Teams Kalender von anderen einsehen: So klappt der Zugriff sofort

Teams Kalender von anderen einsehen: Das Wichtigste in Kürze

• Über Outlook lassen sich in Teams die Kalender anderer Personen vollständig einbinden und nach entsprechenden Freigaben einsehen.
• Fremde Kalender werden in Teams sichtbar, sobald sie in Outlook freigegeben und eingebunden sind. Nutzer können dann freigegebene Kalender von Kollegen oder Gruppen aktivieren.
• Auf Mobilgeräten ist der Zugriff eingeschränkt. Für alle Kalenderfunktionen sollte die Outlook-App oder Outlook-Web genutzt werden.
• absentify macht Krankheits-, Schicht- und Urlaubsplanung automatisch im Teams Kalender sichtbar und integriert diese direkt in die Terminplanung.

Wie kannst du den Kalender in Teams einbinden?

Kalender anderer Personen müssen über Outlook eingebunden werden und werden dann automatisch auch in Teams angezeigt. In Teams selbst kannst du bereits eingebundene Kalender nur ein- oder ausblenden, aber keine neuen hinzufügen.

So fügst du einen Kalender in Outlook hinzu:

Da der Teams-Kalender auf Outlook basiert, fügst du Kalender dort hinzu:

1. Outlook öffnen (Desktop oder Web) und auf “Kalender” klicken
2. “Kalender hinzufügen” auswählen
3. Namen oder E-Mail eingeben und gewünschten Kalender auswählen, sofern die Berechtigung erteilt wurde

Sobald der Kalender in Outlook hinzugefügt wurde, erscheint er automatisch auch in Microsoft Teams. Du kannst ihn dort in der Kalenderansicht ein- oder ausblenden.

Hinweis: Kalender lassen sich in Microsoft Teams nur anzeigen, wenn sie zuvor in Outlook freigegeben wurden. Ohne Freigabe siehst du entweder gar keine Termine oder nur den Frei/Belegt-Status. Eine automatische Freigabeanfrage beim Hinzufügen gibt es nicht – die Freigabe muss direkt in Outlook durch die betreffende Person eingerichtet werden.

Wie kannst du deinen Teams Kalender freigeben?

Damit andere deinen Kalender in Microsoft Teams sehen können, musst du die Freigabe über Outlook einstellen. Der Grund: Der Teams Kalender basiert technisch auf Exchange Online sowie Outlook und die Berechtigungen werden dort verwaltet.

Schritt-für-Schritt in Outlook (Desktop-Version)

1. Outlook öffnen und in den Kalender wechseln
2. Rechtsklick auf deinen Kalender und Freigeben oder Kalenderberechtigungen wählen
3. Person hinzufügen und Name oder E-Mail-Adresse eingeben
4. Berechtigungsstufe festlegen, z.B.:
   • Nur Verfügbarkeit: zeigt nur Frei/Gebucht
   • Details eingeschränkt: zeigt Betreff und Uhrzeit
   • Vollständige Details: zeigt alle Inhalte des Termins
5. Mit OK bestätigen

Schritt-für-Schritt in Outlook-Web (OWA)

1. Im Browser Outlook-Web-App öffnen
2. Links unten auf “Kalender” klicken
3. Oben auf “Freigeben” klicken und “Empfänger” auswählen
4. Berechtigungen anpassen und Einladung senden

Sobald die Freigabe in Outlook aktiv ist, wird dein Kalender automatisch auch in Teams für diese Person sichtbar. Es ist kein zusätzlicher Schritt in Teams notwendig. Dies funktioniert direkt, da der Teams-Kalender direkt auf deinen Outlook-Kalender zugreift.

Tipp: Falls jemand deinen Microsoft Teams Kalender einsehen möchte, aber nur „Keine Details“ sieht, liegt es meist an einer zu niedrigen Berechtigungsstufe in Outlook.

Kalender mobil oder im Browser einsehen

Wenn du den Teams Kalender von anderen einsehen willst, kannst du das auch mobil oder im Browser erledigen, allerdings mit ein paar Einschränkungen:

In der Microsoft Teams-App (mobil)

• Öffne die Teams-App
• Gehe zu Kalender
• Tippe auf einen bestehenden Termin, um Teilnehmer zu sehen
• Die mobile Teams-App zeigt nur den Hauptkalender an (für die Anzeige mehrerer freigegebener Kalender ist die Outlook-Mobile-App erforderlich)

In Outlook-Mobile

• Outlook-App öffnen
• Kalender auswählen
• Auf “Kalender hinzufügen” tippen und “Aus Kontakten” wählen
• Kontakt suchen, antippen und Microsoft Teams Kalender hinzufügen – der Kalender erscheint in deiner Ansicht

Im Browser (Teams & Outlook-Web)

Über Outlook-Web lässt sich wie in der Desktop-Version ein Kalender aus dem Verzeichnis hinzufügen. Teams im Browser unterstützt die gleichen Kalenderfunktionen wie die Desktop-Version, sofern der neue Teams-Kalender verwendet wird. Für das Hinzufügen neuer Kalenderfreigaben sollte jedoch weiterhin der Outlook-Weg genutzt werden.

Tipp: Falls du mobil häufig Kalender einsehen musst, lohnt es sich, die Outlook-App dauerhaft installiert zu haben, da sie deutlich mehr Kalenderfunktionen bietet als Teams selbst.

Welche Voraussetzungen gibt es, um den Teams Kalender von anderen einzusehen?

Bevor du den Kalender eines Teammitglieds öffnest, müssen einige technische und organisatorische Bedingungen erfüllt sowie der neue Teams Kalender installiert sein. Ohne diese Vorarbeit ist der Zugriff entweder eingeschränkt oder gar nicht möglich.

1. Richtige Microsoft 365-Lizenz

Der Zugriff auf die Kalender in Teams basiert auf der Outlook-Integration. Sowohl du als auch die andere Person benötigen eine Microsoft 365-Lizenz, die Exchange Online umfasst. Ohne Exchange-Postfach ist keine Kalenderansicht in Teams möglich.

2. Freigaben im Outlook-Kalender

• Der Standardzugriff zeigt nur an, inwiefern jemand „Frei“ oder „Belegt“ ist
• Für Details zu Terminen muss die Person den Kalender gezielt freigeben
• Freigaben lassen sich im Outlook-Client oder im Browser (Outlook-Web-App) einstellen

3. Zugehörigkeit zum gleichen Tenant

Wenn Teammitglieder in unterschiedlichen Microsoft 365-Umgebungen arbeiten, sind Kalenderfreigaben komplizierter. In der Regel muss die IT bereichsübergreifende Gastzugriffe aktivieren.

4. Berechtigungen prüfen

Häufige Ursachen, warum der Zugriff nicht funktioniert:

• Die Person hat die Freigabe entfernt
• Der Zugriff ist nur auf Frei/Belegt-Status begrenzt

Alte Einladungslinks oder Verknüpfungen funktionieren nicht mehr

Tipp: Wenn die Kalenderfreigabe eingerichtet ist, kannst du auch in Outlook den Teams Kalender von anderen einsehen, was eine schnellere Übersicht ermöglicht als reine Chat-Absprachen.

Häufige Probleme und schnelle Lösungen, um den Teams Kalender von anderen einzusehen

Auch wenn die Schritte klar sind, gibt es Situationen, in denen sich der Teams Kalender von anderen nicht wie gewünscht anzeigen lässt. Die häufigsten Ursachen und was du tun kannst:

Keine Berechtigung zum Einsehen

• Ursache: Der Kollege hat den Kalender nicht freigegeben
• Lösung: In Outlook um Freigabe bitten (Start → Kalenderfreigabe → Person hinzufügen)

Kalender wird nicht angezeigt

• Ursache: Synchronisation zwischen Teams und Outlook hängt
• Lösung: Outlook schließen und neu starten oder im Browser öffnen und prüfen, ob der Kalender dort erscheint

Falscher Kalender wird angezeigt

• Ursache: Person hat mehrere Kalender und den falschen freigegeben
• Lösung: Um Freigabe des richtigen Kalenders bitten (z.B. “Standardkalender”)

In der Teams-App fehlen Funktionen

• Ursache: Teams unterstützt keine vollständige Kalenderfreigabe
• Lösung: Outlook-App oder Outlook-Web nutzen

Best Practices für transparente Terminplanung im Team

Einen Teams Kalender von anderen einsehen zu können, ist nur der erste Schritt. Damit die Terminplanung reibungslos läuft, lohnt es sich, ein paar Grundregeln zu etablieren:

Einheitliche Freigabe-Standards festlegen

Lege im Team fest, welches Freigabeniveau jeder nutzt (z.B. nur Verfügbarkeit oder Details mit Betreff). So gibt es keine Lücken in der Übersicht.

Terminblocker klar kennzeichnen

Nutze eindeutige Betreffzeilen wie “Projekt XY – Abstimmung“ oder “Fokuszeit“. Das erleichtert es anderen, freie Slots zu erkennen.

Gemeinsame Kalender für Projekte anlegen

Für größere Vorhaben lohnt sich ein eigener Kalender, der in Teams oder Outlook geteilt wird. So bleiben projektbezogene Termine an einem Ort.

Regelmäßig prüfen und aktualisieren

Ein veralteter Kalender führt zu doppelten Buchungen und Missverständnissen. Mindestens einmal pro Woche die eigenen Einträge durchsehen.

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Teams Kalender über absentify steuern

Die Terminplanung in Microsoft Teams entfaltet ihr volles Potenzial mit absentify. Standardmäßig zeigt der Teams Kalender nur eingeschränkt, wer verfügbar ist. Mit absentify werden automatisch Urlaube, Krankmeldungen, Homeoffice und Schichtpläne in Teams erstellt und direkt im Kalender berücksichtigt. So wird aus einem einfachen Kalender ein echtes Kapazitätsmanagement-Tool.

Vorteile von absentify im Teams Kalender:

• Urlaubs- und Krankmeldungen erscheinen automatisch im Teams Kalender, ohne zusätzliche Tools oder Abstimmungen
• Führungskräfte sehen sofort, wer verfügbar ist und wo Engpässe entstehen können
• Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten laufen direkt in Teams, ohne E-Mails oder externe Systeme
• Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten im gewohnten Umfeld und behalten ihre Termine im Blick
• Schichtpläne, Abwesenheiten und Arbeitszeiten werden in einer Kalenderansicht gebündelt

Wer Microsoft Teams als Plattform nutzt, steuert den Teams Kalender mit absentify zuverlässig, transparent sowie rechtskonform und vermeidet Planungsfehler von Anfang an.

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