Gestión de vacaciones de empleados

Primero: observe lo básico

Independientemente de cómo decida administrar la programación de vacaciones de sus empleados, primero debe familiarizarse con los fundamentos y las pautas legales. Porque, a continuación, deben integrarse en la planificación real de las vacaciones de la forma más fluida posible.

• Derecho a licencia legal: En Alemania, esto es al menos 24 días hábiles al año (para una semana de 6 días) según la Ley Federal de Licencia (BuRlG). Para una semana de 5 días, esto corresponde a 20 días de vacaciones. Si concedes más, el número total de sus respectivos días de vacaciones normalmente cuenta para los empleados.
• Convenios colectivos o de empresa: A menudo, los acuerdos de negociación colectiva o los acuerdos de comités de empresa contienen disposiciones diferentes o complementarias (por ejemplo, más días de vacaciones).
• Licencia especial: En determinadas ocasiones (por ejemplo, una boda, el nacimiento de un hijo, un duelo o una mudanza), es posible que se dé derecho a una licencia especial, que está regulada por la ley (por ejemplo, el artículo 616 del BGB) o por acuerdos colectivos o individuales. Dado que estos días pueden ocurrir de forma espontánea, es necesario disponer de una representación inteligente.
• Fecha límite: Por lo general, las vacaciones anuales deben tomarse dentro del año natural en curso. Su prolongación al año siguiente solo es posible en determinadas condiciones (por ejemplo, por motivos laborales o por enfermedad del empleado).

Responsabilidades y representaciones en la gestión de vacaciones

La gestión de vacaciones funciona mejor para los empleados cuando hay reglas claras que se aplican por igual a todos. Por eso, incluso con un tema tan agradable como las vacaciones, es importante establecer reglas claras:

• Defina las responsabilidades: ¿Quién es responsable de la aprobación? En las empresas más pequeñas, puede ser la propia dirección; en las más grandes, suelen ser los líderes del departamento de recursos humanos o de los equipos.
• Política de sustitución: Si alguien está de vacaciones, se debe contratar un sustituto para garantizar que no se descuide ninguna tarea importante. Una visión general clara de quién es responsable de quién evita los cuellos de botella.
• Reglas claras: Defina cuántas personas pueden ausentarse de un departamento al mismo tiempo y cómo deben enviarse las solicitudes de vacaciones (por ejemplo, en el sistema, por correo electrónico o en un formulario).
• Comunicación: Información clara y temprana a los empleados sobre las fechas límite y los períodos durante los cuales la licencia puede resultar difícil o restringida.

Software de gestión de vacaciones para empleados

Cuanto más fácil sea la gestión de las vacaciones para todos, menos conflictos y puntos de controversia se pueden esperar. Aquí le presentamos algunas opciones de gestión.

Clásico: La hoja de cálculo de Excel

Para pequeñas empresas y pocos empleados, una simple hoja de cálculo de Excel puede ser suficiente. Sin embargo, tenga en cuenta que los días festivos y los períodos de vacaciones deben ingresarse manualmente cada año, así como el derecho de vacaciones respectivo para cada empleado. Excel tampoco ofrece un proceso de aprobación de las licencias.

Software de gestión de vacaciones

Existen numerosos programas de software diseñados exclusivamente para gestionar las licencias de los empleados. Como están especializados para esta tarea, ofrecen ventajas; sin embargo, algunas desventajas son inevitables.

Ventajas:

• Cálculo automático de los días de vacaciones restantes
• Proceso de solicitud y aprobación
• Notificaciones automáticas a supervisores y empleados
• Presente las solicitudes digitalmente y vea el estado de las vacaciones

Desventajas:

El software independiente debe abrirse de forma individual, aparte de las herramientas que se utilizan a diario. Como resultado, puede pasarse por alto información importante sobre las vacaciones.

Integración de calendarios

El calendario se usa prácticamente todos los días y muestra las citas y horarios importantes para la empresa. Por lo tanto, también permite programar las vacaciones de manera confiable.

La integración en calendarios comunes (por ejemplo, Outlook o Teams) garantiza que las vacaciones estén directamente visibles en el calendario de la empresa, lo que permite a todos ver de inmediato quién está ausente en un momento dado.

Consejo:

Puede aprobar las vacaciones directamente en Outlook y Teams y establecer cuotas de ausencias para los departamentos. absentify complementa estas funciones de forma gratuita. La instalación se realiza con unos pocos clics y, después, absentify no se distingue de la conocida interfaz de Microsoft, de modo que todos los empleados pueden gestionar inmediatamente las vacaciones.

Con absentify, cada empleado puede planificar sus ausencias en su propio calendario. Mantienes una visión general de los derechos de ausencia, los días de vacaciones restantes y el tipo de ausencia realizada, todo ello sin necesidad de realizar cálculos manuales.

{{cta-2}}

Consejos para una gestión exitosa de las vacaciones

• Planificación anticipada de vacaciones: Anime a sus empleados a planificar sus vacaciones anuales con mucha antelación. Esto hace que sea más fácil evitar las superposiciones.
• Flujos de trabajo de aprobación claros: Defina cuánto tiempo tarda una solicitud en aprobarse o rechazarse. Esto permite que cada empleado planifique de manera oportuna.
• Distribución justa durante las temporadas navideñas: Muchas personas desean o necesitan tomarse un tiempo libre durante las vacaciones escolares o cerca de los días festivos. El principio de rotación contribuye a una distribución justa.
• Establece cuotas: En ausencia, puede especificar un nivel mínimo de personal para cada departamento a fin de garantizar que cuente con personal incluso en épocas populares.
• Permiso restante: Compruebe periódicamente la cantidad de licencia restante que queda disponible para que los empleados puedan utilizarla y no todo tenga que acumularse al final del año. Absentify se encarga automáticamente del cálculo.
• Documente las políticas de vacaciones: Defina todas las reglas y directrices (por ejemplo, personal mínimo, vacaciones de la empresa, etc.) por escrito y póngalas a disposición de todos los empleados. Esto garantiza la claridad y reduce las preguntas de seguimiento.

{{cat}}