Crear una plantilla de Outlook: diseñar la gestión de ausencias de forma convincente

¿Qué son las plantillas de Outlook?

Las plantillas de Outlook son correos electrónicos guardados que puedes usar varias veces sin tener que volver a escribir el asunto, los bloques de texto o la firma cada vez. Son especialmente adecuados para mensajes cuyo contenido rara vez cambia.

¿Cómo se puede crear una plantilla en Outlook? (Guía paso a paso)

Con unos pocos clics, puede crear una plantilla de correo electrónico en Outlook Desktop o Outlook Web que pueda usar una y otra vez. Proceda de la siguiente manera:

Escritorio Outlook

‍

1. Abrir correo electrónico nuevo
   • Haz clic en «Nuevo correo electrónico» y redacta tu mensaje incluyendo el asunto, los bloques de texto y la firma
2. Guardar el correo electrónico de Outlook como plantilla
   • Seleccione Archivo > Guardar
   • Cambie el tipo de archivo a «Plantilla de Outlook» (*.oft) y haga clic en «Guardar»
3. Abrir plantilla
   • Ve a Inicio > Nuevos artículos > Más artículos > Formulario
   • Selecciona «Plantillas en el sistema de archivos» en el menú desplegable, resalta tu archivo*.oft y haz clic en «Abrir»
4. Acceso rápido (opcional)
   • Crea un acceso directo con QuickSteps o Quick Parts para insertar tu plantilla de correo electrónico directamente en la ventana de correo electrónico

Outlook Web (Office 365)

‍

1. Nueva ventana de mensajes
   • Haga clic en «Nuevo mensaje» en Outlook Web
2. Abrir menú de plantillas
   • En la esquina superior derecha de la ventana de redacción, encontrarás el icono «Plantillas» (símbolo de papel)
3. Crear plantilla
   • Selecciona «Crear nueva plantilla», introduce un nombre y añade tu texto (Asunto y mensaje)
   • Haga clic en «Guardar»
4. Usa la plantilla
   • Cuando redacte su próximo mensaje, vuelva a hacer clic en «Plantillas», seleccione su plantilla de Outlook e insértela en el correo electrónico

¿Cómo se usan las plantillas de correo electrónico de Outlook?

Con las plantillas de Outlook, puede rápidamente abrir, modificar y enviar mensajes recurrentes—sin empezar siempre desde cero. A continuación, verás cómo usar las plantillas tanto en la versión de escritorio como en Outlook Web.

Escritorio Outlook

1. Abrir plantilla
   • Ve a Inicio > Nuevos artículos > Más artículos > Elegir formulario.
   • Seleccione «Plantillas en el sistema de archivos» y haga clic en el archivo*.oft que desee para abrirlo como un nuevo correo electrónico.
2. Personaliza y envía
   • Personalice los módulos de asunto, saludo o texto (por ejemplo, fecha de devolución, representante) y añada información actual.
   • Haz clic en «Enviar» una vez que hayas completado tu correo electrónico.
3. Configurar el acceso rápido (opcional)
   • Crea un nuevo QuickStep en Inicio > QuickSteps con la acción «Nuevo mensaje con plantilla».
   • Asigne un icono o un método abreviado de teclado a QuickStep para poder abrir la plantilla directamente.

Outlook Web (Office 365)

‍

1. Abrir menú de plantillas
   • Abre un nuevo correo electrónico y haz clic en el icono de la plantilla en la parte superior de la ventana de redacción.
2. Selecciona plantilla
   • Haz clic en el nombre de la plantilla guardada para incorporar el texto en tu nuevo mensaje.
3. Editar y enviar texto
   • Agregue los datos actuales (por ejemplo, período de vacaciones, fecha de regreso) y envíe el correo electrónico como de costumbre.
4. Usar acceso rápido (opcional)
   • Guarde las plantillas de uso frecuente en la lista de «Datos maestros» de su cuenta web de Outlook para que se muestren inmediatamente en cuanto abra el menú de plantillas.

Haga que las plantillas de Outlook sean rápidamente accesibles

Puede acceder a las plantillas de Outlook a través de Acceso rápido inmediatamente, sin tener que navegar por el menú. Esto le permite encontrar sus plantillas de correo electrónico con solo unos pocos clics.

QuickSteps (escritorio)

• Ir a Inicio > QuickSteps > Nuevo QuickStep y selecciona «Nuevo mensaje con plantilla».
• Selecciona tu archivo*.oft y asigne un nombre.
• Un clic en tu QuickStep abre inmediatamente un nuevo correo electrónico con la plantilla guardada.

Quick Parts (escritorio)

• En un nuevo correo electrónico, resalta el bloque de texto que utilizas con frecuencia y haz clic en Insertar > Partes rápidas > Guardar la selección en la galería de piezas rápidas.
• Asigne un nombre a la Parte rápida.
• Bajo Insertar > Piezas rápidas, selecciona tu bloque de creación y úsalo para insertar cualquier pasaje de texto en cualquier correo electrónico.

Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido (escritorio)

• Haga clic con el botón derecho en la barra de menús y seleccione «Personalizar barra de herramientas de acceso rápido».
• Agregue los comandos «Seleccionar formulario» o «Plantillas en el sistema de archivos» ahí.
• En la parte superior de la barra hay ahora un Icono, que puedes usar para abrir tu plantilla de correo electrónico directamente.

Carpeta de favoritos «Plantillas en el sistema de archivos» (escritorio)

• Navega hasta Inicio > Nuevos elementos > Más elementos > Elegir formulario > Plantillas en el sistema de archivos.
• Haga clic derecho en «Plantillas en el sistema de archivos» y selecciona «Agregar a favoritos».
• La carpeta de plantillas aparecerá entonces en barra de navegación. De esta forma, puede abrir plantillas sin clics adicionales.

Favoritos de plantillas (Outlook Web)

• Abre un nuevo correo electrónico, haz clic en Plantillas y marca las plantillas importantes con el símbolo de estrella (Favorito).
• Aparecen tus favoritos en la parte superior de la lista, para que puedas seleccionarlos directamente la próxima vez que compongas.
• Acceso rápido en Outlook Web: añada las plantillas que más utilice al Menú de plantillas como favoritos para insertarlos en segundos.

En nuestro artículo sobre los mejores Consejos y trucos de Outlook, aprenderá a optimizar aún más su buzón de correo y a facilitar su jornada laboral.

¿Cómo ayudan las plantillas de Outlook en la gestión de ausencias?

Las plantillas hacen que sea mucho más fácil para ti crear y enviar mensajes de fuera de la oficina en Outlook. En lugar de redactar un nuevo correo electrónico cada vez, puedes configurar tu mensaje una vez y reutilizarlo en cualquier momento.

• Tú crea tu mensaje de fuera de la oficina solo una vez y úsala varias veces, en lugar de escribirla de nuevo cada vez.
• Cada correo electrónico contiene siempre lo mismo información obligatoria como la fecha de devolución, el representante y los detalles de contacto, para que se mantenga uniforme.
• Al guardar su correo electrónico como plantilla, evitarás errores tipográficos y no olvidarás ningún detalle importante.
• Con Piezas rápidas o Pasos rápidos, tienes tu plantilla lista directamente en la ventana del correo electrónico y puedes enviarla con un solo clic.

{{cta-3}}

Automatice la gestión de ausencias con plantillas de ausentificación y Outlook

Una vez creadas, las plantillas de Outlook sirven como base para la comunicación automática fuera de la oficina. absentify usa esta plantilla para enviarla a la hora especificada como Mensaje de fuera de la oficina, y para marcar su ausencia en el calendario sin tener que abrir Outlook manualmente.

Plantilla de depósito

Configure la plantilla de fuera de la oficina como un archivo*.oft en el escritorio de Outlook o mediante el menú de plantillas de Outlook Web. absentify accede directamente a este borrador de correo electrónico guardado cada vez que comienza su período de ausencia.

Establecer un período de tiempo en ausencia

Introduzca la fecha de inicio y finalización de la ausencia en ausencia. absentify se asegurará automáticamente de que la plantilla guardada se active a tiempo y de que la función Fuera de la oficina de Outlook esté activada, sin que tenga que realizar ningún paso adicional.

Bloqueadores de calendario y estado de los equipos

En cuanto absentify envía tu plantilla, bloquea la franja horaria como una cita en tu calendario de Outlook y actualiza tu estado en Microsoft Teams (por ejemplo, «De vacaciones»). Tus compañeros pueden ver de inmediato que estás ausente y tus mensajes fuera de la oficina permanecen coherentes.

Con las plantillas de Outlook únicas y la automatización con absentify, ahorras tiempo, evitas errores manuales y te aseguras de que la comunicación de tus ausencias sea siempre coherente y confiable.

{{cta-2}}