Benutzern an ihrem Geburtstag frei geben

Viele Unternehmen schenken ihren Benutzern einen bezahlten freien Tag am Geburtstag, zusätzlich zum regulären Urlaub. absentify hat dafür keinen eigenen Schalter, aber du kannst die Regelung mit den vorhandenen Bausteinen abbilden. Diese Anleitung zeigt drei Varianten, von der einfachsten bis zur vollautomatischen:

1. Eine Abwesenheitsart „Geburtstag frei“, die Benutzer selbst buchen und die das Urlaubskontingent nie berührt. Funktioniert in jedem Plan.
2. Dieselbe Abwesenheitsart mit verwaltetem Anspruch von genau einem Tag pro Jahr.
3. Ein Power-Automate-Flow, der den Tag am Geburtstag automatisch einträgt.

​

Bevor du startest: Geburtstage hinterlegen

Alle drei Varianten bauen auf dem Feld Geburtstag im Benutzerprofil auf. Öffne Einstellungen > Benutzer, bearbeite den Benutzer und trage das Datum im Profil-Tab ein. Für viele Benutzer auf einmal nutzt du die Spalte Geburtsdatum im Excel/CSV-Benutzerimport oder setzt das Feld über die öffentliche API. Kollegen, die die Person sehen können, sehen immer nur Tag und Monat (als Geschenk-Symbol im Kalender); das Jahr bleibt für alle außer Admins und den Managern der Abteilungen der Person verborgen.

​

Variante 1: eine Abwesenheitsart „Geburtstag frei“

Die leichteste Variante: eine Abwesenheitsart, die wie jede andere Abwesenheit gebucht, aber von keinem Kontingent abgezogen wird. In jedem Plan verfügbar, auch im Free-Plan.

1. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten und klicke auf Neue Abwesenheitsart hinzufügen.
2. Vergib im Tab Allgemein einen Namen, zum Beispiel „Geburtstag frei“, und wähle Farbe und Symbol.
3. Im Tab Verhalten:
   • Lass Zählt als Abwesenheit aktiviert, damit der Benutzer als abwesend gilt und Abwesenheitsnotizen funktionieren.
   • Deaktiviere Erfordert Genehmigung, wenn der Tag ohne Genehmiger gebucht werden soll. Lass die Option aktiviert, wenn Genehmiger das Datum prüfen sollen.
   • Deaktiviere optional In maximal abwesend einbeziehen, damit der Geburtstag über die Abteilungsgrenzen keine Anfragen von Kollegen blockiert.
4. Lass im Tab Kontingent die Option Vom Kontingent abziehen deaktiviert. Genau das sorgt dafür, dass der Tag den Urlaub nicht reduziert.
5. Speichere und informiere dein Team, den Geburtstag mit dieser Abwesenheitsart zu buchen.

Die Details zu jeder Einstellung findest du unter Abwesenheitsarten erstellen. Bei dieser Variante begrenzt nichts, wie oft die Abwesenheitsart genutzt wird, und niemand ist gezwungen, seinen Geburtstag zu buchen. Für die meisten Teams reicht das: Der Tag ist für Genehmiger und Admins in der Anfragenübersicht sichtbar, Missbrauch fällt also schnell auf. Wenn du eine harte Grenze von einem Tag pro Jahr willst, ergänze Variante 2.

​

Variante 2: den Anspruch mit einem eigenen Kontingent verwalten

Um jedem Benutzer genau einen Geburtstagstag pro Jahr zu geben und zu sehen, wer ihn schon genommen hat, gibst du der Abwesenheitsart ein eigenes Kontingent:

1. Gehe zu Einstellungen > Kontingente, klicke auf + Neues Kontingent und lege ein Kontingent in Tagen an, zum Beispiel „Geburtstagsurlaub“.
2. Erstelle die erste Regel:
   • Gewährungsrhythmus: Jährlich.
   • Kontingent pro Jahr: 1.
   • Setze unter Übertrag & Verfall den Übertrag auf Nichts, damit ein ungenutzter Geburtstagstag am Ende des Kontingentjahres verfällt, statt sich anzusammeln.
3. Gehe zu Einstellungen > Abwesenheitsarten, bearbeite deine Abwesenheitsart „Geburtstag frei“ und aktiviere im Tab Kontingent die Option Vom Kontingent abziehen mit dem Kontingent „Geburtstagsurlaub“.

Alle Regeloptionen sind unter Kontingente beschrieben. Zwei Dinge solltest du wissen: Wie bei jeder jährlichen Regel folgt der Anspruch dem Kontingentjahr. Ein Benutzer, der unterjährig eintritt, startet also mit einem anteiligen ersten Jahr, das absentify anschließend auf die nächste buchbare Einheit aufrundet. Je nachdem, ob halbe Tage buchbar sind, kann ein unterjähriger Eintritt im ersten Jahr deshalb einen halben statt einen ganzen Tag ergeben. Beachte außerdem, dass die Anzahl der Kontingente von deinem Plan abhängt und dass absentify den Tag nicht am Geburtstag festmacht: Der Benutzer kann seinen einen Tag „Geburtstag frei“ an jedem beliebigen Datum buchen. Viele Unternehmen sehen genau diese Flexibilität als Vorteil.

​

Variante 3: den Tag automatisch mit Power Automate buchen

Soll der Tag im Kalender aller auftauchen, ohne dass ihn jemand bucht, kombinierst du die Abwesenheitsart aus Variante 1 mit einem kleinen Power-Automate-Flow. Der Flow braucht die absentify-API-Operationen, die den Plus-Plan voraussetzen; der absentify-Connector ist in Power Automate ein Premium-Connector. Der Flow, einmal täglich:

1. Recurrence-Trigger, zum Beispiel jeden Tag um 06:00 Uhr.
2. Get all members (absentify-Connector) mit Birthday Month auf den aktuellen Monat: int(convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'W. Europe Standard Time', 'MM')). Ersetze W. Europe Standard Time hier und in den nächsten Schritten durch deine eigene Zeitzone und wähle dieselbe Zeitzone im Recurrence-Trigger. Der Umweg über convertTimeZone() statt bloßem utcNow() ist wichtig: Je nach Zeitzone kann das UTC-Datum noch das gestrige oder schon das morgige sein, und der Flow würde gegen den falschen Tag vergleichen.
3. Apply to each über die zurückgegebenen Benutzer, mit einer Condition, die Tag und Monat des Geburtstags mit heute vergleicht:
   • formatDateTime(item()?['birthday'], 'MM-dd') ist gleich convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'W. Europe Standard Time', 'MM-dd').
4. Im „Ja“-Zweig Create a request mit der ID des Benutzers, der Abwesenheitsart „Geburtstag frei“ und dem heutigen Datum als Start und Ende: convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'W. Europe Standard Time', 'yyyy-MM-dd').

Ist Erfordert Genehmigung bei der Abwesenheitsart deaktiviert, ist die Anfrage in dem Moment genehmigt, in dem der Flow sie anlegt, und sie wird wie jede andere Abwesenheit nach Outlook und Teams synchronisiert. Drei Dinge solltest du für deinen Flow entscheiden:

• Wochenenden und Feiertage: Der Flow oben bucht den Geburtstag auch, wenn er auf einen arbeitsfreien Tag fällt, wo er keine Wirkung hat. Wenn deine Regelung stattdessen den nächsten Arbeitstag schenkt, ergänze diese Logik im Flow, oder überspringe arbeitsfreie Tage und lass den Benutzer einen Ersatztag manuell buchen.
• Duplikate: Kann der Flow am selben Tag zweimal laufen, prüfe vor dem Anlegen mit Get all requests, ob für Benutzer, Abwesenheitsart und Datum schon eine Anfrage existiert.
• Fehlende Geburtstage: Benutzer ohne hinterlegten Geburtstag werden schlicht nie gefunden. Kombiniere den Flow mit einer Vollständigkeitsprüfung oder fülle das Feld per Benutzerimport.

Jeder Schritt ist auch ohne den Connector über die HTTP-Aktion mit API-Key möglich.

​

FAQ