Améliorer la productivité de Microsoft Teams : 15 conseils rapides

Conseil 1 : Structurez les canaux de manière significative

Si vous structurez Microsoft Teams et organisez clairement les chaînes, vous réduisez les efforts de recherche et vous vous concentrez davantage sur vos objectifs.

• Organiser les chaînes par projet, par sujet ou par département afin que vous sachiez immédiatement où trouver quelles informations.
• Attribuez des noms de chaînes concis et utilisez les descriptions des chaînes pour obtenir des conseils supplémentaires.
• Évitez les doublons, en n'abordant pas des sujets identiques sur plusieurs canaux.

Conseil 2 : Établissez des règles de communication pour l'équipe

Les accords mutuels évitent les malentendus et réduisent les distractions.

• Décidez lequel sujets vous discutez dans le chat et de quoi dans les chaînes.
• Mettez-vous d'accord sur le moment où Emoji est suffisante comme réponse et lorsqu'un message détaillé est nécessaire.
• Documentez les règles dans le Wiki d'équipe ou en tant que Onglet OneNote.
• Vérifiez les accords toutes les quelques semaines et ajustez-les si nécessaire.

Conseil 3 : Séparer les chats et les canaux

Une distinction claire entre les conversations privées et les mises à jour officielles garantit la structure.

• Utiliser Discussions pour des arrangements informels et des demandes rapides.
• Publier Mises à jour des équipes et informations sur les projets de manière cohérente par les canaux appropriés.
• Épinglette important discussions de groupe, afin qu'ils ne se perdent pas dans la liste.
• Activer notifications sur les bannières uniquement pour les discussions vraiment pertinentes.

Conseil 4 : Utilisez les mentions et les tags de manière efficace

Les notifications ciblées n'atteignent que les personnes concernées et vous permettent de mieux vous concentrer.

• Évitez les mentions générales de @Team et utilisez plutôt balises spécifiques tels que @Marketing ou @Sales.
• Activer notifications pour @mentions dans les canaux critiques afin de garantir qu'aucun message important ne soit oublié.
• Muet chaînes moins importantes vous ne serez donc dérangé que pour des sujets pertinents.
• Utilisez des balises pour groupes de projets ou de départements, afin que seules les personnes concernées soient informées.

Conseil 5 : affiner les notifications

Ce n'est qu'en suivant les alertes les plus importantes que vous pourrez rester informé sans être distrait toute la journée.

• Ouvrez Réglages > Notifications et désactiver les fenêtres contextuelles pour les chaînes sans importance.
• Choisissez les canaux centraux Mode Bannière, pour tous les autres uniquement Feed-Benachrichtigungen.
• Vérifiez régulièrement quels Alertes vous en avez vraiment besoin et ajustez-les en conséquence.

Conseil 6 : Utiliser le statut et les temps de mise au point

Votre statut dans Teams détermine comment et quand les autres peuvent vous contacter.

• Définissez votre statut sur « Ne pas déranger » si vous souhaitez travailler sur des tâches sans être dérangé.
• Programmer tous les jours blocs de focus dans votre calendrier Outlook et activez-les automatiquement dans Teams.
• Mettez à jour le statut à l'aide d'un message court, par exemple, « En travaux approfondis jusqu'à 15 h 00 — contact uniquement en cas d'urgence ».
• Utilisez le « C'est le moment de se concentrer » fonctionnalité afin que Teams et Outlook respectent les horaires que vous avez planifiés.

Conseil 7 : configurez Quiet Hours sur votre smartphone

Si vous utilisez Teams sur votre smartphone personnel, vous devez protéger vos loisirs.

• Ouvrir dans l'application mobile Teams Paramètres > Notifications > Heures calmes.
• Définissez heures fixes, au cours de laquelle seules les alarmes critiques sont autorisées.
• Vérifiez si votre Calendrier Outlook adopte les mêmes heures de silence pour supprimer les variations dans le courrier électronique.
• Utilisez un tel pauses automatiques, sans éteindre et rallumer manuellement l'appareil.

Conseil 8 : Gestion des tâches directement dans Teams

Gardez toutes les tâches à portée de vue lorsque vous communiquez.

• Ouvrez l'application « Tâches par planificateur et tâches à accomplir » dans une chaîne.
• Créez listes de tâches appropriées pour chaque projet ou réunion.
• Attribuer tâches aux membres de l'équipe et définissez dates d'échéance.
• Suivez le progrès avec le mise en page du tableau ou de la liste.

Conseil 9 : Planifiez vos réunions de manière efficace

Coordonner les calendriers et les rendez-vous de manière à gagner du temps au lieu de le consommer.

• Utilisez le Assistant à la planification dans Teams ou Outlook pour voir les créneaux disponibles pour chacun en un coup d'œil.
• Créez rendez-vous récurrents pour les réunions récurrentes et stockez des modèles d'ordres du jour dans la chaîne.
• Regroupez plusieurs appels courts plutôt que rares longues sessions, pour garder les blocs de projet libres.
• Définir clairement heures de début et de fin et respectez l'ordre du jour.

Astuce 10 : Utilisez des fils et des épingles

Dirigez les discussions là où elles doivent être et gardez les informations importantes à portée de main. Cela permet d'éviter de longues recherches et favorise une productivité élevée de l'équipe.

• Répondez en tant que fil pour poursuivre les conversations dans le contexte du message d'origine.
• Épinglette des messages importants, des fichiers ou des liens vers le haut de la chaîne.
• Utilisez les objets épinglés comme Accès rapide pour toute l'équipe.

Conseil 11 : flux de travail avec Power Automate et Absentify

Laissez les tâches récurrentes s'exécuter automatiquement en arrière-plan.

• Créez Power Automate flux qui déclenchent des actions dans Teams pour certains événements (par exemple, notification automatique des chaînes pour les nouvelles entrées de formulaire).
• Utilisez le Application Absentify-App pour gérer directement les absences dans les équipes et maintenir le calendrier de l'équipe à jour.
• Gagnez du temps sur notifications de vacances et de maladie, car Absentify gère les mises à jour de statut et les réservations du calendrier.
• Distribuez tâches de routine, afin que votre équipe puisse se concentrer sur les contenus importants.

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Astuce 12 : Utilisez efficacement les raccourcis clavier

Réduisez le nombre de clics de souris et passez d'une fonction à l'autre en un clin d'œil.

• Utilisez Ctrl + E pour rechercher et Ctrl +. panneau de commande. Pour Mac, utilisez les touches Commande + E pour rechercher et Commande +. pour le champ de commande.
• Lis toi propre Raccourcis für häufig genutzte Befehle an.
• Pratiquez un ou deux nouveaux raccourcis par semaine pour accélérer sensiblement votre Microsoft Teams Production spürbar zu beschleunigen
• Utilisez la vue d'ensemble sous Paramètres > Raccourcis clavier pour apprendre toutes les commandes disponibles.

Astuce 13 : Personnalisez les favoris et les onglets

Accédez rapidement à vos domaines les plus importants dans Teams.

• Épinglette canaux centraux et groupes de discussion, ils restent donc toujours en haut de la barre.
• Mettre en place onglets pour les outils ou les documents importants afin que tout ce qui est important soit facilement accessible.
• Créer des onglets pour fichiers importants, pages OneNote ou le Tableau de bord Absentify-Dashboard.
• Supprimez les entrées rarement utilisées de votre Liste des favoris, pour préserver la clarté.
• Démarrez Teams directement dans le domaine le plus pertinent et augmentez ainsi la productivité quotidienne de vos équipes.

Conseil 14 : Utilisez Team Analytics pour le score de productivité

En analysant les données d'utilisation, vous obtenez un score de productivité Microsoft et vous identifiez le potentiel d'optimisation.

• Dans le centre d'administration Teams, accédez au Analyse de l'équipe pour consulter les statistiques des discussions et des réunions.
• Faites attention à indicateurs tels que la durée moyenne des réunions et le volume des messages par canal.
• Comparez les Score de productivité des équipes pour identifier les domaines à améliorer.
• Calendrier critiques régulières pour optimiser les règles et les processus en fonction des données.

Conseil 15 : Planifiez des rétrospectives régulières

Réfléchissez ensemble à une amélioration continue.

• Bloquez un créneau fixe dans votre calendrier pour brèves critiques sur l'utilisation par l'équipe.
• Discutez des astuces qui fonctionnent bien et de celles qui fonctionnent obstacles existent toujours.
• Mettez à jour votre règles et habitudes de travail de l'équipe sur la base des connaissances acquises.
• Document Apprentissages dans le Wiki, afin que les nouveaux membres de l'équipe puissent bénéficier directement de vos expériences.

Utilisez Microsoft Teams avec des règles claires et des flux de travail intelligents

Dès que vous utilisez efficacement Microsoft Teams, cela devient un véritable aide à la productivité. Pour cela, des structures claires, une communication transparente et des processus automatisés doivent s'imbriquer. Avec Absentify, vous pouvez configurer vos chaînes de telle sorte que :

• L'information est immédiate trouvable.
• Les distractions peuvent être minimisées grâce à gestion des notifications ciblées.
• En automatisant les tâches de routine, le temps est économisé.

Votre équipe travaille plus ciblé, les réunions sont plus ciblé planifié et les absences sont automatiquement gérées via Absentify. De cette façon, vous pouvez augmenter de manière mesurable votre production quotidienne et garantir collaboration fluide.

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