Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern

Zuerst: Grundlagen beachten

Ganz gleich, wie du die Urlaubsverwaltung deiner Mitarbeiter organisieren wirst, solltest du dir zuerst die rechtlichen Grundlagen und Richtlinien vor Augen führen. Denn diese müssen anschließend möglichst unkompliziert in die eigentliche Urlaubsplanung einfließen.

• Gesetzlicher Urlaubsanspruch: In Deutschland sind dies mindestens 24 Werktage pro Jahr (bei einer 6-Tage-Woche) gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Bei einer 5-Tage-Woche entspricht das 20 Urlaubstagen. Wenn du mehr gewährst, zählt für die Mitarbeiter meist die Gesamtzahl ihrer jeweiligen Urlaubstage.
• Tarifliche oder betriebliche Regelungen: Häufig existieren in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen abweichende oder ergänzende Bestimmungen (z. B. mehr Urlaubstage).
• Sonderurlaub: Für bestimmte Anlässe (z. B. Hochzeit, Geburt eines Kindes, Trauerfälle, Umzug) kann es Ansprüche auf Sonderurlaub geben, die gesetzlich (z. B. § 616 BGB) oder tariflich/vertraglich geregelt sind. Da diese Tage teils spontan anfallen, ist hier eine clevere Vertretungsregelung nötig.
• Fristen: Der Erholungsurlaub sollte grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ein Übertrag ins Folgejahr ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich (z. B. betriebliche Gründe oder Krankheit des Mitarbeiters).

Zuständigkeiten und Vertretungen bei der Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsverwaltung funktioniert für die Mitarbeiter immer dann am besten, wenn es klare Regeln gibt und diese für alle gleich gelten. Daher gilt es – selbst bei einem so schönen Thema wie dem Urlaub – klare Regeln zu gestalten:

• Verantwortlichkeiten definieren: Wer ist zuständig für die Genehmigung? In kleineren Unternehmen kann das die Geschäftsführung selbst sein, in größeren oft die Personalabteilung oder Teamleiter.
• Vertretungsregelung: Ist jemand im Urlaub, muss eine Vertretung geregelt sein, damit keine wichtigen Aufgaben liegenbleiben. Eine klare Übersicht, wer für wen zuständig ist, verhindert Engpässe.
• Klare Regeln: Lege fest, wie viele Personen gleichzeitig in einer Abteilung fehlen dürfen und wie Urlaubsanträge gestellt werden (z. B. im System, per E-Mail oder Formular).
• Kommunikation: Klare und frühzeitige Information an Mitarbeitende über Deadlines und Zeiträume, in denen Urlaub schwierig oder eingeschränkt möglich ist.

Software zur Urlaubsverwaltung für Mitarbeiter

Je leichter die Urlaubsverwaltung für alle funktioniert, desto weniger Konflikte und Streitpunkte sind zu erwarten. Hier stellen wir dir einige Möglichkeiten für die Verwaltung vor.

Klassiker: Die Exceltabelle

Für kleine Unternehmen und wenige Mitarbeitende kann eine einfache Excel-Tabelle ausreichen. Bedenke aber, dass Feiertage und Ferienzeiten jedes Jahr manuell eingetragen werden müssen, genauso wie der jeweilige Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter. Excel bietet auch kein Genehmigungsverfahren für den Urlaub.

Urlaubsverwaltungs-Software

Es gibt zahlreiche Software, die alleinstehend nur für die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter gedacht ist. Da diese auf ihre Aufgabe spezialisiert ist, bietet sie Vorteile; doch auch einige Nachteile lassen sich nicht vermeiden.

Vorteile:

• Automatische Berechnung der Resturlaubstage
• Antrags- und Genehmigungsverfahren
• Automatische Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Mitarbeitende
• Anträge digital stellen und den Urlaubsstatus einsehen

Nachteile:

Die separate Software muss einzeln geöffnet werden, getrennt von täglich benutzten Tools. Dadurch können wichtige Informationen in Bezug auf den Urlaub aus den Augen geraten.

Kalender-Integration

Der Kalender wird praktisch täglich genutzt und zeigt wichtige Termine und Zeiten für das Unternehmen. Daher lässt sich darin auch der Urlaub verlässlich eintakten.

Eine Integration in gängige Kalender (z.B. Outlook oder Teams) sorgt dafür, dass Urlaube direkt im Unternehmenskalender sichtbar sind – so kann jeder sofort sehen, wer zu welcher Zeit abwesend ist.

Tipp: Du kannst Urlaube direkt in Outlook und Teams genehmigen und Abwesenheitskontingente für Abteilungen festlegen. absentify ergänzt diese Funktionen kostenlos. Die Installation erfolgt mit wenigen Klicks und anschließend ist absentify nicht mehr von der bekannten Microsoft-Oberfläche zu unterscheiden, sodass alle Mitarbeiter sofort mit der Urlaubsverwaltung zurechtkommen.

Mit absentify kann jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten in seinem eigenen Kalender planen. Du behältst dabei den Überblick über die Abwesenheitsansprüche, die verbleibenden Urlaubstage und die Art der in Anspruch genommenen Abwesenheit, ganz ohne manuelle Berechnungen.

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Tipps für eine erfolgreiche Urlaubsverwaltung

• Frühzeitige Urlaubsplanung: Ermutige deine Mitarbeiter, ihren Jahresurlaub weit im Voraus zu planen. So lassen sich Überschneidungen einfacher vermeiden.
• Klare Genehmigungs-Workflows: Lege fest, wie lange es dauert, bis ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. So kann jeder Mitarbeiter zeitnah planen.
• Gerechte Verteilung in Ferienzeiten: Viele möchten oder müssen in Schulferien oder um Feiertage herum Urlaub nehmen. Ein Rotationsprinzip trägt zur gerechten Verteilung bei.
• Kontingente festlegen: In absentify kannst du pro Abteilung eine Mindestbesetzung festlegen, sodass diese auch zu beliebten Zeiten besetzt ist.
• Resturlaub: Überprüfe regelmäßig, wie viel Resturlaub noch vorhanden ist, damit Mitarbeiter diesen auch nutzen können und nicht alles zum Jahresende auflaufen muss. absentify übernimmt die Berechnung automatisch.
• Urlaubspolicies schriftlich festhalten: Definiere alle Regeln und Richtlinien (z. B. Mindestbesetzung, Betriebsurlaub etc.) schriftlich und stelle sie allen Mitarbeitern zur Verfügung. Das sorgt für Klarheit und reduziert Rückfragen.

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