Bien structurer Microsoft Teams – Vos options pour une meilleure organisation

Quelles structures de base Microsoft Teams propose-t-il ?

Le véritable cœur de Microsoft Teams se trouve dans la section Équipes. Vous pouvez y :

• Créer des équipes : pour des services, des projets ou des thématiques spécifiques.

• Ajouter des canaux : pour organiser efficacement les contenus et les discussions au sein d'une équipe.

Une équipe constitue l'unité principale (par ex. « Marketing » ou « Projet Müller GmbH ») et les canaux forment les sous-domaines (par ex. « Campagnes », « Réseaux sociaux » ou « Stratégie »). En plus de ces unités principales, Teams offre des fonctionnalités supplémentaires :

• Conversations et appels : messages directs ou conversations de groupe sans appartenance à une équipe.

• Réunions et calendrier : intégration de Microsoft Outlook pour les réunions et les vidéoconférences.

• Gestion des fichiers : travail collaboratif sur des documents avec Microsoft 365 (par ex. Word, Excel, PowerPoint).

• Applications et automatisation : vous pouvez étendre les fonctionnalités de Teams, par exemple avec la gestion des congés et absences, des notes ou des tableaux blancs.

Concepts de structuration possibles pour Microsoft Teams

Voici différentes façons de créer votre propre structure.

Organiser les équipes par services

• Équipe « Marketing » – canaux tels que « Général », « Campagnes », « Réseaux sociaux », « Événements ».

• Équipe « Commercial » – canaux tels que « Général », « Gestion des prospects », « Projets clients ».

• Équipe « Développement/IT » – canaux tels que « Général », « Support », « Projets », « Base de connaissances ».

Erreur courante : créer trop de canaux par service dès le départ. Commencez par l'essentiel et laissez la structure évoluer naturellement.

Répartir les équipes par processus ou domaines thématiques

• Équipe « Stratégie et planification » – canaux tels que « Planification annuelle », « Objectifs stratégiques », « Planification budgétaire ».

• Équipe « Communication interne » – canaux tels que « Actualités de l'entreprise », « Session de feedback », « Célébrer les succès ».

Erreur courante : trop de canaux généraux comme « Divers », « Autres » ou « Archives ». Un seul suffit en général. Ainsi, il est clair où les mèmes et les contenus personnels doivent aller.

Utiliser efficacement les canaux « Général »

Chaque équipe dispose automatiquement d'un canal nommé « Général ». Beaucoup laissent ce canal en jachère – ou l'utilisent pour tout et n'importe quoi. Il est préférable de n'y aborder que les sujets transversaux qui concernent l'ensemble de l'équipe.

Conseil :

• Définissez des règles claires sur ce qui doit être discuté dans le canal « Général » – comme les annonces importantes ou les brèves mises à jour d'équipe.

• Pour les discussions détaillées, renvoyez toujours vers le canal spécialisé approprié.

Erreur courante : « Général » devient un « fourre-tout » – tout le monde publie tout et personne ne retrouve plus les informations pertinentes. Si vous désignez « Général » explicitement pour le divertissement et les contenus personnels, alors tous les sujets importants doivent systématiquement se trouver ailleurs.

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Gestion des congés et absences simplifiée

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Guide étape par étape pour créer de nouvelles équipes et de nouveaux canaux

• Ouvrir Microsoft Teams : naviguez vers « Équipes » dans la barre latérale gauche.

• Créer une nouvelle équipe : cliquez en bas sur « Rejoindre ou créer une équipe ».

• Choisir un type d'équipe : sélectionnez « Créer un groupe » (public/privé), selon le niveau de restriction d'accès souhaité.

• Nom et description de l'équipe : attribuez un nom unique (« Équipe Marketing 2025 ») et une description brève et claire.

• Ajouter des membres : invitez directement les personnes concernées.

• Créer des canaux : cliquez sur le menu « ... » (trois points) à côté du nom de l'équipe → « Ajouter un canal » → attribuez un nom de canal concis (« Événements ») et ajoutez éventuellement des personnes ou des applications.

Conseil : avant de créer un grand nombre de canaux, prenez le temps de vérifier si vous en avez vraiment besoin. Moins c'est souvent mieux.

Organiser les fichiers

Dans chaque canal, il existe un onglet « Fichiers ». Accordez une attention particulière à une structure de dossiers cohérente et coordonnez-vous avec votre équipe :

• Noms de fichiers uniformes : utilisez par exemple la date et une brève description : « 2025-04-01_CompteRenduReunion.docx ».

• Dossiers par thématiques : « Présentations », « Offres », « Images » etc.

Erreur courante :

• Tout placer dans le dossier principal : c'est ainsi que vous perdez rapidement la vue d'ensemble.

• Des noms de fichiers que personne ne comprend, par ex. « final_derniereVersion_2.docx » ou « master_new_5(1).docx ».

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Plus de structure et de fonctionnalités grâce aux applications dans Teams

Dans Microsoft Teams, vous pouvez installer des applications pour ajouter des fonctionnalités. Cela fonctionne comme les applications sur votre smartphone, qui vous permettent d'ajouter un niveau à bulle, une identification de plantes par photo ou un accordeur de guitare.

Voici comment installer des extensions et applications comme absentify dans Microsoft Teams :

• Étape 1 : ouvrez Microsoft Teams et cliquez sur « Applications » dans la navigation de gauche.

• Étape 2 : recherchez « absentify » dans la barre de recherche.

• Étape 3 : cliquez sur « Ajouter » pour ajouter l'application à votre compte Teams.

• Étape 4 : sélectionnez l'équipe ou le canal dans lequel absentify sera utilisé.

• Étape 5 : configurez les règles d'absence – par ex. jours de congés, formations, workation, etc.

• Étape 6 : les membres de votre équipe peuvent désormais enregistrer des absences, demander des congés et voir qui est disponible à quel moment. Vous pouvez approuver ou refuser les congés directement dans Teams.

Erreurs courantes dans la structuration des équipes – et comment les éviter

Trop de canaux sans contenu

• Erreur : chacun crée un canal par précaution, mais personne n'y publie quoi que ce soit.

• Solution : ne créez des canaux que lorsqu'il y a un sujet clair et un besoin avéré.

Nomenclature ambiguë

• Erreur : les canaux portent des noms comme « XYZ_1234 » ou « Après-midi », que personne ne comprend.

• Solution : choisissez toujours des noms explicites, par ex. « Campagnes Marketing T2 ».

Absence de modération

• Erreur : n'importe qui peut tout créer, supprimer ou renommer.

• Solution : définissez des rôles et utilisez les paramètres de droits de propriété.

Pas de maintenance régulière

• Erreur : les anciens canaux et fichiers restent pendant des années – personne ne sait s'ils sont encore d'actualité.

• Solution : planifiez des rendez-vous fixes pour faire le ménage dans les équipes et les canaux.

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