Gestión de vacaciones en la nube: programación justa para el equipo

¿Qué es un sistema de gestión de vacaciones basado en la nube?

Un sistema de gestión de licencias basado en la nube es un software alojado en un centro de datos (en la nube) y accesible a través de Internet. En otras palabras: todas los empleados pueden acceder a él, sin importar dónde trabajen. En lugar de enviar un plan de vacaciones en formato Excel o mover un calendario en papel de un escritorio a otro, todos los empleados acceden a él a través de un navegador o una aplicación. La gestión de las licencias se sincroniza en tiempo real, por lo que todos pueden ver todas las entradas de forma inmediata.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de vacaciones basado en la nube?

El acceso a la gestión de vacaciones en la nube se realiza a través de Internet: el proveedor suele alojar el software. Los usuarios acceden a él a través de una conexión segura.

Funciones y permisos:

• Los empleados pueden ver y solicitar sus propias vacaciones.
• Los supervisores y/o el departamento de recursos humanos pueden aprobar, rechazar o comentar las solicitudes.
• Los administradores tienen una visión general de todos los datos, configuran el sistema, mantienen los datos maestros, etc.

Flujos de trabajo:

• Todo el proceso, desde la solicitud de vacaciones hasta la aprobación o el rechazo, generalmente se puede automatizar a través de la nube.

Notificaciones y recordatorios:

• Las personas involucradas reciben información sobre nuevas solicitudes, decisiones o cuando se superan ciertos límites de tiempo por correo electrónico o notificaciones automáticas.

Integraciones:

• Integración de calendarios (p. ej., Outlook, Teams, Slack, Salesforce, Monday.com, etc.)
• Inicio de sesión único (SSO) para un inicio de sesión más sencillo
• Interfaces con los sistemas de recursos humanos, nóminas y salarios

Ventajas de un sistema de gestión de vacaciones basado en la nube

Las dos principales ventajas de un sistema de gestión de vacaciones basado en la nube son su fácil acceso y su administración simplificada:

• Los empleados pueden acceder al sistema desde cualquier lugar (en la oficina, en casa o mientras viajan) y enviar sus solicitudes o comprobar el estado de sus licencias.
• Las partes responsables pueden revisar de forma centralizada las solicitudes de vacaciones y compararlas con las solicitudes ya presentadas para evitar la falta de personal.

Además, los datos del sistema de gestión de vacaciones está siempre actualizado a través de la nube Por lo tanto, todas las entradas son visibles para todo el equipo, de modo que cada colega esté al tanto de las solicitudes de los demás. Esto es especialmente importante cuando algunos colegas no deben o no pueden ausentarse al mismo tiempo.

Las hojas de Excel y los calendarios en papel alcanzan sus límites especialmente con los equipos en crecimiento. Es conduce rápidamente a la insatisfacción, cuando algunos colegas pueden introducir sus preferencias muy tarde y, por lo tanto, se encuentran con la planificación ya completada del resto del equipo.

Cómo elegir un sistema de gestión de vacaciones basado en la nube: cómo proceder

La nueva herramienta para la planificación y gestión de las vacaciones no solo debería complacer a los colegas, sino también proporcionar a los responsables de la toma de decisiones algunos herramientas útiles. Aquí hemos recopilado los criterios más importantes para seleccionar el software adecuado:

• Permanezca dentro de las estructuras existentes: No impongas a tu equipo software adicional que tengan que abrir por separado solo para planificar vacaciones. De lo contrario, los detalles y los plazos se pasan por alto rápidamente, ya que pocas personas abren software que no necesitan a diario.
• Mostrar fechas importantes: Asegúrese de que el software de gestión de vacaciones también muestre todas las fechas y eventos importantes de la empresa, no solo los días festivos y vacaciones.
• Ver los planes de los demás: Sus colegas deberían poder ver los horarios de los demás, lo que facilita enormemente la coordinación.
• Habilite la planificación independiente: Los deseos deben poder expresarse digitalmente independientemente de las entradas existentes. Esto evita la desagradable sensación de estar demasiado tarde con la propia planificación.
• Cuotas de ausencias: Algunos días del año, como los días de bridge, son especialmente populares. Si puedes establecer cuotas de ausencias en el nuevo software, habrá suficiente personal presente incluso esos días sin que tengas que intervenir durante la fase de planificación.
• Aprobación directa en la planificación: Cuando las decisiones sobre las solicitudes de vacaciones tienen que enviarse por correo electrónico o por nota, es un desvío innecesario. La opción de aprobación directamente en el software simplifica enormemente el proceso.

Gestión de vacaciones gratuita directamente en la nube de Microsoft 365 (Outlook y Teams)

Si el software de Microsoft es una herramienta diaria en su empresa, es probable que todas las fechas importantes ya estén en el calendario de Outlook o Teams. Con absentify, puede integrar un gestión completa de vacaciones sistema en este calendario, incluidas las cuotas y las capacidades de aprobación.

La instalación se completa con solo unos clics y, después, absentify no se distingue de la conocida interfaz de Microsoft, lo que garantiza que todos los empleados puedan gestionar sus vacaciones de forma inmediata. absentify mejora el calendario con todas las características de un sistema de gestión de licencias, eliminando la necesidad de una herramienta independiente.

Con absentify, cada empleado puede planificar sus deseos de vacaciones y ausencias en su propio calendario. Mantienes una visión general de los derechos de ausencia, los días de vacaciones restantes y el tipo de ausencia realizada, todo sin cálculos manuales.

La aprobación o el rechazo se realizan directamente desde absentify, por lo que consolidas todas las funciones de gestión de vacaciones en un solo software en la nube.

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