Calcule la tasa de enfermedad: guía para gerentes y recursos humanos

Tasa de enfermedad: lo esencial explicado en 60 segundos:

• Calcule la tasa de enfermedad de manera confiable: La fórmula (días de enfermedad ÷ días laborables objetivo) × 100 permite determinar de forma transparente la proporción de tiempo de inactividad relacionado con la enfermedad en la empresa.
• Puntos de referencia y valores comparativos: Una tasa de enfermedad del 5 al 6% se considera la media nacional; los valores superiores al 6% indican la necesidad de actuar. Importante: La enfermedad a tiempo parcial, la rotación y la enfermedad de larga duración deben contabilizarse correctamente.
• Comprenda las causas y tome contramedidas específicas: Los factores desencadenantes comunes de las altas tasas de enfermedad incluyen el estrés psicológico, la mala ergonomía y el riesgo de infección. Medidas como los horarios de trabajo flexibles, los servicios de salud o los ajustes ergonómicos tienen un efecto preventivo.
• Gestión digital de ausencias con absentify: La herramienta permite el registro y el análisis automáticos de las notas de enfermedad, proporciona paneles de control en tiempo real y sistemas de alerta temprana para los ejecutivos.

Calcular la tasa de enfermedad: definición y demarcación

La tasa de enfermedad indica en términos porcentuales cuántos días de trabajo los empleados están ausentes durante el período seleccionado debido a una enfermedad. Esto incluye solo las ausencias certificadas médicamente, a fin de representar claramente a la estado de salud del equipo.

A diferencia del tasa de absentismo, que incluye todas las ausencias, como vacaciones o entrenamientos, la tasa de enfermedad se centra exclusivamente en las ausencias por enfermedad. Por lo tanto, es adecuado para determinar específicamente la costos relacionados con la salud y pérdida de recursos.

¿Cómo se calcula la tasa de enfermedad?

Para calcular la tasa de enfermedad, se necesita el número total de días de ausencia por enfermedad, así como el número total de días de trabajo programados.

La fórmula para calcular la tasa de enfermedad es:

Tasa de enfermedad (%) = (Número total de días de ausencia por enfermedad ÷ Número total de días de trabajo programados) × 100

Supongamos que en un trimestre, su equipo tiene 40 días de enfermedad certificados y los días laborales contractuales para todos los empleados ascienden a 800, esto se traduce en un tasa de enfermedad del 5% (40 ÷ 800 × 100). Este porcentaje indica que, en teoría, el 5% del tiempo de trabajo remunerado en el período mencionado se perdió debido a una enfermedad.

Datos y registro requeridos: días de enfermedad por empleado

Para la tasa de enfermedad que necesita dos números:

1. Número total de días de enfermedad acumulados
2. Número total de días laborables requeridos

Puede capturar esto mediante el siguiente procedimiento:

• Contar los días de enfermedad: Cada día de ausencia certificado por un médico (día completo = 1, medio día = 0,5) se incluye en el recuento total.
• Determine los días hábiles objetivo: Sume los días laborables acordados contractualmente de todos los empleados y reste las vacaciones y los días festivos.
• Nota sobre casos especiales: Los empleados a tiempo parcial y las fluctuaciones del número de personal se tienen en cuenta proporcionalmente.

Casos especiales en el cálculo de la tasa de enfermedad

En la práctica, situaciones excepcionales suelen ocurrir que debes gestionar por separado para garantizar que la tarifa no esté sesgada:

• Registre los empleados a tiempo parcial de forma prorrateada: Cuente los días hábiles acordados contractualmente del empleado a tiempo parcial (por ejemplo, 2 días a la semana) y multiplíquelos por el número de semanas del período.
• Compensar la rotación de empleados: Calcule el objetivo de días hábiles en función del número promedio de empleados durante el período (equivalentes a tiempo completo) o realice un seguimiento de la tasa de enfermedad mensual/trimestral por separado y, a continuación, calcule el promedio.
• Las personas enfermas de larga duración deben tomar nota de: Decida si los días de ausencia después del final de los 42 días de salario continuo deben seguir incluyéndose en las estadísticas de enfermedad o excluirse.
• Excluya las fallas operativas: Las averías técnicas, las huelgas o los días festivos de la empresa no son días de enfermedad. Deduzca esos días de los días hábiles objetivo para que no distorsionen la tasa de enfermedad.

¿Qué es una tasa de enfermedad normal?

Como pauta aproximada, la tasa media de enfermedad en Alemania es de aproximadamente 5 a 6%. Los valores por debajo del 3% se consideran bajos, entre el 3 y el 5% como promedio, y por encima del 5% como altos.

• Promedio nacional: Aproximadamente del 5 al 6%
• Diferencias de la industria: La asistencia sanitaria y la logística suelen superar el 6%, mientras que la TI y la banca rondan entre el 3 y el 4%.

Consejo: compare la tasa de enfermedad con las cifras del año anterior y los datos departamentales para identificar las tendencias a tiempo y responder en consecuencia.

Razones de una alta tasa de enfermedad

Una tasa de enfermedad superior a la media afecta directamente productividad, costos y dinámica de equipo. Las principales causas son:

• Malas condiciones de trabajo: La ergonomía inadecuada y la ventilación insuficiente contribuyen a problemas de espalda e infecciones respiratorias, lo que lleva a un aumento del absentismo.
• Tensión excesiva: La presión de tiempo persistente y las horas extras frecuentes provocan agotamiento, lo que debilita el sistema inmunitario y aumenta el absentismo.
• Riesgos de infección: Los espacios comunes sin las medidas de higiene adecuadas facilitan la propagación de los resfriados y la gripe, lo que hace que varios empleados estén ausentes al mismo tiempo.
• Tensión mental: La disponibilidad constante sin fases de recuperación claras promueve los síntomas de agotamiento y, por lo tanto, conduce a más bajas por enfermedad.

Impactos de una alta tasa de enfermedad

Una tasa de ausencias por enfermedad superior a la media afecta directamente productividad, costos y dinámica de equipo. Entre las consecuencias más drásticas se encuentran:

• Pérdida de productividad: Cada día de ausencia por enfermedad reduce las horas de trabajo disponibles, lo que retrasa los proyectos y pone en peligro los plazos.
• Aumento de los costos de personal: El pago continuo de los salarios en caso de enfermedad, el uso de sustitutos o proveedores de servicios externos aumentan los gastos de personal.
• Carga para el equipo restante: Las ausencias frecuentes distribuyen las tareas adicionales a los empleados sanos, lo que provoca estrés, baja motivación y más ausencias.
• Incertidumbre en la planificación: Las ausencias impredecibles complican la planificación del despliegue y la capacidad de los ejecutivos.

Medidas contra una alta tasa de enfermedad

Una alta tasa de enfermedad requiere pasos específicos, para reducir el absentismo y mejorar la salud de los empleados:

• Mejore el lugar de trabajo: Asegúrese de infringir las normas y compruebe la ventilación. Los muebles ergonómicos y el mantenimiento regular reducen los riesgos para la salud.
• La promoción de la salud ofrece: Proporcionar exámenes de salud ocupacional y campañas de vacunación. Organice talleres sobre ejercicios para la espalda o reducción del estrés para disminuir el absentismo.
• Introducir horarios de trabajo flexibles: Permita el horario flexible o el trabajo remoto para reducir el riesgo de infección durante la temporada de gripe y crear períodos de descanso.
• Promover la comunicación: Establezca canales de denuncia claros para las notificaciones de bajas por enfermedad. Las conversaciones periódicas entre los gerentes y los empleados revelan las fuentes de estrés.
• Programas de bienestar para empleados: Inicie días de actividad, como «descansos para hacer ejercicio» o grupos de caminatas. Las actividades compartidas fortalecen la cohesión del equipo y reducen los síntomas del estrés.
• Detección temprana mediante gestión de ausencias: Usa herramientas como absentify para monitorear las ausencias en tiempo real. Si la tasa aumenta en un equipo, puedes tomar medidas específicas a tiempo.

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Registre las ausencias en línea, con absentify como herramienta práctica

UN sistema con soporte digital ayuda a registrar los días de enfermedad de forma inmediata y completa, sin necesidad de realizar un mantenimiento manual de la mesa. absentify se encarga de la recopilación, cálculo y análisis de datos, para que pueda acceder a cifras confidenciales y actualizadas en cualquier momento:

Notificación automática de bajas por enfermedad a través de Teams o Outlook

Los empleados registran su licencia por enfermedad directamente en Microsoft Teams o Outlook. Registra inmediatamente los registros de ausencias de cada día denunciado, para que no se pierda ningún día de ausencia.

Una base de datos en lugar de hojas de cálculo de Excel

Los empleados ausentes y sus datos de tiempo de inactividad están contenidos en un único sistema. Las reservas dobles y las versiones anticuadas son cosa del pasado.

Cálculo en tiempo real de la tasa de enfermedad

Absentify consolida automáticamente todos los días de enfermedad registrados y los días de trabajo requeridos. Puede ver de inmediato la tasa de enfermedad actual, sin necesidad de introducir datos manuales ni ajustar la fórmula.

Evaluaciones y paneles únicos

Con los informes predefinidos, obtiene el promedio de días de enfermedad por empleado, la distribución por departamentos y las tendencias en cualquier período de tiempo. Puede crear sus propios gráficos según sea necesario con el conector Power-BI.

Detección temprana y notificaciones

Si la proporción de ausencias por enfermedad en un equipo supera un límite definido, absentify envía automáticamente una advertencia a la dirección. Esto le permite intervenir de manera oportuna.