of user accounts and groups, while others use LDAP or API connections.

Workflow Variants

Providers should offer simple release levels, multi-stage processes, or escalation rules with deputy functions.

Scope of Integration

Some providers only integrate the Outlook calendar, while others support Teams tabs, Slack bots, or SharePoint lists.

Price transparency

Not all absence alternatives clearly indicate prices and potential additional fees from the start.

Privacy

Pay attention to GDPR compliance, data sovereignty, and encrypted storage, which is offered by some providers in addition to standard cloud encryption.

Features that a vacation and absence planning software should offer

Each of the presented absence tools should cover a complete set of features to support daily operations in the Teams Admin Center and the Microsoft 365 Admin Center:

• Set types of absence: Vacation requests, sick leave, and work-from-home days with specific allotments and return dates.
• Multi-level appoval workflows: approvals through department heads, HR, and deputies including escalation rules.
• Automatic calendar entries & OOO messages: Appointments in the Outlook calendar and status messages in Teams without manual steps.
• Clear Dashboard: Live overview of all requests, approvals, and outstanding items in the Teams Admin Portal.
• SharePoint Integration & Reporting: Export absence data to lists and prepare for Power BI analyses.
• Self-service for users: Submit approval requests directly in Teams or via a web portal and view the status.
• Transparent pricing: Clear rates without hidden fees and agile plans for growing teams.

#1 absentify

Absentify automatically connects your Entra ID with Teams, Outlook, and SharePoint to manage absences without manual steps. The platform offers multi-level approval workflows, automatic calendar entries, and an easily accessible dashboard – ideal for IT admins who need clear processes and transparent costs.

absentify strengths

• Enter ID-Sync: Automatic synchronization of users and groups, without CSV import or manual maintenance.
• Fast Workflow: Multi-level approvals with deputy and escalation rules.
• Broad Microsoft 365 integration: Absences in Outlook calendars, Teams status, and SharePoint lists.
• Privacy guarantees: GDPR-compliant encrypted storage within your Microsoft 365 environment.

Functions

• Types of absence (vacation, sickness, home office) with quotas
• Configurable approval processes directly in the Teams Admin Portal
• Automated Out-of-Office Messages via Graph API
• Live Dashboard in Teams and Power BI Connector for detailed reports
• Bulk actions and conflict management for user modifications

absentify Plans & Pricing

Absentify offers four plans that grow with your team and cover all the essential features:

¹Prices exclude taxes, annual payment recommended (up to 30% discount).

#2 Clockin

Clockin is a German vacation and time tracking software that enables requests directly in Teams chat and combines time tracking and absences in one system.

Strengths

• Chatbots for vacation and sickness notifications
• Color-coded team calendars
• Automatic reminders for pending requests
• Combined vacation and work time tracking

Functions

• Application via Teams Bot
• Multi-level approval
• PDF and Excel exports
• Mobile Web-App

Plans & Pricing

Clockin offers three user-based pricing plans (prices excl. VAT) that can be adjusted for one, twelve, and 24 months of duration:

¹Prices are valid for a one-month term.

#3 timebutler

Timebutler is a German tool for automating absence messages and absence planning, which integrates seamlessly into Outlook and Teams.

Strengths

• Automatic OOO (Out of Office) messages
• Teams‑Status‑Sync
• Agile templates
• Quick setup

Functions

• OOO On/Off according to schedule
• Changement de statut des équipes
• Modèles multiples
• Intégration de l'API Graph

Plans et tarifs

Timebutler propose un modèle de base gratuit et des forfaits avancés à partir de 2,49€ par utilisateur et par mois. Un essai de 30 jours est disponible.

Personnaliseur #4

Personizer est un outil RH allemand doté d'une gestion des absences intégrée et d'un module de vacances en option.

Points forts des personnalisateurs

• LDAP-Sync pour la gestion des utilisateurs
• Approbations à plusieurs niveaux
• Notifications relatives au calendrier et au chat
• Tableau de bord intégré

Fonctions

• Types d'absences avec quotas
• Règles adjointes et escalade
• Synchronisation du calendrier Outlook
• Gestion des rôles et des autorisations

Prix des personnalisateurs

Personizer offre la possibilité de réserver des dossiers personnels, des planificateurs de vacances et le suivi du temps dans n'importe quel plan, ainsi qu'une période d'essai gratuite de 14 jours. Les prix dépendent de la sélection des trois options.

*Prix pour 20 employés, paiement mensuel et toutes les fonctionnalités

#5 SEPT.

ZEP est un logiciel de gestion de projet et de temps créé en Allemagne avec un planificateur de vacances intégré.

Points forts

• Planification des projets et des vacances dans un seul système
• Autorisations basées sur les rôles
• Application mobile pour les déplacements
• Aperçu du calendrier par projets

Fonctions

• Demandes de congés via le portail Web
• Approbations à plusieurs niveaux
• Synchronisation avec Outlook
• Exportation via CSV et API

Les prix

ZEP propose des plans modulaires adaptés à la taille des projets :

Calendrier #6

timetape fournit un aperçu visuel des absences directement dans Microsoft Teams à l'aide de codes couleurs et d'une fonction de recherche rapide.

Points forts

• Calendriers à code couleur dans Teams
• Recherche rapide de membres de l'équipe
• Demandes de vacances simples dans le chat
• Mise à jour automatique du statut

Fonctions

• Demandes de congés via l'application Teams
• Présentation de l'onglet Live
• Exporter via Excel
• Rappels lorsque les quotas sont épuisés

Les prix

timetape propose une période d'essai de 30 jours ainsi qu'une réduction de 10 % sur le paiement annuel :

Timetac #7

timetac combine la gestion des absences et des accès avec la synchronisation LDAP et les rapports en temps réel.

Points forts

• Synchronisation LDAP et API
• Gestion des profils d'accès
• Rapports en temps réel
• Règles d'escalade

Fonctions

• Planification des absences et accès dans un seul outil
• Approbations à plusieurs niveaux
• Connecteur Outlook‑2
• Export CSV et API

Les prix

timetac peut être testé gratuitement pendant 14 jours et offre la possibilité de gagner 2 mois avec un paiement annuel.

• Coûts mensuels par module et par utilisateur:
  • Suivi du temps : 4,40€
  • Suivi du temps du projet : 8,40€
  • Gestion des vacances : 2,80€
• Redevance de base:
  • Mensuel : 17,50€
  • (Inclut le fonctionnement technique, la maintenance, les mises à jour, le support et l'utilisation des applications)
• Remarque:
• Tous les prix sont nets.
• Les coûts comprennent les frais de base plus la somme des frais d'utilisation du module.

Voici comment trouver votre alternative à l'absence

Outre une simple comparaison des fonctionnalités, il convient de prendre en compte les exigences à long terme. Par conséquent, faites attention à ces trois points :

‍

Autres conseils :

• Déterminez à quelle vitesse votre équipe devrait se développer et quel budget vous êtes prêt à allouer.
• Déterminez quelles fonctionnalités de support et de service sont nécessaires pour vous.
• Découvrez dans les forums d'experts ou les avis clients comment les fournisseurs répondent aux demandes personnelles.

Si vous considérez ces aspects, vous trouverez un système de gestion des absences qui simplifie vos processus, réduit les étapes manuelles et soutient votre équipe sur le long terme.

L'absentification est-elle la bonne alternative pour vous ?

Êtes-vous à la recherche d'un système qui automatise entièrement la synchronisation des absences via votre identifiant Entra, mappe les flux de travail d'approbation à plusieurs niveaux et rend toutes les données disponibles dans Outlook, Teams et SharePoint ? Alors réservez dès maintenant votre démo gratuite d'Absentify et voyez par vous-même à quelle vitesse vos processus d'absences peuvent être intégrés à Microsoft 365.

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