Gestion des vacances dans le cloud : planification équitable pour l'équipe

Qu'est-ce qu'un système de gestion des vacances basé sur le cloud ?

Un système de gestion des congés basé sur le cloud est un logiciel hébergé dans un centre de données (dans le cloud) et accessible via Internet. En d'autres termes : tous les employés peuvent y accéder, quel que soit leur lieu de travail. Au lieu de transmettre un plan de vacances sous forme de fichier Excel ou de déplacer un calendrier papier d'un bureau à l'autre, tous les employés y accèdent via un navigateur ou application. La gestion des congés est synchronisée en temps réel, de sorte que tout le monde peut voir immédiatement toutes les entrées.

Comment fonctionne un système de gestion des vacances basé sur le cloud ?

L'accès à la gestion des vacances dans le cloud se fait via Internet : le logiciel est généralement hébergé par le fournisseur. Les utilisateurs y accèdent via une connexion sécurisée.

Rôles et autorisations :

• Les employés peuvent consulter et demander leurs propres vacances.
• Les superviseurs et/ou le service des ressources humaines peuvent approuver, rejeter ou commenter les candidatures.
• Les administrateurs ont une vue d'ensemble de toutes les données, configurent le système, gèrent les données de base, etc.

Flux de travail :

• L'ensemble du processus, de la demande de vacances à l'approbation ou au rejet, peut généralement être automatisé via le cloud.

Notifications et rappels :

• Les personnes impliquées sont informées des nouvelles demandes, des décisions ou du dépassement de certains délais par e-mail ou notifications push.

Intégrations :

• Intégration du calendrier (Outlook, Teams, Slack, Salesforce, Monday.com, etc.)
• Authentification unique (SSO) pour une connexion plus facile
• Interfaces avec les systèmes des ressources humaines, de la paie et des salaires

Avantages d'un système de gestion des vacances basé sur le cloud

Les deux principaux avantages d'un système de gestion des vacances basé sur le cloud sont sa facilité d'accès et sa gestion simplifiée :

• Les employés peuvent accéder au système de n'importe où (au bureau, à la maison ou en déplacement) et soumettre leurs demandes ou vérifier l'état de leurs congés.
• Les parties responsables peuvent examiner les demandes de vacances de manière centralisée et les comparer avec les demandes déjà soumises afin d'éviter le manque de personnel.

De plus, les données du système de gestion des vacances est toujours à jour via le cloud Toutes les entrées sont donc visibles par toute l'équipe, afin que chaque collègue soit au courant des demandes des autres. Cela est particulièrement important lorsque certains collègues ne devraient pas ou ne sont pas autorisés à s'absenter en même temps.

Les feuilles Excel et les calendriers papier atteignent particulièrement leurs limites lorsque les équipes grandissent. C'est conduit rapidement à l'insatisfaction, lorsque certains collègues peuvent saisir leurs préférences très tard et se heurtent ainsi au planning déjà terminé du reste de l'équipe.

Choisir un système de gestion des vacances basé sur le cloud : comment procéder

Le nouvel outil de planification et de gestion des vacances devrait non seulement plaire aux collègues, mais également fournir aux décideurs outils utiles. Nous avons compilé ici les critères les plus importants pour sélectionner un logiciel adapté :

• Restez dans les structures existantes : N'imposez pas à votre équipe de logiciels supplémentaires qu'elle doit ouvrir séparément juste pour la planification des vacances. Sinon, les détails et les délais sont rapidement négligés, car peu de personnes ouvrent des logiciels dont elles n'ont pas besoin au quotidien.
• Afficher les dates importantes : Assurez-vous que le logiciel de gestion des vacances affiche également toutes les dates et événements importants de l'entreprise, pas seulement les jours fériés et les vacances.
• Voir les projets des autres : Vos collègues devraient pouvoir voir les horaires des uns et des autres, ce qui facilite grandement la coordination.
• Permettre une planification indépendante : Les souhaits doivent pouvoir être exprimés numériquement indépendamment des entrées existantes. Cela permet d'éviter la sensation désagréable d'être trop tard avec son propre planning.
• Quotas d'absences : Certains jours de l'année, comme les journées de bridge, sont particulièrement populaires. Si vous pouvez définir des quotas d'absences dans le nouveau logiciel, il y aura suffisamment de personnel présent même ces jours-là sans que vous ayez à intervenir pendant la phase de planification.
• Approbation directement dans le planning : Lorsque les décisions concernant les demandes de vacances doivent être envoyées par e-mail ou par note, c'est un détour inutile. Une option d'approbation directement dans le logiciel simplifie grandement le processus.

Gestion gratuite des vacances directement dans le cloud Microsoft 365 (Outlook et Teams)

Si le logiciel Microsoft est un outil quotidien dans votre entreprise, toutes les dates importantes figurent probablement déjà dans le calendrier Outlook et/ou Teams. Avec absentify, vous pouvez intégrer un gestion complète des vacances système dans ce calendrier, y compris les quotas et les capacités d'approbation.

L'installation s'effectue en quelques clics, puis absentify est impossible à distinguer de l'interface Microsoft familière, ce qui permet à tous les employés de gérer immédiatement leurs congés. absentify améliore le calendrier avec toutes les fonctionnalités d'un système de gestion des congés, éliminant ainsi le besoin d'un outil distinct.

Avec Absentify, chaque employé peut planifier ses souhaits de vacances et ses absences dans son propre calendrier. Vous conservez une vue d'ensemble des droits d'absence, des jours de vacances restants et du type d'absence prise, le tout sans calculs manuels.

L'approbation ou le rejet se fait directement depuis Absentify, ce qui vous permet de regrouper toutes les fonctionnalités de gestion des vacances dans un seul logiciel cloud.

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