Gestion des vacances des employés

Tout d'abord : observez les bases

Quelle que soit la manière dont vous décidez de gérer la planification des vacances de vos employés, vous devez d'abord vous familiariser avec les fondements et les directives juridiques. Parce que ceux-ci doivent ensuite être intégrés de la manière la plus fluide possible dans la planification proprement dite des vacances.

• Droit au congé légal : En Allemagne, cela représente au moins 24 jours ouvrables par an (pour une semaine de 6 jours) conformément à la loi fédérale sur les congés (BurlG). Pour une semaine de 5 jours, cela correspond à 20 jours de vacances. Si vous accordez un montant plus élevé, le nombre total de jours de vacances respectifs compte généralement pour les employés.
• Conventions collectives ou d'entreprise : Souvent, les conventions collectives ou les accords des comités d'entreprise contiennent des dispositions différentes ou supplémentaires (par exemple, davantage de jours de vacances).
• Congé spécial : Pour certaines occasions (par exemple, mariage, naissance d'un enfant, deuil, déménagement), il peut y avoir droit à un congé spécial, qui est réglementé par la loi (par exemple, § 616 BGB) ou par des conventions collectives/individuelles. Comme ces journées peuvent survenir spontanément, un système de représentation intelligent est nécessaire.
• Date limite : Le congé annuel doit généralement être pris au cours de l'année civile en cours. Le report à l'année suivante n'est possible que sous certaines conditions (par exemple, des raisons opérationnelles ou la maladie du salarié).

Responsabilités et représentations en matière de gestion des vacances

La gestion des vacances fonctionne mieux pour les employés lorsqu'il existe des règles claires qui s'appliquent de la même manière à tout le monde. Par conséquent, même avec un sujet aussi agréable que les vacances, il est important d'établir des règles claires :

• Définissez les responsabilités : Qui est responsable de l'approbation ? Dans les petites entreprises, il peut s'agir de la direction elle-même, dans les grandes entreprises, souvent du service des ressources humaines ou des chefs d'équipe.
• Politique de substitution : Si quelqu'un est en vacances, un remplaçant doit être désigné pour s'assurer qu'aucune tâche importante ne soit négligée. Un aperçu clair de qui est responsable de qui permet d'éviter les goulots d'étranglement.
• Des règles claires : Définissez combien de personnes peuvent être absentes d'un service en même temps et comment les demandes de vacances doivent être soumises (par exemple, dans le système, par e-mail ou par formulaire).
• Communiquer : Informer clairement et rapidement les employés sur les délais et les périodes pendant lesquels la prise de congés peut être difficile ou limitée.

Logiciel de gestion des vacances des employés

Plus la gestion des vacances est facile pour tout le monde, moins il faut s'attendre à des conflits et à des points de discorde. Nous vous présentons ici quelques options de gestion.

Classique : la feuille de calcul Excel

Pour les petites entreprises comptant peu d'employés, une simple feuille de calcul Excel peut suffire. Cependant, gardez à l'esprit que les jours fériés et les périodes de vacances doivent être saisis manuellement chaque année, ainsi que le droit aux vacances correspondant pour chaque employé. Excel ne propose pas non plus de processus d'approbation des congés.

Logiciel de gestion des vacances

Il existe de nombreux logiciels conçus uniquement pour la gestion des congés des employés. Comme ils sont spécialisés dans cette tâche, ils présentent des avantages, mais certains inconvénients sont inévitables.

Avantages :

• Calcul automatique des jours de vacances restants
• Processus de demande et d'approbation
• Notifications automatiques aux superviseurs et aux employés
• Soumettez les candidatures par voie numérique et consultez le statut des vacances

Inconvénients :

Les logiciels séparés doivent être ouverts individuellement, à l'exception des outils utilisés quotidiennement. Par conséquent, des informations importantes concernant les vacances peuvent être négligées.

Intégration du calendrier

Le calendrier est utilisé pratiquement tous les jours et affiche les rendez-vous et les heures importants pour l'entreprise. Par conséquent, il permet également une planification fiable des vacances.

L'intégration dans des calendriers courants (par exemple, Outlook ou Teams) garantit que les vacances sont directement visibles dans le calendrier de l'entreprise, ce qui permet à chacun de voir immédiatement qui est absent à un moment donné.

Conseil :

Vous pouvez approuver les vacances directement dans Outlook et Teams et définir des quotas d'absence pour les départements. Absentify complète ces fonctionnalités gratuitement. L'installation se fait en quelques clics et ensuite, Absentify est impossible à distinguer de l'interface Microsoft familière, de sorte que tous les employés peuvent immédiatement gérer les vacances.

Avec Absentify, chaque employé peut planifier ses absences dans son propre calendrier. Vous conservez une vue d'ensemble des droits d'absence, des jours de vacances restants et du type d'absence prise, le tout sans calculs manuels.

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Conseils pour une gestion des vacances réussie

• Planification anticipée des vacances : Encouragez vos employés à planifier leurs congés annuels bien à l'avance. Cela permet d'éviter plus facilement les chevauchements.
• Des flux de travail d'approbation clairs : Définissez le temps nécessaire pour qu'une demande soit approuvée ou rejetée. Cela permet à chaque employé de planifier en temps opportun.
• Distribution équitable pendant les fêtes de fin d'année : De nombreuses personnes souhaitent ou ont besoin de prendre des congés pendant les vacances scolaires ou pendant les jours fériés. Un principe de rotation contribue à une distribution équitable.
• Définissez des quotas : En cas d'absence, vous pouvez spécifier un niveau d'effectifs minimum pour chaque département afin de vous assurer qu'il dispose de personnel même en période de forte affluence.
• Congé restant : Vérifiez régulièrement combien de congés sont encore disponibles afin que les employés puissent les utiliser et que tout ne soit pas cumulé à la fin de l'année. Absentify se charge automatiquement du calcul.
• Documentez les politiques relatives aux vacances : Définissez toutes les règles et directives (par exemple, personnel minimum, vacances d'entreprise, etc.) par écrit et mettez-les à la disposition de tous les employés. Cela garantit la clarté et réduit le nombre de questions de suivi.

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