Suivi des congés de maladie : comment surveiller les absences pour cause de maladie

Suivi des congés de maladie : l'essentiel en bref

• Les congés de maladie doivent être documentés conformément aux exigences légales et au RGPD, sinon des problèmes juridiques et organisationnels peuvent survenir.
• Excel atteint rapidement ses limites à mesure que le nombre d'employés augmente, en raison du manque d'automatisation et de contrôle d'accès.
• Des processus uniformes avec une répartition claire des tâches réduisent les erreurs, garantissent la clarté et permettent de gagner du temps dans l'administration.
• Absentify simplifie le traitement des notes de maladie et permet des évaluations, des rappels et un archivage sécurisé.

Pourquoi devez-vous suivre les congés de maladie et ce qui ne va pas sans système

Les personnes qui ne documentent pas les absences pour cause de maladie de manière structurée risquent des processus défectueux, des responsabilités peu claires et des problèmes de protection des données. Dans de nombreuses entreprises, il n'existe pas de méthode uniforme d'enregistrement. Les notes de maladie arrivent par e-mail, se retrouvent quelque part dans la boîte de réception et sont ensuite difficiles à trouver.

Ce qui ne va pas souvent dans la pratique

• Bien que le congé de maladie soit annoncé, il n'est pas correctement enregistré.
• Une attestation d'incapacité de travail est manquante ou arrive en retard.
• Les superviseurs ne savent pas qui est présent et la couverture des vacances n'est pas planifiée en conséquence.
• Les employés apparaissent sur l'horaire même s'ils ont appelé pour cause de maladie.

Ces situations entraînent efforts inutiles en matière de gestion des ressources humaines et d'équipe, créent de la confusion entre collègues et rendent la planification du personnel sujette aux erreurs.

Là où cela devient problématique

Wenn du Krankmeldungen nicht verlässlich dokumentierst, entstehen zum einen organisatorische Probleme. Zum anderen geraten Themens légaux wie Lohnfortzahlung, Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt oder Aufbewahrungsfristen nach DSGVO in den Fokus.

Si un échec n'est pas correctement enregistré, par exemple, il peut arriver qu'un salaire trop élevé soit continué à être payé ou qu'une date limite de paiement des indemnités de maladie ne soit pas respectée.

La vue d'ensemble constitue la base de la planification

Toute personne qui documente les congés de maladie crée également un aperçu des éléments suivants :

• la disponibilité au sein de l'équipe
• défaillances récurrentes ou modèles visibles
• certificats de congé de maladie ouverts

En gardant une trace claire des congés de maladie des employés, il est possible de comprendre les périodes de maladie, planifier une couverture plus efficacement et éviter les questions de suivi. Sans une longue recherche.

Documenter les congés de maladie conformément au RGPD : qu'est-ce qui est autorisé et qu'est-ce qui ne l'est pas ?

Toute personne qui documente un congé de maladie est en train de traiter données de santé sensibles. Cela relève de Article 9 du RGPD et nécessite des règles claires.

Il ne suffit pas de noter les informations quelque part. Ceux qui veulent être prudents ont besoin des processus traçables, un intérêt légitime et des implémentations techniquement propres.

Vous êtes autorisé à enregistrer ces informations pour les notifications de congé de maladie.

Non autorisé : Diagnostics, détails médicaux ou informations sur la nature de la maladie.

Important : même si les employés partagent volontairement davantage, seul le strict minimum peut être documenté.

Respectez les périodes de conservation

La documentation des congés de maladie n'est pas soumise à toute période de conservation légale fixe. Dans la pratique, les délais de conservation recommandés suivants pour les notes de maladie s'appliquent :

• 3 ans : Suffisant généralement pour prouver le maintien de la rémunération.
• 4 ans : Les demandes de remboursement auprès des compagnies d'assurance maladie peuvent être déposées jusqu'à quatre ans après la fin de l'année civile.
• 6 ans : Lorsque le congé de maladie devient pertinent à des fins fiscales (par exemple, dans la comptabilité des salaires ou les audits).

Cependant, selon le RGPD, les données ne peuvent être stockées que le temps nécessaire aux fins respectives. Une fois qu'il n'y a plus de raison légale ou organisationnelle, ils doivent être supprimés ou anonymisés.

Qui est autorisé à consulter les informations relatives aux congés de maladie ?

Tous les cadres ne devraient pas avoir accès à toutes les informations. UNE accès clairement réglementé protège à la fois la vie privée des employés et de l'entreprise contre les violations.

Contrôle d'accès recommandé :

• HR voit tous les détails concernant la gestion de l'incapacité de travail, y compris le statut d'incapacité et les documents.
• Chefs d'équipe voir les périodes d'absence et l'état des congés de maladie, mais pas de détails médicaux.
• Collègues peut voir si une personne est malade et pendant combien de temps elle devrait l'être, mais ne pas savoir pourquoi.

Un outil approprié définit automatiquement ces autorisations d'accès. Cela permet de maintenir l'administration conforme à la loi et sans effort supplémentaire.

Suivi des congés maladie à l'aide d'Excel, d'un logiciel RH ou d'outils spécialisés

De nombreuses entreprises commencent avec Excel. Et ils s'y tiennent souvent plus longtemps que ce qui est conseillé. Bien qu'il soit rapide de configurer une feuille de calcul, l'effort de maintenance augmente avec chaque employé supplémentaire. Des erreurs se glissent, la vue d'ensemble est perdue, et lorsqu'une personne est en vacances ou en remplace une autre, des informations importantes sont manquantes.

Gérer les congés de maladie dans Excel, est-ce suffisant ?

Un modèle Excel pour enregistrer les congés de maladie peut constituer une solution provisoire pour les petites équipes. Cependant, il existe des limites claires:

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Au plus tard, lorsqu'il s'agit de plusieurs départements, de changements de responsabilités ou de périodes d'arrêt prolongées, cela devient pas pratique, pour suivre les congés de maladie avec Excel.

Logiciel RH : souvent complet, mais pas toujours personnalisable

De nombreux systèmes RH proposent des modules de gestion des absences, généralement intégrés dans une suite plus vaste. Ceux qui utilisent déjà un tel logiciel peuvent y suivre les notes de maladie.

Il est important que :

• Les données RH sont gérées conformément au RGPD
• Les rôles et les droits d'accès sont clairement définis
• le processus est aussi automatisé que possible

Cela devient problématique lorsque l'ensemble du système doit être ouvert, configuré ou même étendu pour de simples notes de maladie. Tous les logiciels ne sont pas adaptés à un usage quotidien.

Enregistrement des congés de maladie avec absentification

Si vous êtes à la recherche d'un une manière simple et clairement structurée pour gérer de manière fiable les arrêts maladie dans votre entreprise, absentify est une solution adaptée. En particulier pour les organisations qui travaillent avec Microsoft 365.

l'absentification c'est entièrement intégré à Microsoft 365 et fonctionne parfaitement avec Outlook, Teams et le calendrier Microsoft. Les arrêts maladie peuvent être enregistrés en quelques secondes, le calendrier est automatiquement mis à jour et toutes les personnes impliquées restent informées. Sans aucune demande ou recherche supplémentaire.

Les avantages de l'absentification en un coup d'œil :

• Saisie directe des notes de maladie dans le calendrier Outlook
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RH, superviseurs, employés)
• Historique clair de toutes les périodes de maladie
• Notifications automatiques pour les rapports nouveaux ou étendus
• Fonctions d'exportation pour la comptabilité des ressources humaines ou des salaires

Utile : Les services des ressources humaines peuvent voir en un coup d'œil quelles notifications de congé de maladie sont en attente, quels certificats d'incapacité de travail sont manquants et combien de jours de maladie ont déjà été accumulés. Sans recalculer ni coordonner par e-mail.

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C'est ainsi que vous suivez les notifications de congé de maladie de manière claire et conforme à la loi

Quelle que soit la manière dont vous utilisez Absentify ou configurez un système existant : il est important d'avoir un processus clair, qui soulage toutes les parties concernées et ne laisse aucune lacune. Les étapes suivantes fournissent une approche structurée pour enregistrer avec précision les congés de maladie.

Étape 1 : établir la procédure de reporting

Mettre en place une politique obligatoire sur comment les employés doivent signaler leur maladie. Idéalement uniforme, par exemple par e-mail à une adresse appropriée ou via un formulaire. Les rapports téléphoniques doivent être documentés afin de garantir qu'aucune information n'est perdue.

Conseil : absentify permet de créer des rapports directs via Microsoft Teams ou Outlook. Cela permet d'éviter les détours.

Étape 2 : Documenter les congés de maladie

Capturez les informations suivantes :

• Nom de l'employé
• Début du congé de maladie
• Durée estimée (si elle est connue)
• Congés de maladie annoncés ou déjà reçus
• Rapport initial ou de suivi

Ces données sont suffisantes pour documenter absence de manière compréhensible, sans capturer de contenu sensible.

Étape 3 : Enregistrer le certificat de congé de maladie

Notez la date à laquelle le certificat de maladie a été reçu. Indiquez également si cela fait suite parfaitement à l'absence signalée. Les notes de maladie rétrospectives doivent être marquées séparément.

Idéalement, le la note de maladie est jointe en tant que fichier dans un système sécurisé, et non en tant que pièce jointe à un e-mail dans la boîte de réception.

Étape 4 : Afficher la disponibilité dans le calendrier

Pour que les superviseurs et les collègues sachent qui est absent, quel est le statut d'absence, par exemple « malade » ou généralement « absent », devrait apparaître automatiquement et clairement dans le calendrier.

Étape 5 : Documentez les jours de maladie

Enregistrez le nombre de jours de maladie par cas et par an. Cela facilite les demandes de renseignements, les statistiques et éventuellement la poursuite du paiement des salaires.

Étape 6 : Archiver et réguler l'accès

Toutes les données doivent être stockées de manière infalsifiable, mais uniquement aussi longtemps que nécessaire. Définissez délais de suppression clairs et attribuez des droits d'accès. Les ressources humaines et la direction devraient avoir plus de visibilité que les chefs d'équipe. Les employés devraient pouvoir consulter leurs propres données, mais pas celles des autres.

Grâce à des outils tels que le Fonctionnalité Insights d'absentification, vous pouvez identifier très tôt s'il y a problèmes de planification et peuvent impliquer les superviseurs ou les ressources humaines en temps opportun.

Gérez automatiquement les congés de maladie, sans stress ni questions de suivi

Les processus manuels atteignent rapidement leurs limites, en particulier lorsque de nombreuses absences sont signalées et que plusieurs personnes ont besoin d'y accéder. Un système automatisé permet de évite les erreurs, fait gagner du temps et apporte de la clarté.

Absentify prend en charge la gestion des congés maladie sans effort supplémentaire directement dans Outlook et Microsoft Teams. Les absences peuvent être enregistrées en quelques secondes, affiché automatiquement dans le calendrier et exporté si nécessaire. Les rappels en cas de notes de maladie manquantes, des délais clairs et des droits d'accès bien réglementés soulagent les RH et les responsables.

Les avantages des processus automatisés :

• Rappel pour les notes de maladie manquantes ou incomplètes
• Notifications automatiques pour les nouveaux rapports
• Visibilité claire dans le calendrier, sans outils supplémentaires
• Fonctions d'exportation pour la paie ou les preuves d'obligations

Excel ne peut pas vérifier les entrées, surveiller les délais ou mettre à jour les calendriers. Ceux qui misent sur la fiabilité ont besoin d'un système collaboratif.

l'absentification garantit que les notes de maladie sont enregistrées, stockées de manière traçable et automatiquement prises en compte.

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