Seguimiento de las bajas por enfermedad: cómo vigilar las ausencias relacionadas con una enfermedad

Seguimiento de las bajas por enfermedad: resumen de lo esencial

• La licencia por enfermedad debe documentarse de conformidad con los requisitos legales y del RGPD; de lo contrario, pueden surgir problemas legales y organizativos.
• Excel alcanza rápidamente sus límites a medida que aumenta el número de empleados, debido a la falta de automatización y control de acceso.
• Los procesos uniformes con una asignación clara de tareas reducen los errores, garantizan la claridad y ahorran tiempo en la administración.
• Absentify simplifica la gestión de las notas de enfermedad y permite realizar evaluaciones, recordatorios y archivar de forma segura.

Por qué necesita hacer un seguimiento de las bajas por enfermedad y qué pasa sin un sistema

Quienes no documentan las ausencias relacionadas con una enfermedad de manera estructurada corren el riesgo procesos defectuosos, responsabilidades poco claras y problemas de protección de datos. En muchas empresas, no existe un método uniforme de grabación. Las notas sobre enfermedades llegan por correo electrónico, terminan en algún lugar de la bandeja de entrada y, por lo tanto, son difíciles de encontrar.

Lo que a menudo sale mal en la práctica

• Aunque se anuncia la baja por enfermedad, no se registra correctamente.
• Falta un certificado de incapacidad laboral o llega tarde.
• Los supervisores no saben quién está presente y la cobertura de vacaciones no está planificada en consecuencia.
• Los empleados aparecen en el cronograma a pesar de que han llamado para decir que están enfermos.

Estas situaciones conducen a esfuerzo innecesario en RRHH y gestión de equipos, crean confusión entre los colegas y hacen que la planificación del personal sea propensa a errores.

Cuando se vuelve problemático

Wenn du Krankmeldungen nicht verlässlich dokumentierst, entstehen zum einen organisatorische Probleme. Zum anderen geraten temas rectos wie Lohnfortzahlung, Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt oder Aufbewahrungsfristen nach DSGVO in den Fokus.

Si un incumplimiento no se registra correctamente, por ejemplo, puede ocurrir que se siga pagando un salario demasiado alto o que no se cumpla el plazo para el pago de la prestación por enfermedad.

La visión general es la base de la planificación

Cualquier persona que documente la licencia por enfermedad también crea una descripción general de:

• la disponibilidad en el equipo
• errores recurrentes o patrones perceptibles
• certificados de licencia por enfermedad abiertos

Al mantener un registro claro de la licencia por enfermedad de los empleados, es posible comprender los períodos de enfermedad, planificar la cobertura de manera más eficaz y evitar las preguntas de seguimiento. Sin una búsqueda prolongada.

Documentar la licencia por enfermedad de conformidad con el RGPD: ¿qué está permitido y qué no?

Cualquier persona que documente la licencia por enfermedad está procesando datos de salud sensibles. Esto se incluye Artículo 9 del RGPD y exige normas claras.

No basta con anotar la información en alguna parte. Aquellos que quieren estar seguros necesitan procesos rastreables, un interés legítimo e implementaciones técnicamente limpias.

Puede registrar esta información para las notificaciones de licencia por enfermedad

No se permite: Diagnósticos, detalles médicos o información sobre la naturaleza de la enfermedad.

Importante: Incluso si los empleados comparten más de forma voluntaria, solo se puede documentar lo mínimo.

Observe los períodos de retención

La documentación de la baja por enfermedad no está sujeta a cualquier período de retención legal fijo. En la práctica, se aplican los siguientes períodos de retención recomendados para las notas de enfermedad:

• 3 años: Por lo general, es suficiente como prueba de la continuación de la remuneración.
• 4 años: Las solicitudes de reembolso contra las compañías de seguros de salud se pueden presentar hasta cuatro años después del final del año calendario.
• 6 años: Cuando la licencia por enfermedad adquiere relevancia a efectos fiscales (por ejemplo, en la contabilidad de nóminas o en las auditorías).

Sin embargo, de acuerdo con el GDPR, los datos solo pueden almacenarse durante el tiempo que sea necesario para el propósito respectivo. Una vez que ya no exista un motivo legal u organizativo, deben eliminarse o anonimizarse.

¿Quién puede ver la información sobre la licencia por enfermedad?

No todos los ejecutivos deberían tener acceso a toda la información. A acceso claramente regulado protege la privacidad de los empleados y de la empresa contra las violaciones.

Control de acceso recomendado:

• HORA consulta todos los detalles sobre la gestión de la incapacidad laboral, incluidos el estado de incapacidad y los documentos.
• Líderes de equipo consulte los períodos de ausencia y el estado de la licencia por enfermedad, pero no detalles médicos.
• Colegas puede ver si alguien está enfermo y durante cuánto tiempo se espera que lo esté, pero no por qué.

Una herramienta adecuada establece automáticamente dichos permisos de acceso. Esto mantiene la administración legalmente compatible y sin esfuerzo adicional.

Seguimiento de las bajas por enfermedad con Excel, software de recursos humanos o herramientas especializadas

Muchas empresas comienzan con Excel. Y con frecuencia se quedan con él más tiempo del recomendable. Si bien es rápido configurar una hoja de cálculo, el esfuerzo de mantenimiento aumenta con cada empleado adicional. Los errores se acumulan, se pierde la visión general y, cuando alguien está de vacaciones o sustituyendo a otro, falta información importante.

Gestionar las bajas por enfermedad en Excel: ¿es suficiente?

Una plantilla de Excel para registrar las bajas por enfermedad puede ser una solución provisional para equipos pequeños. Sin embargo, hay límites claros:

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A más tardar, cuando se trata de varios departamentos, se cambian responsabilidades o se prolongan los tiempos de inactividad, se convierte en poco práctico, para hacer un seguimiento de las bajas por enfermedad con Excel.

Software de recursos humanos: a menudo completo, pero no siempre personalizable

Muchos sistemas de recursos humanos ofrecen módulos para la gestión de ausencias, normalmente integrados en una suite más grande. Quienes ya utilizan este tipo de software pueden llevar un registro de las notas de enfermedad allí.

Es importante que:

• Los datos de RRHH se gestionan de conformidad con el RGPD
• Los roles y los derechos de acceso están claramente definidos
• el proceso se ejecuta de la forma más automatizada posible

Se vuelve problemático cuando hay que abrir, configurar o incluso ampliar todo el sistema para obtener simples notas de enfermedad. No todos los programas son adecuados para el uso diario.

Registro de bajas por enfermedad con absentify

Si está buscando un Una forma limpia y claramente estructurada para gestionar de forma fiable las bajas por enfermedad en su empresa, absentify es una solución adecuada. Especialmente para las organizaciones que trabajan con Microsoft 365.

ausentificar es totalmente integrado con Microsoft 365 y funciona a la perfección con Outlook, Teams y el calendario de Microsoft. Las bajas por enfermedad se pueden registrar en solo unos segundos, el calendario se actualiza automáticamente y todos los involucrados se mantienen informados. Sin consultas ni búsquedas adicionales.

Las ventajas de ausentarse de un vistazo:

• Entrada directa de notas de enfermedad en el calendario de Outlook
• Control de acceso basado en roles (RRHH, supervisores, empleados)
• Historial claro de todos los períodos de enfermedad
• Notificaciones automáticas para informes nuevos o ampliados
• Funciones de exportación para contabilidad de nóminas o recursos humanos

Útil: Los departamentos de recursos humanos pueden ver de un vistazo qué notificaciones de baja por enfermedad están pendientes, qué certificados de incapacidad laboral faltan y cuántos días de enfermedad se han acumulado ya. Sin tener que volver a calcularlos ni coordinarlos por correo electrónico.

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Así es como se rastrean las notificaciones de baja por enfermedad de una manera clara y que cumple con la ley

Independientemente de cómo utilices absentify o configures un sistema existente: es importante tener un proceso claro, que alivia a todas las partes implicadas y no deja lagunas. Los siguientes pasos proporcionan un enfoque estructurado para registrar con precisión las licencias por enfermedad.

Paso 1: Establecer el procedimiento de presentación de informes

Establecer una política obligatoria sobre cómo deben los empleados denunciar su enfermedad. Idealmente uniforme, por ejemplo, por correo electrónico a una dirección relevante o mediante un formulario. Las denuncias telefónicas deben documentarse para garantizar que no se pierda ninguna información.

Consejo: absentify permite la presentación de informes directos a través de Microsoft Teams o Outlook. Esto ahorra desvíos.

Paso 2: Documentar la licencia por enfermedad

Capture la siguiente información:

• Nombre del empleado
• Inicio de la baja por enfermedad
• Duración estimada (si se conoce)
• Licencia por enfermedad anunciada o ya recibida
• Informe inicial o de seguimiento

Estos datos son suficientes para documentar la ausencia de forma comprensible, sin capturar contenido confidencial.

Paso 3: Registrar el certificado de licencia por enfermedad

Anote la fecha en que se recibió la nota de enfermedad. Registre también si sigue sin problemas a la ausencia reportada. Las notas de enfermedad retrospectivas deben marcarse por separado.

Idealmente, el la nota de enfermedad se adjunta como un archivo en un sistema seguro, no como un archivo adjunto de correo electrónico en la bandeja de entrada.

Paso 4: Hacer visible la disponibilidad en el calendario

Para que los supervisores y colegas sepan quién está ausente, el estado de ausencia, como «enfermo» o, en general, «ausente», debería aparecer automática y claramente en el calendario.

Paso 5: Documentar los días de enfermedad

Graba el número de días de enfermedad por caso y por año. Esto ayuda con las consultas, las estadísticas y, posiblemente, con el pago continuo de los salarios.

Paso 6: Archivar y regular el acceso

Todos los datos deben almacenarse a prueba de manipulaciones, pero solo durante el tiempo que sea necesario. Defina plazos de eliminación claros y asigne derechos de acceso. Los recursos humanos y la administración deberían tener más visibilidad que los líderes de equipo. Los empleados deben poder ver sus propios datos, pero no los de los demás.

A través de herramientas como la Función Insights de ausentificación, puede identificar desde el principio si hay problemas de planificación y puede involucrar a los supervisores o al departamento de recursos humanos de manera oportuna.

Gestione la licencia por enfermedad automáticamente, sin estrés ni preguntas de seguimiento

Los procesos manuales alcanzan rápidamente sus límites, especialmente cuando se denuncian muchas ausencias y varias personas necesitan acceder. Un sistema automatizado ayuda a evita errores, ahorra tiempo y proporciona claridad.

Absentify se hace cargo de la gestión de las bajas por enfermedad sin esfuerzo adicional directamente en Outlook y Microsoft Teams. Las ausencias se pueden registrar en solo unos segundos, se muestra automáticamente en el calendario y se exporta si es necesario. Los recordatorios de las notas de enfermedad que faltan, los plazos claros y los derechos de acceso bien regulados alivian a los responsables de RRHH y a los directivos.

Los beneficios de los procesos automatizados:

• Recordatorio de notas de enfermedad faltantes o incompletas
• Notificaciones automáticas para nuevos informes
• Visibilidad clara en el calendario, sin herramientas adicionales
• Funciones de exportación para nóminas o comprobantes de obligaciones

Excel no puede verificar las entradas, supervisar los plazos ni actualizar los calendarios. Quienes confían en la confiabilidad necesitan un sistema que colabore.

absentify asegura que las notas de enfermedad se registran, almacenan de forma rastreable y se tienen en cuenta automáticamente.

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