Die Übersichtsseite in absentify bietet einen klaren Überblick über die anstehenden Zeitpläne deines Teams, sodass du leicht sehen kannst, wer verfügbar ist oder abwesend ist. Wenn du dich bei absentify anmeldest, wird diese Seite automatisch geöffnet und beginnt mit der Anzeige ab dem heutigen Datum, wobei die Zeitpläne deiner Abteilung oder der zuletzt angesehenen Abteilung angezeigt werden.
In Fällen, in denen Datenschutzeinstellungen Details einschränken, werden Abwesenheiten wie andere Abwesenheitstypen mit der Farbe angezeigt. Wenn du über diese Abwesenheiten fährst, siehst du „Abwesend“ anstelle eines spezifischen Abwesenheitstyps.Außerdem sind Informationen zu deinem Abwesenheitskontingent nur für dich sichtbar und für Managerinnen, Genehmigende und HR-Administratorinnen zugänglich. Andere Teammitglieder haben keinen Zugriff auf diese Informationen.

​
Teamzeitpläne anzeigen und den Zeitraum anpassen

Auf der Übersichtsseite siehst du:
  • Eine Zeitleiste, die ab heute beginnt und anzeigt, wer eingeplant ist oder abwesend ist. Symbole und Farben stellen verschiedene Abwesenheitstypen dar, abhängig von der Konfiguration deines Unternehmens.
  • Navigationssteuerungen in der oberen linken Ecke, mit denen du den angezeigten Zeitraum mithilfe der Pfeile nach links und rechts anpassen kannst.
Die Anzahl der angezeigten Tage passt sich der Größe deines Bildschirms an. Auf größeren Displays kannst du beispielsweise bis zu einem ganzen Monat sehen, während auf kleineren Bildschirmen weniger Tage angezeigt werden. Mit einem Klick auf den Pfeil nach links oder rechts verschiebst du die Ansicht um die aktuell angezeigte Anzahl von Tagen, sodass du leicht vor- oder zurückblättern kannst. Der aktuelle Tag wird mit einem blauen Rahmen um den Wochentagsnamen hervorgehoben, damit du ihn leicht erkennen kannst.

​
Nach Abteilung filtern

Du kannst die angezeigten Zeitpläne nach Abteilung filtern oder Abwesenheiten in der gesamten Organisation anzeigen:
  • Abteilungsfilter: Nutze die Suchleiste neben Abteilung, um aus einer Dropdown-Liste von Abteilungen auszuwählen.
  • Heute abwesend: Diese Option filtert, um nur Teammitglieder anzuzeigen, die aktuell abwesend sind. Wenn du mehreren Abteilungen angehörst, zeigt dieser Filter Abwesenheiten in all deinen Abteilungen an.
  • Alle Abteilungen: Wähle diese Option, um Zeitpläne der gesamten Organisation ohne abteilungsbasierte Filterung anzuzeigen.
Der Zugriff auf abteilungs- oder organisationsweite Ansichten hängt möglicherweise von den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens ab. Einige Nutzer*innen können nur Abwesenheiten innerhalb ihrer eigenen Abteilung sehen.
Wenn du einer einzigen Abteilung angehörst, wird diese standardmäßig angezeigt, und der Filter Heute abwesend beschränkt die Ansicht auf Mitarbeiter*innen aus dieser Abteilung, die derzeit abwesend sind.

​
Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:
  • Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Vormittag, Nachmittag, Mittagszeit oder Ende des Tages. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
  • Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
  • Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
    • Ausstehend: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den/die Genehmigende*n.
    • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen.
    • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen.
  • Prozessstatus: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.
Wenn deine Abwesenheitsanfrage eine Genehmigung erfordert, durchläuft sie einen der folgenden Prozesse, die von deinem Unternehmen festgelegt wurden:
  • Linear - Alle müssen zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle Genehmigenden zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
  • Linear - Eine*r muss zustimmen: Die Genehmigenden werden nacheinander kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
  • Parallel - Alle müssen zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Die Anfrage wird nur genehmigt, wenn alle zustimmen. Lehnt auch nur eine Person ab, wird die Anfrage nicht genehmigt.
  • Parallel - Eine*r muss zustimmen: Alle Genehmigenden werden gleichzeitig kontaktiert. Wenn mindestens eine Person zustimmt, wird die Anfrage genehmigt.
Diese Genehmigungsprozesse beeinflussen, wie schnell über deine Anfrage entschieden wird. Du kannst den Status einsehen, um zu prüfen, ob noch eine Aktion von Genehmigenden aussteht.
  • Abzug vom Kontingent: Gibt an, wie viele Tage (oder Stunden) vom Abwesenheitskontingent der Mitarbeiter*innen abgezogen werden, falls zutreffend.
  • Anfrage erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
  • Anfrage erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
  • Anhänge: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Anhänge angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
    Admins, Genehmigende und Antragsteller*innen können nachträglich weitere Dateien hochladen.
Wenn du die Abwesenheit eines anderen Teammitglieds ansiehst, kannst du nur die Details einsehen, zu deren Ansicht du berechtigt bist. Für deine eigenen Abwesenheitsanfragen sind alle relevanten Details zugänglich.
Mit diesen Tools hilft dir die Übersichtsseite, über die Zeitpläne deines Teams informiert zu bleiben und Abwesenheiten effektiv innerhalb deiner Abteilung zu koordinieren.