Aumentar la productividad de Microsoft Teams: 15 consejos rápidos

Consejo 1: Estructurar los canales de forma significativa

Si estructuras Microsoft Teams y organizas los canales con claridad, ahorras esfuerzo de búsqueda y aumentas tu enfoque.

• Organizar canales por proyectos, temas o departamentos para que sepa inmediatamente dónde encontrar qué información.
• Asignar nombres de canales concisos y usa las descripciones de los canales como guía adicional.
• Evite las duplicaciones, al no abordar temas idénticos en varios canales.

Consejo 2: Establece reglas de equipo para la comunicación

Los acuerdos mutuos evitan los malentendidos y reducen las distracciones.

• Decida cuál temas discutes en el chat y cuáles en los canales.
• Póngase de acuerdo sobre cuándo un Emoji es suficiente como respuesta y cuando es necesario enviar un mensaje detallado.
• Documente las reglas en el Team-Wiki o como Pestaña OneNote.
• Consulta los acuerdos cada pocas semanas y ajústelos si es necesario.

Consejo 3: Separa los chats y los canales

La clara diferenciación entre las conversaciones privadas y las actualizaciones oficiales garantiza la estructura.

• Utilice Charlas para arreglos informales y consultas rápidas.
• Publicar Actualizaciones del equipo e información del proyecto de manera consistente en los canales apropiados.
• Alfiler importante chats grupales, para que no se pierdan en la lista.
• Habilitar notificaciones de banner solo para chats realmente relevantes.

Consejo 4: Utiliza las menciones y etiquetas de forma eficaz

Las notificaciones específicas llegan solo a los afectados y mejoran tu concentración.

• Evite las menciones generales de @Team y, en su lugar, utilice etiquetas específicas como @Marketing o @Sales.
• Habilitar notificaciones para @mentions en los canales críticos para garantizar que no se pierda ningún mensaje importante.
• Silenciar canales menos importantes por lo que solo se le molestará por temas relevantes.
• Usa etiquetas para grupos de proyectos o departamentos, de modo que solo se notifique a las personas pertinentes.

Consejo 5: Ajustar las notificaciones

Solo manteniéndose al día con las alertas más importantes puede mantenerse informado sin distraerse todo el día.

• Abre Configuración > Notificaciones y deshabilitar ventanas emergentes para canales sin importancia.
• Wähle für Zentrale Kanäle den Modo banner, solo para todos los demás Feed News.
• Compruebe con regularidad cuáles Alertas realmente los necesita y ajústelos en consecuencia.

Consejo 6: Usa el estado y los tiempos de enfoque

Tu estado en Teams controla cómo y cuándo los demás pueden ponerse en contacto contigo.

• Establece tu estado en «No molestar» si quieres trabajar en las tareas sin interrupciones.
• Programar todos los días bloques de enfoque en tu calendario de Outlook y actívalas automáticamente en Teams.
• Actualice el estado con un mensaje corto, p. ej., «Trabajo en profundidad hasta las 3:00 p. m.; póngase en contacto solo en caso de emergencia».
• Usa el «Tiempo de concentración» función para que Teams y Outlook respeten los horarios programados.

Consejo 7: configura Quiet Hours en tu smartphone

Si utilizas Teams en tu smartphone personal, debes proteger tu tiempo libre.

• Abrir en la aplicación móvil de Teams Ajustes > Notificaciones > Horas de silencio.
• Definir tiempos fijos, durante el cual solo se permite el paso de alarmas críticas.
• Comprueba si tu Calendario de Outlook adopta las mismas horas de silencio para eliminar las variaciones en el correo electrónico.
• Usa tales pausas automáticas, sin necesidad de apagar y encender el dispositivo manualmente.

Consejo 8: Administración de tareas directamente en Teams

Mantén todas las tareas pendientes a la vista desde el lugar en el que te comunicas.

• Abre la aplicación «Tareas por planificador y tareas pendientes» en un canal.
• Crear listas de tareas apropiadas para cada proyecto o reunión.
• Asignar tareas a los miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento.
• Rastrea el progreso con el integrado diseño de tablero o lista.

Consejo 9: Planifique las reuniones de manera eficiente

Coordinar calendarios y citas de forma que ahorre tiempo en lugar de consumirlo.

• Usa el Asistente de programación en Teams o Outlook para ver los espacios disponibles de todos de un vistazo.
• Crear citas periódicas para reuniones periódicas y almacena plantillas de agendas en el canal.
• Agrupe varias llamadas cortas en lugar de llamadas raras sesiones largas, para mantener libres los bloques de proyecto.
• Definir claro horas de inicio y finalización y apégate a la agenda.

Consejo 10: utilice roscas y alfileres

Lleve a cabo las discusiones donde corresponde y mantenga la información importante al alcance de su mano. Esto evita búsquedas prolongadas y promueve una alta productividad del equipo.

• Responda como Hilo para mantener conversaciones en el contexto del mensaje original.
• Alfiler mensajes, archivos o enlaces importantes a la parte superior del canal.
• Usa objetos anclados como Acceso rápido para todo el equipo.

Consejo 11: Flujos de trabajo con Power Automate y absentify

Permita que las tareas recurrentes se ejecuten automáticamente en segundo plano.

• Crear Power Automate flujos que activan acciones en Teams para ciertos eventos (por ejemplo, notificación automática del canal para nuevas entradas de formulario).
• Usa el Aplicación AbsentiFy para gestionar directamente las ausencias en los equipos y mantener el calendario del equipo actualizado.
• Ahorra tiempo en notificaciones de vacaciones y enfermedad, ya que absentify gestiona las actualizaciones de estado y las reservas de calendario.
• Distribuir tareas rutinarias, para que tu equipo pueda centrarse en el contenido importante.

{{cat}}

Consejo 12: Usa los atajos de teclado de manera eficiente

Reduzca los clics del ratón y cambie de una función a otra en un abrir y cerrar de ojos.

• Utilice Ctrl + E para buscar y Ctrl +. para panel de comandos. En Mac, usa Comando ⌘ + E para buscar y Comando ⌘ +. para el campo de comandos.
• Leed dir propio Atajos für häufig genutzte Befehle an.
• Practica uno o dos atajos nuevos por semana para acelerar notablemente tu Producción en equipo de Microsoft spürbar zu beschleunigen
• Usa la descripción general de Ajustes > Métodos abreviados de teclado para aprende todos los comandos disponibles.

Consejo 13: Personaliza los favoritos y las pestañas

Obtén acceso rápido a las áreas más importantes de Teams.

• Alfiler canales centrales y grupos de chat, por lo que siempre se quedan en lo más alto de la barra.
• Configurar pestañas para herramientas o documentos importantes, de modo que todo lo importante esté fácilmente accesible.
• Crear pestañas para archivos importantes, páginas de OneNote o el Panel de control de ausencias.
• Elimine las entradas poco utilizadas de su Lista de favoritos, para mantener la claridad.
• Inicie Teams directamente en área más relevante y así aumentar la productividad diaria de sus equipos.

Consejo 14: Usa el análisis de equipo para la puntuación de productividad

Al analizar los datos de uso, obtiene una puntuación de productividad de Microsoft e identifica el potencial de optimización.

• En el Centro de administración de equipos, accede a Análisis de equipo para revisar las estadísticas de chat y reuniones.
• Presta atención a métricas como la duración media de las reuniones y el volumen de mensajes por canal.
• Compara los Puntuación de productividad de los equipos para identificar áreas de mejora.
• Programar revisiones periódicas para optimizar las reglas y los procesos en función de los datos.

Consejo 15: Programe retrospectivas periódicas

Reflexionen juntos para la mejora continua.

• Bloquea un espacio fijo en tu calendario para reseñas breves sobre el uso en equipo.
• Comenta qué consejos funcionan bien y cuáles obstaculiza aún existen.
• Actualiza tu reglas del equipo y patrones de trabajo en función de los conocimientos adquiridos.
• Documento Aprendizajes en la Wiki, para que los nuevos miembros del equipo puedan beneficiarse directamente de tus experiencias.

Usa Microsoft Teams con reglas claras y flujos de trabajo inteligentes

Tan pronto como utilice Microsoft Teams de forma eficaz, se convierte en una verdadera ayuda a la productividad. Para ello, las estructuras claras, la comunicación transparente y los procesos automatizados deben interconectarse. Con absentify, puedes configurar tus canales para que:

• La información es inmediata localizable.
• Las distracciones se pueden minimizar mediante administración de notificaciones específicas.
• Al automatizar las tareas rutinarias, se ahorra tiempo.

Tu equipo trabaja más centrado, las reuniones son más útil planificó y las ausencias se gestionan automáticamente mediante ausencias. De esta forma, puede aumentar considerablemente su producción diaria y garantizar colaboración fluida.

{{cta-2}}