Microsoft Teams richtig strukturieren – Deine Möglichkeiten für mehr Übersicht

Welche Strukturen bietet Microsoft Teams grundsätzlich?

Der eigentliche Kern von Microsoft Teams befindet sich im Bereich Teams. Hier kannst du:

• Teams erstellen: z. B. für Abteilungen, Projekte oder spezifische Themen.
• Kanäle hinzufügen: um Inhalte und Diskussionen innerhalb eines Teams sinnvoll zu gliedern.

Ein Team ist dabei die übergeordnete Einheit (z. B. „Marketing“ oder „Projekt Müller GmbH“) und Kanäle bilden die Unterbereiche (z. B. „Kampagnen“, „Social Media“ oder „Strategie“). Neben diesen Haupteinheiten bietet Teams weitere Funktionen:

• Chats & Anrufe: Direkte Nachrichten oder Gruppenunterhaltungen ohne Team-Zugehörigkeit.
• Besprechungen & Kalender: Integration von Microsoft Outlook für Meetings und Videokonferenzen.
• Dateiverwaltung: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten mit Microsoft 365 (z. B. Word, Excel, PowerPoint).
• Apps & Automatisierung: Hier lässt sich der Funktionsumfang von Teams erweitern, z.B. um ein Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Notizen oder Whiteboards.

Mögliche Strukturkonzepte für Microsoft Teams

Hier zeigen wir dir verschiedene Möglichkeiten, wie du deine eigene Struktur anlegen kannst.

Teams Nach Abteilungen organisieren

• Team „Marketing“ – Kanäle wie „Allgemein“, „Kampagnen“, „Social Media“, „Events“.
• Team „Vertrieb“ – Kanäle wie „Allgemein“, „Leadmanagement“, „Kundenprojekte“.
• Team „Entwicklung/IT“ – Kanäle wie „Allgemein“, „Support“, „Projekte“, „Wissensdatenbank“.

So gehst du vor (Schritt für Schritt):

• Überblick verschaffen: Liste deine Abteilungen auf und notiere dir die wichtigsten Themenbereiche.
• Teams anlegen: Erstelle pro Abteilung ein eigenes Team.
• Kanäle hinzufügen: Lege pro relevanter Unterkategorie (z. B. Kampagnen im Marketing) einen Kanal an.

Typischer Fehler: Von Beginn an zu viele Kanäle pro Abteilung erstellen. Starte mit dem Nötigsten und lass der Struktur Zeit, organisch zu wachsen.

Teams nach Prozessen oder Themenbereichen einteilen

• Team „Strategie & Planung“ – Kanäle wie „Jahresplanung“, „Strategische Ziele“, „Budgetplanung“.
• Team „Interne Kommunikation“ – Kanäle wie „Unternehmensnews“, „Feedbackrunde“, „Erfolge feiern“.

So gehst du vor (Schritt für Schritt):

• Themen definieren: Sammle alle übergreifenden Prozesse oder Themen, die dein Unternehmen am Laufen halten.
  Teams erstellen: Nutze für jedes große Thema ein eigenes Team.
  Kanäle verteilen: Erstelle Unterthemen als Kanäle, damit die Diskussionen fokussiert bleiben.

Typischer Fehler: Zu viele allgemeine Kanäle wie „Allgemeines“, „Sonstiges“ oder „Ablage“. Einer reicht in der Regel. Dann ist auch klar, wo Memes und Privates hingehören.

Die „Allgemein“-Kanäle sinnvoll nutzen

Jedes Team hat automatisch einen Kanal namens „Allgemein“. Viele lassen diesen Kanal einfach brachliegen – oder nutzen ihn für alles Mögliche. Besser ist es, hier nur übergeordnete Themen zu diskutieren, die das gesamte Team betreffen.

Tipp:

• Definiere klare Regeln, was im Kanal „Allgemein“ besprochen wird – etwa wichtige Ankündigungen oder kurze Team-Updates.
• Verweise für Detail-Diskussionen immer auf den passenden Spezialkanal.

Typischer Fehler: „Allgemein“ wird zur „Müllhalde“ – alle posten alles, und niemand findet mehr relevante Infos. Wenn ihr “Allgemein” explizit für Spaß und Privates ausschreibt, dann sollten alle wichtigen Themen konsequent einen anderen Ort finden.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für das Erstellen neuer Teams und Kanäle

• Microsoft Teams öffnen: Navigiere in der linken Leiste zu „Teams“.
• Neues Team erstellen: Klicke unten auf „Team beitreten oder erstellen“.
• Teamart wählen: Wähle „Gruppe erstellen“ (öffentlich/privat), je nachdem, wie zugangsbeschränkt du das Team haben möchtest.
• Teamname und Beschreibung: Vergib einen eindeutigen Namen („Marketing-Team 2025“) und eine kurze, klare Beschreibung.
• Teammitglieder hinzufügen: Lade direkt die relevanten Personen ein.
• Kanäle anlegen: Klicke auf das „…“-Menü (drei Punkte) neben dem Teamnamen → „Kanal hinzufügen“ → Vergib einen prägnanten Kanalnamen („Events“) und füge ggf. Personen oder Apps hinzu.

Tipp: Plane vor dem Anlegen einer großen Anzahl an Kanälen kurz durch, ob du sie wirklich brauchst. Weniger ist oft mehr.

Dateien organisieren

In jedem Kanal gibt es einen „Dateien“-Tab. Achte hier besonders auf eine sinnvolle Ordnerstruktur und spreche dich im Team ab:

• Einheitliche Dateinamen: Nutze z.B. das Datum und eine knappe Beschreibung: „2025-04-01_TeamMeetingProtokoll.docx“.
• Ordner nach Themen: „Präsentationen“, „Angebote“, „Bilder“ etc.

Typischer Fehler:

• Alles im Hauptordner ablegen: So geht die Übersicht sehr schnell verloren.
• Dateinamen, die keiner versteht, z. B. „final_letzteVersion_2.docx“ oder „master_new_5(1).docx“.

Mehr Struktur und Funktionen durch Apps in Teams

In Microsoft Teams lassen sich Apps installieren, um weitere Funktionen hinzuzufügen. Das funktioniert ebenso wie Apps auf deinem Smartphone, über die du eine Wasserwaage, Foto-Pflanzenerkennung oder ein Stimmgerät für die Gitarre quasi nachrüsten kannst.

Beispiel: Abwesenheitsmanagement mit absentify in Microsoft Teams nachrüsten
absentify ist eine einfache, aber leistungsstarke App, mit der du die Abwesenheiten deiner Kollegen direkt in Microsoft Teams verwalten kannst. Anstatt separate Excel-Tabellen oder andere externe Programme zu nutzen, hast du alle Abwesenheiten direkt im Blick – ohne Teams zu verlassen.

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Here's how to install extensions and apps like absentify in Microsoft Teams:

• Step 1: Open Microsoft Teams and click on “Apps” in the left navigation.
• Step 2: Search for “absentify” in the search bar.
• Step 3: Click on 'Add' to add the app to your Teams account.
• Step 4: Select the team or channel where Absentify will be used.
• Step 5: Configure the absence rules – e.g., vacation days, training, workation, etc.
• Step 6: Your team members can now record absences, request vacation, and see who is available when. You can approve or reject vacations directly in Teams.

Tipp: Hier findest du alle Funktionen von absentify.

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Häufige Fehler bei der Strukturierung von Teams – und wie du sie vermeidest

Zu viele Kanäle ohne Inhalt

• Fehler: Jeder legt auf Verdacht einen Kanal an, aber keiner postet dort etwas.
• Lösung: Erstelle Kanäle erst, wenn es ein klares Thema und Bedarf gibt.

Unklare Benennungen

• Fehler: Kanäle heißen „XYZ_1234“ oder „Nachmittag“, was keiner versteht.
• Lösung: Wähle immer selbsterklärende Namen, z.B. „Marketing-Kampagnen Q2“.

Fehlende Moderation

• Fehler: Jeder kann alles erstellen, löschen oder umbenennen.
• Lösung: Lege Rollen fest und nutze die Einstellungen für Besitzrechte.

Keine regelmäßige Pflege

• Fehler: Alte Kanäle und Dateien bleiben Jahre bestehen – niemand weiß, ob sie noch aktuell sind.
• Lösung: Plane feste Termine ein, um Teams und Kanäle aufzuräumen.

Microsoft Teams strukturieren – Häufige Fragen und Antworten