Trucs et astuces Outlook : comment tirer le meilleur parti de votre boîte de réception

Maîtriser les e-mails : organiser Outlook au lieu de se contenter de les traiter

Vous ouvrez votre Outlook et la boîte de réception vous accueille avec 63 e-mails non lus. Certaines sont importantes, d'autres totalement hors de propos. Vous cliquez dessus, vous triez sans enthousiasme, vous perdez du temps. Ce qui manque, c'est structure.

La bonne nouvelle : Outlook propose exactement cela fonctionnalités, que vous pouvez configurer en quelques minutes. Avec les bons conseils et astuces d'Outlook, votre boîte de réception deviendra outil, et non un chantier de construction.

Ordre basé sur des règles au lieu du chaos : automatisation grâce aux règles de boîte de réception

Si vous recevez des e-mails quotidiens tels que des newsletters, des notifications système ou des mises à jour de projets, ne perdez pas une seconde de plus à effectuer un tri manuel. Dans Outlook, vous pouvez Règles de boîte de réception pour déplacer automatiquement certains expéditeurs vers les dossiers appropriés, leur attribuer un code couleur ou leur attribuer des catégories.

Exemples :

• Les factures vont directement dans le dossier « Comptabilité »
• Les e-mails du patron sont marqués d'une catégorie rouge
• Les newsletters disparaissent automatiquement dans « À lire plus tard »

Cette automatisation vous permet d'économiser des clics chaque jour et des nerfs. Il suffit de définir les règles une seule fois, Outlook s'occupera du reste.

Conseil : Utilisez la fonction « Créer une règle » directement en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un e-mail. C'est le moyen le plus rapide.

Nettoyez comme un pro : ces astuces vous font gagner du temps chaque jour

Même si votre boîte de réception est déjà pleine, vous n'avez pas à tout parcourir manuellement. Outlook est livré avec des outils qui vous aident nettoyez votre dossier Outlook:

• Nettoyez les conversations : Supprimer les e-mails dupliqués dans les fils de discussion longs
• Archive : Supprimer les anciens e-mails de l'affichage sans les supprimer
• Actions rapides : Créez des boutons en un clic pour vos tâches les plus fréquentes (par exemple, « Suivant + Archive »)

Si vous utilisez activement ces fonctionnalités, votre boîte de réception deviendra tableau de bord bien rangé.

Utilisez le calendrier Outlook comme un pro de la planification

Vous ouvrez votre calendrier et le revoilà : la double réservation invisible. Un rendez-vous client que vous avez oublié, une réunion d'équipe qui coïncide avec vos vacances. Les rendez-vous ne sont pas simplement oubliés, ils deviennent facteurs de stress. Pourtant, Outlook peut faire bien plus que simplement planifier des rendez-vous.

Avec quelques fonctionnalités ciblées, vous pouvez transformer votre calendrier en outil de planification fiable, pour vous et toute votre équipe :

Bloquez le temps au lieu de le perdre : comment suivre

Beaucoup utilisent le calendrier Outlook comme un bloc-notes linéaire. Entrez les rendez-vous, c'est fait. Mais ceux qui programment des périodes de planification actives, des zones tampons et des périodes de focalisation fixes ont automatiquement moins de conflits de planification et ont plus de contrôle sur leur journée.

Établissez des règles strictes pour cela :

• Bloquez vos heures les plus productives pour un travail ciblé (« Deep Work »)
• Planifier les temps de stockage entre les réunions, au moins 10 minutes
• Utilisez des rendez-vous récurrents pour les tâches répétitives, par exemple la planification de projets le lundi

Particulièrement pratique : Définissez vos heures de travail dans « Calendrier → Options », afin que vos collègues puissent voir quand vous êtes disponible directement dans les invitations.

Avec de petites modifications, vous pouvez éviter les allers-retours inutiles et organiser votre Outlook pour en avoir plus commandez pendant votre journée de travail encore une fois.

Communiquez clairement les absences grâce à un outil vraiment utile

Demandes de vacances par e-mail, absences dans le chat de l'équipe, notes dans le calendrier que personne ne voit : c'est la vie quotidienne de nombreuses entreprises et en même temps évitable. Voici l'absentification qui entre en jeu !

absentify est directement intégré à Outlook et Microsoft Teams. Vous n'êtes pas obligé d'ouvrir une application supplémentaire ou habituez-vous. Une fois installé, les absences sont gérées de manière centralisée, rendues visibles dans le calendrier, et même des réponses automatiques sont configurées.

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Hacks cachés d'Outlook — Ce que vous avez manqué

Outlook ne se contente pas d'envoyer des e-mails et de gérer des calendriers. De nombreuses caractéristiques se trouvent juste sous votre nez, mais restent souvent inutilisées dans la vie de tous les jours. Ces fonctions Outlook sont notamment les suivantes : de véritables gains de temps et structurez votre installation.

Un présentation des fonctionnalités d'Outlook vous aide à découvrir et à utiliser efficacement les bons outils. Une fois que vous aurez configuré ces outils, vous ne voudrez plus vous en passer :

QuickSteps & Building Blocks : les armes secrètes pour les utilisateurs expérimentés

Transférer les e-mails, les signaler et les déplacer vers un dossier. Les mêmes routines tous les jours. Alors pourquoi ne pas tout faire en un clic? Avec Étapes rapides, vous pouvez effectuer plusieurs actions à la fois.

Voici comment cela fonctionne :

• Cliquez sur « Nouveau » sous « Démarrer » → « QuickSteps »
• Sélectionnez des actions : par exemple, « Déplacer vers un dossier », « Marquer comme lu », « Transférer vers la liste des tâches »
• Définir le raccourci et le nom
• Facultatif : Commencez directement en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un e-mail

Hack Outlook supplémentaire : Utilisez Quick Parts pour les textes que vous saisissez régulièrement, tels que les salutations, les signatures ou les mises à jour de statut. Au lieu d'écrire chaque phrase à partir de zéro, un raccourci clavier suffira.

Favoris et dossiers de recherche : ne faites plus jamais défiler la page ni effectuer de recherche

Quiconque travaille quotidiennement avec de nombreux dossiers le sait : défilement constant, mauvais clic, recherche. La solution est Favoris et dossiers de recherche:

• Faites glisser vos dossiers les plus importants (par exemple, « Factures », « Projets importants ») via Glisser-déposer dans la zone « Favoris ». Ils seront alors toujours visibles en haut de la page.
• Créez un Dossier de recherche pour tout ce dont vous avez régulièrement besoin : « Non lu », « Courriels avec pièces jointes », « From Boss ».

Vous trouverez en quelques secondes ce qui prendrait autrement quelques minutes et Outlook se sent soudainement à nouveau léger.

Raccourcis clavier et raccourcis : plus rapides que n'importe quelle souris

Si vous traitez des dizaines d'e-mails chaque jour, reprogrammez des rendez-vous et créez des tâches, chaque clic supplémentaire vous vole de précieuses secondes. Des secondes qui peuvent totaliser jusqu'à une demi-heure au cours d'une journée. La solution : Raccourcis.

Avec le raccourcis clavier droits, vous allez parcourir Outlook en un clin d'œil.

Les principaux raccourcis en un coup d'œil

Ces raccourcis clavier fonctionnent immédiatement et accélérer de manière significative votre routine quotidienne dans Outlook:

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3 raccourcis géniaux que presque personne ne connaît

Ces combinaisons sont de vrais conseils d'initiés:

Une fois internalisés, les raccourcis vous permettent plus rapide que n'importe quel mouvement de souris.

Optimisez Outlook en fonction de votre style de travail

Chacun travaille différemment. C'est exactement pourquoi cela ne vaut pas la peine de laisser Outlook tel qu'il est configuré par défaut. Avec quelques ajustements ciblés, vous pouvez optimiser votre Outlook en fonction de vos habitudes quotidiennes, au lieu de vous adapter à l'outil tous les jours.

Plus Outlook convient à votre style, plus vous trouvez rapidement ce dont vous avez besoin et gardez une trace.

La structure de dossiers parfaite : comment conserver une vue d'ensemble claire en permanence

De nombreuses boîtes aux lettres ressemblent à un débarras sans étagères : tout y est, mais rien n'est bien rangé. Ce qui manque, c'est un structure claire.

Cette structure de dossiers vous aidera à rester organisé :

• Boîte de réception : Uniquement les nouveaux messages non lus
• En attente de : E-mails pour lesquels vous attendez une réponse
• Projets/Dossiers thématiques : Nom requis (par exemple, « Client A », « RH », « Finances »)
• Archive : Pour tout ce qui est fait mais qui doit être conservé
• À lire plus tard : Pour les newsletters, les informations et les e-mails moins importants

Important : Utilisez les règles d'Outlook pour attribuer automatiquement des e-mails. De cette façon, tout va immédiatement au bon endroit.

Avec cette structure, vous n'aurez plus de boîte de réception surchargée, mais un système qui vous simplifie le travail.

Outlook Extras que vous devez activer

Dans les paramètres d'Outlook, il y a petites fonctionnalités, qui peuvent améliorer considérablement votre expérience de travail. Beaucoup d'entre eux peuvent être activé en quelques clics:

• Ajustez le volet de lecture : Dans la section « Afficher », vous pouvez choisir si les e-mails sont affichés à droite, en dessous ou pas du tout
• Fenêtre de rappel : Réglé par défaut sur 15 minutes, modifiez-le en fonction de votre rythme
• Insérer des pièces jointes via OneDrive : Permet d'économiser de l'espace de stockage et de maintenir les documents à jour automatiquement
• Envoi différé : Parfait lorsque vous souhaitez préparer des e-mails mais les envoyer plus tard

Ces petits ajustements garantissent qu'Outlook ressemble davantage à votre assistant personnel, pas comme un outil statique.

Travailler en équipe : comment utiliser Outlook comme véritable outil de collaboration

Et surtout, au sein d'une équipe, Outlook peut aider à vote plus facile, plus rapide et plus transparent, si vous utilisez les bonnes fonctionnalités.

Ceux qui travaillent en équipe ont besoin clarté: Qui est disponible quand ? Quelles informations se trouvent où ? Outlook peut rendre tout cela visible, sans outils supplémentaires.

Partagez des calendriers, utilisez correctement les boîtes aux lettres de groupe

Dans la routine du bureau, il est utile de voir en quelques clics si vos collègues sont disponibles, en vacances, en réunion ou en télétravail. Pour cela, Outlook propose des solutions simples:

• Partage du calendrier : Sous « Calendrier → Partager », vous pouvez partager votre calendrier, y compris des restrictions quant à savoir qui peut voir quoi.
• Calendrier de groupe : Idéal pour les équipes qui planifient beaucoup ensemble. Vous pouvez voir en un coup d'œil qui est disponible et à quel moment.
• Boîtes aux lettres partagées : Les adresses e-mail centrales telles que info@firma.de peuvent être utilisées par plusieurs personnes en même temps, y compris pour le suivi des réponses

Planifiez mieux avec Absentify, directement dans Outlook et MS Teams

Avec Absentify, vous avez toujours un aperçu direct des absences de votre équipe — sans outils de commutation. L'intégration fonctionne directement dans Outlook et Microsoft Teams. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'une nouvelle application, ni d'un identifiant supplémentaire. Vacances, congé parental, maladie ou formation continue : tout est clairement visible.

Caractéristiques de l'absentification qui facilitent votre journée de travail :

• Calendrier d'équipe avec absences directement dans Outlook
• Réponse automatique en cas d'absence du bureau pour les entrées de vacances d'Outlook
• Self-service pour les employés, plus besoin d'envoyer des e-mails aux RH
• Processus d'approbation rationalisés pour les demandes de vacances

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