Création d'un modèle Outlook : concevoir la gestion des absences de manière convaincante

Que sont les modèles Outlook ?

Les modèles Outlook sont e-mails enregistrés que vous pouvez utiliser plusieurs fois sans avoir à saisir à nouveau le sujet, les blocs de texte ou la signature à chaque fois. Ils sont particulièrement adaptés aux messages dont le contenu change rarement.

Comment créer un modèle dans Outlook ? (Guide étape par étape)

Avec quelques clics, vous pouvez créer un modèle d'e-mail dans Outlook Desktop ou Outlook Web que vous pourrez réutiliser à l'infini. Procédez comme suit :

Ordinateur de bureau Outlook

‍

1. Ouvrir un nouvel e-mail
   • Cliquez sur « Nouvel e-mail » et rédigez votre message en incluant l'objet, les blocs de texte et la signature
2. Enregistrer le courrier électronique Outlook en tant que modèle
   • Sélectionnez Fichier > Enregistrer
   • Changez le type de fichier en « Modèle Outlook » (*.oft) et cliquez sur « Enregistrer »
3. Modèle ouvert
   • Accédez à Démarrer > Nouveaux articles > Plus d'articles > Formulaire
   • Sélectionnez « Modèles dans le système de fichiers » dans la liste déroulante, mettez en surbrillance votre fichier *.oft et cliquez sur « Ouvrir »
4. Accès rapide (facultatif)
   • Créez un raccourci à l'aide de QuickSteps ou Quick Parts pour insérer votre modèle d'e-mail directement dans la fenêtre d'e-mail

Outlook Web (Office 365)

‍

1. Nouvelle fenêtre de message
   • Cliquez sur « Nouveau message » dans Outlook Web
2. Ouvrir le menu des modèles
   • Dans le coin supérieur droit de la fenêtre de rédaction, vous trouverez l'icône « Modèles » (symbole en papier)
3. Créer un modèle
   • Sélectionnez « Créer un nouveau modèle », entrez un nom et ajoutez votre texte (objet et message)
   • Cliquez sur « Enregistrer »
4. Utiliser un modèle
   • Lors de la rédaction de votre prochain message, cliquez à nouveau sur « Modèles », sélectionnez votre modèle Outlook et insérez-le dans l'e-mail

Comment utilisez-vous les modèles de courrier électronique Outlook ?

Avec les modèles Outlook, vous pouvez rapidement ouvrir, modifier et envoyer des messages récurrents—sans repartir de zéro à chaque fois. Vous verrez ci-dessous comment utiliser les modèles à la fois dans la version de bureau et dans Outlook Web.

Ordinateur de bureau Outlook

1. Modèle ouvert
   • Accédez à Démarrer > Nouveaux éléments > Plus d'articles > Choisissez un formulaire.
   • Sélectionnez « Modèles dans le système de fichiers » et cliquez sur le fichier *.oft de votre choix pour l'ouvrir en tant que nouvel e-mail.
2. Personnalisez et envoyez
   • Personnalisez le sujet, la salutation ou les modules de texte (par exemple, date de retour, représentant) et ajoutez des informations actuelles.
   • Cliquez sur « Envoyer » une fois que votre e-mail est complet.
3. Configurer l'accès rapide (facultatif)
   • Créez un nouveau QuickStep sous Démarrer > QuickSteps avec l'action « Nouveau message avec modèle ».
   • Attribuez une icône ou un raccourci clavier à QuickStep afin de pouvoir ouvrir directement votre modèle.

Outlook Web (Office 365)

‍

1. Ouvrir le menu des modèles
   • Ouvrez un nouvel e-mail et cliquez sur l'icône du modèle en haut de la fenêtre de rédaction.
2. Sélectionnez un modèle
   • Cliquez sur le nom de votre modèle enregistré pour intégrer le texte dans votre nouveau message.
3. Modifier et envoyer du texte
   • Ajoutez les données actuelles (par exemple, la période de vacances, la date de retour) et envoyez l'e-mail comme d'habitude.
4. Utiliser l'accès rapide (facultatif)
   • Enregistrez les modèles fréquemment utilisés dans la liste « Données de base » de votre compte Outlook Web, afin qu'ils soient immédiatement affichés dès que vous ouvrez le menu des modèles.

Rendre les modèles Outlook rapidement accessibles

Vous pouvez accéder aux modèles Outlook via Accès rapide immédiatement, sans avoir à naviguer dans le menu. Cela vous permet de trouver vos modèles d'e-mails en quelques clics.

QuickSteps (ordinateur de bureau)

• Accédez à Démarrer > QuickSteps > Nouveau QuickStep et sélectionnez « Nouveau message avec modèle ».
• Sélectionnez votre fichier*.oft et attribuez un nom.
• Un clic sur votre QuickStep ouvre immédiatement un nouvel e-mail contenant le modèle enregistré.

Quick Parts (ordinateur de bureau)

• Dans un nouvel e-mail, mettez en surbrillance le bloc de texte que vous utilisez fréquemment et cliquez sur Insérer > Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides.
• Attribuez un nom au Pièce rapide.
• En dessous Insérer > Pièces rapides, sélectionnez votre module de base et utilisez-le pour insérer des passages de texte dans n'importe quel e-mail.

Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide (bureau)

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre de menu et sélectionnez « Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide ».
• Ajoutez les commandes « Sélectionnez un formulaire » ou « Modèles dans le système de fichiers » là-bas.
• En haut du bar, il y a maintenant un Icône, que vous pouvez utiliser pour ouvrir directement votre modèle d'e-mail.

Dossier des favoris « Modèles dans le système de fichiers » (Bureau)

• Naviguez vers Démarrer > Nouveaux éléments > Autres éléments > Choisir un formulaire > Modèles dans le système de fichiers.
• Faites un clic droit sur « Modèles dans le système de fichiers » et sélectionnez « Ajouter aux favoris ».
• Votre dossier de modèles apparaîtra alors dans barre de navigation. De cette façon, vous pouvez ouvrir des modèles sans clics supplémentaires.

Modèles favoris (Outlook Web)

• Ouvrez un nouvel e-mail, cliquez sur Modèles et marquez les modèles importants avec le symbole de l'étoile (Favori).
• Vos favoris apparaissent en haut de la liste, afin que vous puissiez les sélectionner directement lors de votre prochaine composition.
• Accès rapide dans Outlook Web : ajoutez les modèles que vous utilisez le plus au Menu des modèles en tant que favoris pour les insérer en quelques secondes.

Dans notre article sur les meilleurs Trucs et astuces pour Outlook, vous apprendrez comment optimiser davantage votre boîte aux lettres et faciliter votre journée de travail.

Comment les modèles Outlook aident-ils à gérer les absences ?

Les modèles vous permettent de créer et envoyer messages d'absence du bureau dans Outlook. Au lieu de rédiger un nouvel e-mail à chaque fois, vous pouvez configurer votre message une seule fois et le réutiliser à tout moment.

• Vous créez votre message d'absence du bureau une seule fois et utilisez-le plusieurs fois, au lieu de le taper à nouveau à chaque fois.
• Chaque e-mail contient toujours le même informations obligatoires tels que la date de retour, le représentant et les coordonnées, afin qu'il reste toujours uniforme.
• En sauvegardant votre e-mail en tant que modèle, vous évitez les fautes de frappe et n'oublierez aucun détail important.
• Avec Pièces rapides ou Étapes rapides, votre modèle est prêt directement dans la fenêtre de courrier électronique et vous pouvez l'envoyer en un seul clic.

{{cta-3}}

Automatisez la gestion des absences avec les modèles Absentify et Outlook

Une fois créés, les modèles Outlook font office de base pour une communication automatique en dehors du bureau. absentify utilise ce modèle pour l'envoyer à l'heure spécifiée en tant que Message d'absence du bureau, et pour marquer votre absence dans le calendrier sans avoir à ouvrir Outlook manuellement.

Modèle de dépôt

Configurez votre modèle d'absence au bureau sous forme de fichier*.oft dans Outlook Desktop ou via le menu des modèles d'Outlook Web. absentify accède directement à ce brouillon d'e-mail enregistré chaque fois que votre période d'absence commence.

Fixer une période en cas d'absence

Entrez les dates de début et de fin de votre absence par contumace. Absentify s'assurera automatiquement que votre modèle enregistré est activé à temps et que la fonctionnalité d'absence du bureau d'Outlook est activée, sans aucune étape supplémentaire de votre part.

Bloqueurs de calendrier et statut des équipes

Dès que Absentify envoie votre modèle, il bloque le créneau horaire en tant que rendez-vous dans votre calendrier Outlook et met à jour votre statut dans Microsoft Teams (par exemple, « En vacances »). Vos collègues peuvent immédiatement voir que vous êtes absent, et votre message d'absence reste cohérent.

Grâce aux modèles Outlook à usage unique et à l'automatisation utilisant Absentify, vous gagnez du temps, vous évitez les erreurs manuelles et vous vous assurez que la communication relative à vos absences est toujours cohérente et fiable.

{{cta-2}}