Las funciones de Microsoft Teams

Microsoft Teams se ha establecido en muchas empresas como la herramienta de comunicación preferida. Y por una buena razón: combina muchas funciones que se necesitan para la colaboración diaria. Aquí descubrirás cuáles son esas funciones, cómo puedes usarlas y cuáles son las limitaciones de Teams.

Descripción general de Microsoft Teams

Los equipos pueden describirse como un lugar de reunión digital para su grupo de trabajo. Como forma parte de Microsoft 365 (anteriormente Office 365), se integra muy bien en el uso diario de Word, Excel y PowerPoint. Por ejemplo, puedes trabajar en documentos directamente en Teams y compartir los cambios con tus colegas de forma inmediata.

Las funciones importantes de Teams

Como ocurre con la mayoría de las demás aplicaciones de Microsoft 365, Teams ofrece más de una función. La idea central es la comunicación, mejorada con funciones para la colaboración directa, como en los archivos

Chat y comunicación escrita

• Chat individual y chat grupal: Chatea directamente con una persona o inicia chats grupales.
• Hilos en los canales: Dentro de un canal (por ejemplo, «Marketing»), puedes crear un tema específico como hilo. Esto mantiene cada tema separado y mantiene una visión general.

Videoconferencias y audioconferencias

• Reuniones virtuales: Llamadas o videoconferencias programadas en equipo y de forma individual entre dos personas.
• Programación sencilla: Con la integración en Outlook, puedes ver si hay alguien disponible.
• Características adicionales de la reunión: Compartir la pantalla, reproducir presentaciones y una pizarra digital.

Administración de archivos y documentos compartidos

• Trabajo colaborativo en archivos: Por ejemplo, sube un documento de Word, trabaja en él en directo con otras personas y comprueba los cambios que están realizando tus compañeros en tiempo real.
• Control de versiones y seguimiento: Las versiones anteriores de los documentos se conservan, lo que permite restaurar una variante anterior si es necesario.

Integración con Microsoft 365

• Acceso a Outlook, OneNote y otros: Como todo está coordinado, no es necesario cambiar de un programa a otro.
• SharePoint y Teams: Cada vez que se crea un equipo nuevo, se genera automáticamente un sitio de SharePoint. Esto permite la administración de documentos y datos.

Extensiones, aplicaciones y bots

• Biblioteca de aplicaciones: En Teams, encontrarás una selección cada vez mayor de aplicaciones de terceros (como herramientas de programación y opciones para planificar vacaciones y ausencias que, de otro modo, faltarían).
• Bots: Con los chatbots, automatizas tareas sencillas. Por ejemplo, puedes recibir informes de estado periódicos o recuperar información sin tener que buscar manualmente en una aplicación externa.

Consejo: Muchas de las funciones que faltan se pueden agregar más adelante a través de aplicaciones. Puedes averiguar cómo funciona esto a continuación con el ejemplo de la herramienta de planificación de vacaciones y ausencias absentify.

Otros aspectos de los equipos que vale la pena conocer

• Seguridad y cumplimiento: Microsoft le proporciona varias funciones de seguridad en Teams, como el acceso de invitados y la prevención de pérdida de datos (DLP), para garantizar que los datos confidenciales no se compartan accidentalmente.
• Canales contra equipos: Cuando creas un Equipo, puede configurar varios Canales dentro de ella para organizar diferentes proyectos o áreas de responsabilidad. Esto mantiene todo estructurado temáticamente.
• Mantener las notificaciones bajo control: Como ocurre con muchas otras aplicaciones, las notificaciones en Teams pueden resultar abrumadoras. Sin embargo, se pueden personalizar y limitar en la configuración.

Amplíe los equipos con funciones adicionales

Los programas de Microsoft 365, incluido Teams, se pueden ampliar mediante aplicaciones. A través de estas aplicaciones, puedes agregar funciones que simplemente faltan en la versión nativa de Teams. De esta manera, puede llenar los vacíos funcionales que, de otro modo, habrían requerido programas separados.

Breve introducción a la ausentificación: modernizar la gestión de ausencias y vacaciones en Microsoft Teams

Con absentify, cada el empleado puede programar sus ausencias en su propio calendario.

Mantienes una visión general de derechos de ausencia, los días de vacaciones restantes y el tipo de ausencia efectuada, todo ello sin cálculos manuales.

• Ausencias récord
• Especifique el tipo de ausencia (vacaciones, formación, etc.)
• Aprobar vacaciones
• Establecer cuotas de ausencias para los departamentos
• perfectamente integrado en la interfaz de Teams, sin software independiente

Instalar aplicaciones en Teams

La forma más sencilla de instalar aplicaciones en Teams es mediante un enlace directo del proveedor. Por ejemplo, con absentify, aquí tienes el enlace que te permite instalar el sistema de gestión de ausencias en unos pocos clics y usarlo de forma gratuita.

instala absentify gratis en Teams

Aquí también encontrará una guía completa sobre cómo configurar su ausencias en equipos con absentify.

Si no tienes un enlace de instalación directa para la aplicación que elijas, puedes instalar herramientas como absentify a través del Centro de administración. La ventaja es que puedes hacer que la nueva herramienta esté disponible para todo tu equipo de inmediato por lo que todos están inmediatamente en el mismo nivel.Instalación de absentify en Microsoft Teams:

• Acceda al centro de administración de Teams: Inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams.
• Gestiona los permisos de las aplicaciones: Ve a «Aplicaciones de Teams» > «Administrar aplicaciones», busca «absentify» y asegúrate de que la aplicación esté permitida.
• Cree o edite la política de configuración de la aplicación: En «Aplicaciones de equipos» > «Políticas de configuración», puede crear una nueva política o modificar una existente.
• Agregue absentify a la política: En «Aplicaciones instaladas», agrega la aplicación absentify. Repite este paso en «Aplicaciones ancladas» para anclar la ausencia en la barra de aplicaciones del usuario.
• Asignar política: Asigne la política creada a los usuarios o equipos deseados seleccionando las entradas correspondientes en «Usuarios» > «Administrar usuarios» y asignando la política allí.

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