Calculer le taux de maladie : guide pour les ressources humaines et les responsables

Taux de maladie — L'essentiel expliqué en 60 secondes :

• Calculez le taux de maladie de manière fiable: La formule (jours de maladie ÷ jours ouvrables cibles) × 100 permet de déterminer de manière transparente la proportion d'interruptions liées à la maladie dans l'entreprise.
• Points de référence et valeurs comparatives: Un taux de maladie de 5 à 6 % est considéré comme la moyenne nationale, les valeurs supérieures à 6 % indiquent la nécessité d'agir. Important : le temps partiel, la rotation du personnel et les maladies de longue durée doivent être correctement comptabilisés.
• Comprenez les causes et prenez des contre-mesures ciblées: Les facteurs déclencheurs courants des taux de maladie élevés sont le stress psychologique, une mauvaise ergonomie et le risque d'infection. Des mesures telles que la flexibilité des horaires de travail, les services de santé ou les ajustements ergonomiques ont un effet préventif.
• Gestion numérique des absences avec absentify: L'outil permet l'enregistrement et l'analyse automatiques des notes de maladie, fournit des tableaux de bord en temps réel et des systèmes d'alerte précoce pour les cadres.

Calculer le taux de maladie — Définition et démarcation

Le taux de maladie indique en pourcentage combien de jours ouvrables les employés sont absents pour cause de maladie au cours de la période sélectionnée. Cela inclut uniquement les absences certifiées médicalement, afin de représenter clairement état de santé de l'équipe.

Contrairement au taux d'absentéisme, qui inclut toutes les absences telles que les vacances ou la formation, le taux de maladie se concentre exclusivement sur les absences pour cause de maladie. Par conséquent, il convient à la détermination spécifique de les coûts liés à la santé et la perte de ressources.

Comment est calculé le taux de maladie ?

Pour calculer le taux de maladie, le nombre total de jours d'absence pour cause de maladie ainsi que le nombre total de jours de travail prévus sont nécessaires.

La formule de calcul du taux de maladie est la suivante :

Taux de maladie (%) = (Nombre total de jours d'absence pour cause de maladie ÷ Nombre total de jours de travail prévus) × 100

Supposons qu'au cours d'un trimestre, votre équipe dispose de 40 jours de maladie certifiés et que les jours de travail contractuels pour tous les employés s'élèvent à 800, ce qui se traduit par un taux de maladie de 5 % (40 ÷ 800 × 100). Ce pourcentage indique qu'en théorie, 5 % du temps de travail rémunéré au cours de la période mentionnée a été perdu pour cause de maladie.

Données et enregistrement requis : jours de maladie par employé

Pour le taux de maladie, vous avez besoin deux chiffres:

1. Nombre total de jours de maladie cumulés
2. Nombre total de jours de travail requis

Vous pouvez le capturer en procédant comme suit :

• Compter les jours de maladie : Chaque jour d'absence certifié médicalement (journée complète = 1, demi-journée = 0,5) est inclus dans le décompte total.
• Déterminez les jours ouvrables cibles : Additionnez les jours de travail convenus contractuellement pour tous les employés et soustrayez les vacances et les jours fériés.
• Remarque sur les cas particuliers : Les employés à temps partiel et les fluctuations des effectifs sont pris en compte proportionnellement.

Cas particuliers dans le calcul du taux de maladie

Dans la pratique, situations exceptionnelles se produisent souvent que vous devez gérer séparément pour vous assurer que le taux n'est pas biaisé :

• Enregistrez les employés à temps partiel au prorata : Comptez les jours de travail convenus contractuellement de l'employé à temps partiel (par exemple, 2 jours par semaine) et multipliez-les par le nombre de semaines de la période.
• Compenser la rotation du personnel : Calculez les jours ouvrables cibles en fonction du nombre moyen d'employés au cours de la période (équivalents temps plein) ou suivez séparément le taux de maladie mensuel/trimestriel, puis formez la moyenne.
• Les personnes malades de longue durée prennent note : Décidez si les jours d'absence après la fin des 42 jours de maintien de salaire doivent toujours être inclus dans les statistiques de maladie ou en être exclus.
• Exclure les défaillances opérationnelles : Les dysfonctionnements techniques, les grèves ou les jours fériés ne sont pas des jours de maladie. Déduisez ces jours des jours ouvrables cibles afin qu'ils ne faussent pas le taux de maladie.

Qu'est-ce qu'un taux de maladie normal ?

À titre indicatif, le taux de maladie moyen en Allemagne est d'environ 5 à 6 %. Les valeurs inférieures à 3 % sont considérées comme faibles, comprises entre 3 et 5 % en moyenne et supérieures à 5 % comme élevées.

• Moyenne nationale : Environ 5 à 6 %
• Différences entre les industries : Les soins de santé et la logistique dépassent souvent les 6 %, les technologies de l'information et la banque entre 3 et 4 %.

Conseil : Comparez le taux de maladie avec les chiffres de l'année précédente et les données départementales pour identifier rapidement les tendances et réagir en conséquence.

Les raisons d'un taux élevé de maladie

Un taux de maladie supérieur à la moyenne affecte directement productivité, coûts et dynamique d'équipe. Les principales causes sont les suivantes :

• Mauvaises conditions de travail : Une ergonomie inadéquate et une ventilation insuffisante contribuent aux problèmes de dos et aux infections respiratoires, ce qui entraîne une augmentation de l'absentéisme.
• Entrainement excessif : La pression temporelle persistante et les heures supplémentaires fréquentes entraînent un épuisement, ce qui affaiblit le système immunitaire et augmente l'absentéisme.
• Risques d'infection : Les espaces communs dépourvus de mesures d'hygiène adéquates facilitent la propagation du rhume et de la grippe, ce qui entraîne l'absence de plusieurs employés en même temps.
• Fatigue mentale : Une disponibilité constante sans phases de rétablissement claires favorise les symptômes de l'épuisement professionnel et entraîne ainsi une augmentation des congés de maladie.

Impacts d'un taux de maladie élevé

Un taux d'absentéisme pour cause de maladie supérieur à la moyenne affecte directement productivité, coûts et dynamique d'équipe. Parmi les conséquences les plus dramatiques, citons :

• Perte de productivité : Chaque jour d'absence pour cause de maladie réduit les heures de travail disponibles, ce qui retarde les projets et met en péril les délais.
• Coûts de personnel accrus : Le maintien du paiement des salaires en cas de maladie, le recours à des substituts ou à des prestataires de services externes font grimper les dépenses de personnel.
• Fardeau pour le reste de l'équipe : Les absences fréquentes répartissent des tâches supplémentaires aux employés en bonne santé, ce qui entraîne du stress, une baisse de motivation et de nouvelles absences.
• Incertitude en matière de planification : Les absences imprévisibles compliquent le déploiement et la planification des capacités pour les cadres.

Mesures visant à lutter contre un taux élevé de maladie

Un taux élevé de maladie nécessite étapes ciblées, pour réduire l'absentéisme et améliorer la santé des employés :

• Améliorez le lieu de travail : Assurez-vous d'enfreindre les règles et vérifiez la ventilation. Un mobilier ergonomique et un entretien régulier réduisent les risques pour la santé.
• Offres de promotion de la santé : Proposer des examens de santé au travail et des campagnes de vaccination. Organisez des ateliers sur les exercices du dos ou la réduction du stress afin de réduire l'absentéisme.
• Instaurer des horaires de travail flexibles : Permettez un horaire flexible ou le télétravail pour réduire le risque d'infection pendant la saison grippale et créer des périodes de repos.
• Promouvoir la communication : Établissez des canaux de signalement clairs pour les notifications de congés de maladie. Des discussions régulières entre les managers et les employés révèlent des sources de stress.
• Programmes de bien-être des employés : Organisez des journées d'activités telles que des « pauses d'exercice » ou des groupes de marche. Les activités partagées renforcent la cohésion de l'équipe et réduisent les symptômes de stress.
• Détection précoce grâce à gestion des absences: Utilisez des outils tels que Absentify pour suivre les absences en temps réel. Si le taux augmente dans une équipe, vous pouvez prendre des mesures ciblées à temps.

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Enregistrez les absences en ligne, avec Absentify comme outil pratique

UNE système supporté numériquement permet d'enregistrer les jours de maladie immédiatement et complètement, sans avoir besoin de maintenance manuelle des tables. Absentify s'occupe de collecte, calcul et analyse de données, afin que vous puissiez accéder à tout moment à des chiffres confidentiels et actualisés :

Notification automatique des congés de maladie via Teams ou Outlook

Les employés saisissent leur congé de maladie directement dans Microsoft Teams ou Outlook. Absentifiez immédiatement les enregistrements chaque jour déclaré, afin qu'aucun jour d'absence ne soit perdu.

Une base de données au lieu de feuilles de calcul Excel

Les données relatives aux employés absents et à leurs temps d'arrêt sont regroupées dans un seul système. Les doubles réservations et les versions obsolètes appartiennent au passé.

Calcul en temps réel du taux de maladie

Absentify consolide automatiquement tous les jours de maladie enregistrés et les jours ouvrables requis. Vous pouvez consulter immédiatement le taux de maladie actuel, sans saisie manuelle ni ajustement de formule.

Des évaluations et des tableaux de bord uniques

Grâce à des rapports prédéfinis, vous pouvez obtenir le nombre moyen de jours de maladie par employé, la répartition par département et les tendances sur une période donnée. Vous pouvez créer vos propres graphiques selon vos besoins à l'aide du connecteur Power-BI.

Détection précoce et notifications

Si la proportion d'absences pour cause de maladie dans une équipe dépasse une limite définie, absentify envoie automatiquement un avertissement à la direction. Cela vous permet d'intervenir rapidement.