Configurer une réponse en cas d'absence du bureau dans Outlook : instructions et modèles

Configuration de votre message d'absence dans Outlook (réponse automatique)

Dans la version de bureau d'Outlook

1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur l'icône « engrenage » en haut à gauche et sélectionnez « Comptes », puis choisissez « Réponses automatiques (hors bureau) ».
3. Activez l'option « Envoyer des réponses automatiques ».
4. Sélectionnez la période pendant laquelle le message d'absence du bureau doit être actif.
5. Entrez le message destiné aux collègues dans la rubrique « Au sein de mon organisation ».
6. Facultatif : activez « Envoyer des réponses en dehors de mon organisation » et saisissez un message distinct pour les contacts externes. Faites attention à la confidentialité et au professionnalisme.
7. Enfin, cliquez sur « OK » pour enregistrer les paramètres.

Dans l'application mobile (iOS/Android)

1. Ouvrez l'application Outlook sur votre smartphone.
2. Appuyez sur l'icône du menu (en haut à gauche) et sélectionnez « Paramètres ».
3. Recherchez « Réponses automatiques » et activez-la.
4. Enregistrez les modifications.

Avis d'absence du bureau sur Mac

1. Démarrez Outlook sur votre Mac et accédez à « Outlook » > « Préférences » > « Réponses automatiques ».
2. Activez « Envoyer des réponses automatiques ».
3. Définissez la période et le message souhaité.
4. Facultatif : configurez des messages distincts pour les contacts internes et externes.
5. Cliquez sur « OK » pour enregistrer les paramètres

Modèles pour les messages d'absence du bureau dans Outlook

Bref modèle Outlook :

« Merci pour ton message.

Je serai absent du bureau du [Date] au [Date] et je ne pourrai traiter votre courrier électronique qu'ensuite.

Veuillez contacter mon collègue [Nom] à [Adresse e-mail] ou par téléphone au [Numéro de téléphone] en cas d'urgence.

Cordialement

[Nom].

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Fonctionnalités avancées de réponse en cas d'absence du bureau

Synchronisation avec Microsoft Teams et d'autres outils :

• Synchronisation automatique : Si votre compte Outlook est connecté à Microsoft Teams, votre message d'absence du bureau sera automatiquement affiché en tant que statut dans Teams. De cette façon, les collègues savent immédiatement que vous n'êtes pas disponible.
• Intégration du calendrier : Entrez votre absence dans le calendrier Outlook. Ces informations seront également adoptées dans Teams, de sorte que vos disponibilités restent visibles dans le calendrier.

Utilisation des fonctionnalités de répétition et de planification :

• Absences récurrentes : Pour les absences régulières, telles que les journées de travail à domicile ou à temps partiel, vous pouvez utiliser la fonction de récurrence du calendrier Outlook. Il sera automatiquement synchronisé avec vos notes d'absence.
• Activation planifiée : Configurez à l'avance les réponses en cas d'absence du bureau en planifiant les heures de début et de fin. Idéal pour les vacances planifiées ou les événements de plusieurs jours.

Conseils relatifs aux messages d'absence du bureau dans Outlook

Contenu à ne pas manquer dans un message d'absence du bureau :

• Clarification de la durée de l'absence : Précisez la période exacte pendant laquelle vous ne serez pas joignable. Exemple : « Je serai absent du bureau du [Date] au [Date]. »
• Désignez un représentant : Indiquez les coordonnées d'une personne qui pourra vous aider pendant votre absence. Exemple : « En cas d'urgence, veuillez contacter [Nom] à [Contact]. »
• Ton amical : Formulez les choses poliment et professionnellement pour laisser une impression positive. Néanmoins, limitez-vous à l'essentiel ; vous n'avez pas besoin de tout divulguer.

Évitez les erreurs courantes :

• Fin des temps oubliée : Assurez-vous que la période est correctement réglée. Un message d'absence du bureau d'une durée indéfinie peut être source de confusion.
• Informations inutiles : Omettez les données personnelles ou les informations qui ne sont pas pertinentes, telles que la raison exacte de votre absence.
• Fautes d'orthographe : Mieux vaut vérifier la note deux fois avant de l'enregistrer pour éviter des erreurs désagréables.

Conseil concernant la fonctionnalité Outlook manquante pour les absences simultanées au sein de l'équipe :

Outlook ne fournit pas d'avertissement en cas d'absences parallèles. Cela signifie qu'un l'ensemble du ministère pourrait planifier ses vacances pour la même période sans vraiment s'en rendre compte. Il en va de même si une seule personne est chargée de saisir toutes les demandes de vacances : vous devez vérifier manuellement s'il y a des chevauchements entre les demandes de vacances et signaler tout problème si nécessaire.

Si vous devez gérer de nombreuses absences d'équipe, Absentify peut vous aider : définissez des niveaux d'effectifs minimaux pour les équipes et les départements et recevez des alertes automatiques en cas de conflit.

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