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Als Manager hast du in absentify zusätzliche Berechtigungen, die es dir ermöglichen, Abwesenheitsanfragen im Namen von Mitarbeitern in deiner Abteilung zu erstellen. Diese Anleitung erklärt die Schritte, um eine Anfrage für jemand anderen zu erstellen, basierend auf dem allgemeinen Prozess aus der Mitarbeiteranleitung.

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Abwesenheitsanfrage für einen Mitarbeiter erstellen

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Zur Mitarbeiterübersicht navigieren

Gehe auf die Übersichtsseite in absentify und öffne die Mitarbeiterübersicht deiner Abteilung. In diesem Bereich werden alle Mitarbeiter angezeigt, für die du Anfragen erstellen kannst.
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Eine neue Abwesenheitsanfrage starten

Klicke auf den Namen des Mitarbeiters in der Übersicht. Dadurch wird dessen Kalenderansicht geöffnet. Klicke hier auf Anfrage erstellen oder wähle direkt die gewünschten Datum(e) für den Abwesenheitszeitraum aus.
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Den Abwesenheitstyp auswählen

Wähle im Anfrageformular den Abwesenheitstyp aus dem Dropdown-Menü aus, genauso wie bei einer Anfrage für dich selbst. Abwesenheitstypen, die mit einem für diesen Mitarbeiter ausgeblendeten Kontingent verknüpft sind, erscheinen nicht, auch nicht für dich als Manager.
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Dauer und Details festlegen

  • Dauer: Gib die Start- und Enddaten der Abwesenheit an. Daten vor dem Beschäftigungsbeginn oder nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters können nicht ausgewählt werden; beide Grenztage bleiben buchbar. Manuell eingegebene Daten außerhalb dieses Zeitraums zeigen einen Fehler an, und Anfrage senden bleibt mit einer Erklärung deaktiviert. Das System berechnet etwaige Abzüge automatisch unter Berücksichtigung von Arbeitsplänen und Feiertagen.
  • Grund (optional): Falls erforderlich, gib einen Grund für die Abwesenheit an.
  • Anhang (optional): Falls für die Abwesenheitsart das Hochladen von Dokumenten aktiviert ist, erscheint ein Feld Anhang. Klicke auf Hochladen oder ziehe Dateien, um unterstützende Dokumente hochzuladen. Vergleiche die Limits in der Plan-Feature-Matrix:
    • Essentials-Plan: 1 Dokument pro Anfrage (max. 2 MB).
    • Plus-Plan: Mehrere Dokumente pro Anfrage (max. 15 MB pro Dokument).
Hinweis: Das System wendet dieselben Regeln für Mitarbeiter an wie für Abteilungsleiter in Bezug auf Abwesenheitstypen, Zeiträume und Genehmigungsanforderungen.
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Die Anfrage absenden

Überprüfe die Details auf Richtigkeit und klicke dann auf Anfrage senden. Die Abwesenheit wird im Kalender des Mitarbeiters eingetragen und, falls erforderlich, dem Genehmigungsprozess deines Unternehmens zugeführt.
Tipp: Abteilungsleiter können nur Anfragen für Mitarbeiter in ihren zugewiesenen Abteilungen erstellen. Wenn du den Namen eines Mitarbeiters nicht sehen kannst, kontaktiere deine HR-Abteilung, um deine Abteilungszuweisungen zu überprüfen.
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Mitarbeiteranfragen ansehen und verwalten

Nach dem Absenden wird die Anfrage im Kalender des Mitarbeiters angezeigt. Du kannst den Status (ausstehend, genehmigt oder abgelehnt) in der Mitarbeiterübersicht oder deinem Manager-Dashboard verfolgen. Du kannst Anfragen bei Bedarf auch ändern oder stornieren, gemäß den Richtlinien deines Unternehmens.

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Wiederkehrende Abwesenheit erstellen

Als Abteilungsleiter kannst du wiederkehrende Abwesenheiten für Mitarbeiter in den von dir betreuten Abteilungen erstellen. So lassen sich regelmäßige Abwesenheiten wie Homeoffice-Tage oder wiederkehrende Urlaube komfortabel planen. Das letzte Vorkommen einer wiederkehrenden Anfrage darf höchstens 365 Tage nach dem heutigen Datum liegen. Das Startdatum muss außerdem im Datumsbereich liegen, der dir zur Verfügung steht. Siehe Abwesenheiten in vergangenen Geschäftsjahren erstellen.
Wiederkehrende Abwesenheiten sind nur im Essentials- oder Plus-Paket verfügbar.
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Abwesenheitsformular öffnen

Klicke auf Abwesenheit erstellen, wähle den gewünschten Mitarbeiter aus und anschließend die passende Abwesenheitsart aus dem Dropdown-Menü.
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Wiederholung aktivieren

Aktiviere die Option Wiederkehrend, um die Abwesenheit als wiederkehrende Anfrage zu erstellen.
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Startdatum und Wiederholungsintervall festlegen

Wähle das Startdatum der wiederkehrenden Abwesenheit.
Lege das Wiederholungsintervall fest:
  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Monatlich
Optional kannst du angeben, ob und wie viele Intervalle übersprungen werden sollen (z. B. alle 3 Wochen).
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Details zur Wiederholung konfigurieren

  • Bei einer wöchentlichen Wiederholung wählst du die Wochentage aus.
    Die arbeitsfreien Tage des ausgewählten Mitarbeiters werden angezeigt, können aber trotzdem ausgewählt werden.
  • Bei einer monatlichen Wiederholung kannst du wählen zwischen:
    • einem bestimmten Tag des Monats (z. B. dem 15.), oder
    • einem Wochentag-Muster (z. B. jeden dritten Montag)
      Danach legst du das Intervall fest (z. B. alle 2 Monate).
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Endbedingung festlegen

Lege fest, wann die Wiederholung enden soll:
  • An einem bestimmten Datum
  • Nach einer bestimmten Anzahl an Vorkommen
Jedes Vorkommen muss im Beschäftigungszeitraum des ausgewählten Mitarbeiters liegen. Liegt ein Vorkommen außerhalb, lehnt absentify die gesamte Serie ab, statt dieses Datum zu überspringen oder die Serie zu verkürzen. Beginnt die Wiederholung nach dem letzten Arbeitstag, bleibt Anwenden deaktiviert und erklärt die Grenze.
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Zeitraum festlegen

  • Bei stündlicher Abwesenheit gibst du für jede Wiederholung die Start- und Endzeit ein.
  • Bei täglicher Abwesenheit wählst du:
    • Ganzer Tag
    • Halber Tag (falls in den Systemeinstellungen erlaubt)
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Konflikte prüfen und lösen

Falls es potenzielle Konflikte gibt, werden sie vor dem Absenden angezeigt. Mögliche Konflikte sind:
  • Die eingetragene Vertretung ist an einem oder mehreren Tagen nicht verfügbar
  • Das Abwesenheitslimit der Abteilung ist überschritten
  • Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten des Mitarbeiters
  • Der Mitarbeiter ist im gewünschten Zeitraum als Vertreter für einen Kollegen eingeteilt (je nach Konfiguration der Abwesenheitsart kann dies die Einreichung blockieren, einen Bestätigungsdialog anzeigen oder als Hinweis bei ausstehenden Vertreterzuweisungen erscheinen)
Du kannst auswählen, ob die betroffenen Tage übersprungen werden sollen.
In manchen Fällen musst du Konflikte überspringen, um fortzufahren – z. B. wenn eine Vertretung verpflichtend ist oder sich Abwesenheiten überschneiden.
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Anfrage absenden

Nachdem du alle Angaben überprüft und eventuelle Konflikte gelöst hast, klickst du auf Anwenden, um die wiederkehrende Abwesenheit für den ausgewählten Mitarbeiter zu erstellen.

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Abwesenheiten in vergangenen Geschäftsjahren erstellen

Standardmäßig kannst du als Manager Abwesenheitsanfragen im aktuellen und im nächsten Geschäftsjahr anlegen, aber kein Startdatum in der Vergangenheit wählen. Aktiviert dein Workspace-Administrator Rückwirkendes Abwesenheitsmanagement durch den Abteilungsmanager, kannst du zusätzlich das vorherige Geschäftsjahr und vergangene Startdaten verwenden. Administratoren sehen gegebenenfalls ältere Jahre, wenn für den Mitarbeiter Kontingentdaten vorliegen.
Dieselbe Einstellung steuert auch, ob Manager vergangene Abwesenheitsanträge stornieren dürfen. Details findest du unter Anfragen für Mitarbeiter stornieren.

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Zusätzliche Hinweise

  • Anfragen, die von Abteilungsleitern erstellt werden, folgen denselben Genehmigungsworkflows wie von Mitarbeitern initiierte Anfragen, es sei denn, dein Unternehmen hat dies anders konfiguriert.
  • Falls Probleme mit Berechtigungen oder Workflows auftreten, kontaktiere deine HR-Abteilung.
Weitere Details zum allgemeinen Prozess findest du in der Mitarbeiteranleitung.