In absentify kannst du verschiedene Arten von Abwesenheiten entsprechend den Einstellungen deines Unternehmens eintragen. Häufige Abwesenheitstypen sind Urlaub, Krankheit und Homeoffice, aber dein Unternehmen könnte auch angepasste Typen mit spezifischen Regeln, Kontingenten oder Genehmigungsprozessen definiert haben. Befolge die untenstehenden Schritte, um eine Abwesenheitsanfrage zu erstellen.
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Eine neue Abwesenheitsanfrage starten

Um eine neue Abwesenheitsanfrage zu erstellen, gehe auf die Übersicht-Seite und klicke auf Anfrage erstellen. Alternativ kannst du direkt auf die gewünschten Datum(e) in deinem Kalender klicken, um den Abwesenheitszeitraum auszuwählen.
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Den Abwesenheitstyp auswählen

Öffne im Anfrageformular das Dropdown-Menü Abwesenheitstyp. Wähle den gewünschten Typ aus, z. B. Urlaub, Krankheit oder Homeoffice. Manche Typen zeigen (Abzugsfähig) neben dem Namen an, was bedeutet, dass sie dein Abwesenheitskontingent belasten.
Hinweis: Abwesenheitstypen, die im Dropdown mit (Abzugsfähig) gekennzeichnet sind, reduzieren in der Regel dein Abwesenheitskontingent um die berechnete Anzahl von Tagen. Nicht abzugsfähige Abwesenheiten belasten dein Kontingent nicht. Die Anzahl der abgezogenen Tage berücksichtigt möglicherweise deinen Arbeitszeitplan und Feiertage, je nach den Einstellungen deines Unternehmens.
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Dauer und Details festlegen

  • Dauer: Gib die Start- und Enddaten deiner Abwesenheit an. Das System berechnet automatisch die Anzahl der abgezogenen Tage basierend auf deinem Arbeitszeitplan und Feiertagen im Zeitraum. Zum Beispiel zählen Wochenenden oder Feiertage möglicherweise nicht gegen dein Kontingent, dies hängt jedoch von den Einstellungen deines Unternehmens ab.
Hinweis: Du kannst Abwesenheitsanfragen nur für das laufende oder das kommende Jahr erstellen (gemäß den fiskalischen Einstellungen deines Unternehmens). Falls du weiter im Voraus planen musst, wende dich bitte an deine HR-Abteilung.
  • Grund (optional): Abhängig vom Abwesenheitstyp und den Einstellungen deines Unternehmens musst du möglicherweise einen Grund für deine Abwesenheit angeben. Fülle dieses Feld aus, falls erforderlich.
  • Anhang (optional): Wenn für den ausgewählten Abwesenheitstyp das Hochladen von Dokumenten aktiviert ist, wird ein Feld Anhang angezeigt. Klicke auf Hochladen oder ziehe Dateien, um unterstützende Dokumente zu deiner Anfrage hinzuzufügen. Je nach Unternehmensplan:
    • Im Essentials-Plan kannst du ein Dokument pro Anfrage hochladen (max. 2 MB).
    • Im Plus-Plan kannst du mehrere Dokumente pro Anfrage hochladen (max. 15 MB pro Dokument).
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Vertretung (falls erforderlich)

Falls für die ausgewählte Abwesenheitsart eine Vertretung erforderlich ist, erscheint der Abschnitt Vertreter im Antragsformular.
  • Je nach Einstellung deines Unternehmens kann eine oder mehrere Vertretungen erforderlich sein.
  • Die Vertretung(en) können automatisch aus deinem Profil übernommen werden oder – sofern erlaubt – kannst du sie manuell auswählen.
  • Wenn die Auswahl erlaubt ist:
    • Wenn mehrere Vertretungen ausgewählt sind, kannst du die Reihenfolge ändern, in der sie zur Bestätigung kontaktiert werden.
    • Du kannst Vertretungen hinzufügen oder entfernen, je nachdem, wer dich während deiner Abwesenheit vertreten soll.
  • Wenn die Vertretungen automatisch zugewiesen werden, sind keine Änderungen möglich – du kannst den Antrag einfach absenden.
Die Vertretung(en) müssen ihre Zuweisung bestätigen, bevor dein Antrag zur Genehmigung weitergeleitet wird.
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Anfrage absenden

Sobald alle Informationen ausgefüllt sind, klicke auf Anfrage senden, um deine Abwesenheitsanfrage einzureichen. Wenn der Abwesenheitstyp eine Genehmigung erfordert, wird deine Führungskraft oder der/die Genehmigende benachrichtigt. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Anfrage sofort eingetragen.
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Status deiner Anfrage ansehen (optional)

Nach dem Absenden kannst du den Status deiner Abwesenheitsanfrage auf der Übersicht-Seite einsehen. Dort kannst du verfolgen, ob sie ausstehend, genehmigt oder abgelehnt ist.

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Abwesenheitsdetails anzeigen

Wenn du auf einen bestimmten Tag für eine Abwesenheit klickst, öffnet sich ein Dialogfenster mit folgenden Informationen:
  • Abwesenheitstyp und Dauer: Zeigt den Typ der Abwesenheit (z. B. “Urlaub”) zusammen mit den Start- und Enddaten an. Für tagesbasierte Abwesenheiten (einschließlich mehrerer Tage oder halber Tage) spiegeln die Zeiteinstellungen die Konfiguration deines Unternehmens wider, wie Vormittag, Nachmittag, Mittagszeit oder Ende des Tages. Bei stundenbasierten Abwesenheiten werden die spezifischen Zeiten gemäß deinen Profileinstellungen angezeigt.
  • Grund: Falls während der Erstellung der Anfrage ein Grund für die Abwesenheit angegeben wurde, wird dieser hier angezeigt.
  • Status: Zeigt den aktuellen Status der Abwesenheitsanfrage an:
    • Ausstehend: Die Anfrage wartet auf die Genehmigung durch deine Führungskraft oder den/die Genehmigende*n.
    • Genehmigt: Die Anfrage wurde genehmigt und offiziell eingetragen.
    • Abgelehnt: Die Anfrage wurde abgelehnt. Möglicherweise musst du die Details anpassen und die Anfrage erneut einreichen.
  • Prozessstatus: Beschreibt den Genehmigungsprozess und zeigt an, wer die Anfrage genehmigen muss und wie der aktuelle Entscheidungsstatus lautet.
  • Abzug vom Kontingent: Gibt an, wie viele Tage (oder Stunden) vom Abwesenheitskontingent der Mitarbeiter*innen abgezogen werden, falls zutreffend.
  • Anfrage erstellt: Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Abwesenheitsanfrage ursprünglich eingereicht wurde.
  • Anfrage erstellt von: Zeigt den Namen und das Profilbild der Person, die die Anfrage erstellt hat.
  • Anhänge: Falls während der Anfrageerstellung Dokumente hochgeladen wurden, werden diese hier unter Anhänge angezeigt. Du kannst die Dateien durch Anklicken des Dateinamens herunterladen.
    Admins, Genehmigende und Antragsteller*innen können nachträglich weitere Dateien hochladen.
Wenn du die Abwesenheit eines anderen Teammitglieds ansiehst, kannst du nur die Details einsehen, zu deren Ansicht du berechtigt bist. Für deine eigenen Abwesenheitsanfragen sind alle relevanten Details zugänglich.

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Erinnerungsemails

Falls deine Anfrage eine Genehmigung erfordert und du innerhalb von 24 Stunden keine Antwort erhalten hast, kannst du eine Erinnerungsemail an den/die Genehmigende*n senden. Diese Option ist 24 Stunden und erneut 48 Stunden nach Erstellung der Anfrage verfügbar. Eine Erinnerung zu senden hilft, Genehmigende rechtzeitig auf ausstehende Anfragen hinzuweisen und Verzögerungen im Genehmigungsprozess zu vermeiden.

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Integration in den Outlook-Kalender

Sobald deine Anfrage eingereicht wurde, fügt absentify die Abwesenheit automatisch zu deinem Outlook-Kalender hinzu, sofern dein Unternehmen die entsprechenden Microsoft-Berechtigungen erteilt hat. Falls diese Berechtigungen nicht gesetzt sind, erhältst du eine iCal-Einladung per E-Mail, um das Ereignis manuell zu deinem Kalender hinzuzufügen. Unternehmen können diese Funktion auch vollständig deaktivieren. Falls du weitere Unterstützung benötigst, kontaktiere bitte deine HR-Abteilung für spezifische Informationen zu den Abwesenheitsrichtlinien und Einstellungen deines Unternehmens.