Gestión de vacaciones sin conflictos + Consejos y software

Consejos y mejores prácticas para administrar sus vacaciones

Para planificar las vacaciones anuales del personal de la manera más clara y libre de conflictos posible, los siguientes puntos han demostrado ser el núcleo de la gestión de las vacaciones:

Crea un conjunto claro de reglas

En primer lugar, se necesitan reglas claras para administrar el tiempo de vacaciones: ¿cuándo deben planificarse las vacaciones o en qué fecha límite? ¿Quién aprueba el tiempo de vacaciones? ¿Qué ocurre si se solicitan cambios? Lo mejor es plasmar esto en una guía o manual breve y hacerlo accesible a todo el mundo.

Transparencia para todos

Las discrepancias suelen deberse a la falta de claridad. Todos los miembros del equipo deben saber siempre cuántos días de vacaciones les quedan, qué días de vacaciones ya se han aprobado y cuáles están pendientes de revisión.

Al mismo tiempo, es útil que cada miembro del equipo sepa quién está de vacaciones y cuándo. Esto permite realizar las transferencias a tiempo, cubrir las ausencias y evitar que nadie espere en vano para recibir contribuciones urgentes que actualmente no se pueden proporcionar.

Delegación en lugar de sobrecarga

Incluso en equipos pequeños, puede ser prudente no gestionar la planificación de las vacaciones únicamente desde el propio escritorio. Considera si tu adjunto, un jefe de equipo o un director de proyecto deberían encargarse de la planificación de las vacaciones de los compañeros.

En última instancia, lo que debería importarle a la administración no es quién está de vacaciones y cuándo, sino que el trabajo se haya completado en general. Confíe en que su equipo planificará de manera responsable; usted todavía tiene la última palabra.

Software y herramientas para una gestión fiable de las vacaciones

Administrar las vacaciones manualmente puede resultar estresante incluso con unos pocos colegas. Incluso después de resolver todos los conflictos relacionados con los días puente y los mejores horarios de vacaciones, normalmente unas semanas después de la aprobación, al menos un miembro del equipo presenta una solicitud de cambio.

Gestionar las vacaciones en papel no suele ser factible, especialmente debido al esfuerzo que implica. A más tardar, cuando algunos compañeros rara vez están en la oficina debido a la oficina desde casa o al servicio de campo, el calendario clásico de vacaciones está obsoleto. Una alternativa digital es mucho más fácil de manejar en la mayoría de los casos:

Tablas clásicas (p. ej., Excel)

Mantener un calendario de vacaciones en Excel es bastante común. Dicha tabla se crea rápidamente y hay numerosas plantillas disponibles para su descarga gratuita.

• Ventajas: Gratis para muchos (si ya tienes Microsoft Office) y relativamente fácil de usar.
• Desventajas: Con el tiempo, las mesas se desordenan rápidamente. Es necesario que varias personas puedan acceder al documento simultáneamente. Además, una hoja de cálculo de Excel es tan propensa a errores como un calendario en papel.

Inserte el cuadro resaltado:

Consejo: Si ya trabajas con Microsoft 365 mediante Outlook o Teams, puedes revisar y aprobar directamente la licencia de tus empleados. [Ancla: deja la gestión y la aprobación sin salir de Outlook/Teams]

Gestión de vacaciones online

A estas alturas, puede encontrar una variedad de herramientas para la gestión de vacaciones en línea. Se destacan por:

• Acceso sin barreras: Todos tienen acceso desde cualquier lugar, lo que es especialmente práctico para el trabajo remoto.
• Panoramas actuales: Los saldos de vacaciones restantes están siempre actualizados.

La clara desventaja es que tienes que motivar a tu equipo y a ti mismo para que usen otra plataforma de manera consistente. Para muchos, un adicional La herramienta que debe abrirse por separado es más una carga que un alivio.

Consejo: Con absentify, puedes gestionar las licencias en Outlook o Teams.

Gestión y aprobación de vacaciones gratuitas, sin salir de Outlook/Teams

Todo su equipo puede integrar la herramienta de gestión de vacaciones absentify de forma gratuita en Microsoft365. De esta forma, todos pueden introducir sus solicitudes de vacaciones y ver las entradas de los demás sin tener que salir de Outlook o Teams.

• Tras la instalación, absentify es indistinguible de la conocida interfaz de Microsoft. Por lo tanto, no estás imponiendo otra plataforma a tu equipo.
• Los empleados envían sus solicitudes de licencia: la persona responsable de la aprobación recibe una notificación directamente.
• Establezca un límite a la cantidad de empleados que pueden estar de vacaciones al mismo tiempo
• Divida al personal en departamentos, cada uno con sus propios límites
• recibir alertas en caso de conflictos de solicitudes de vacaciones

¿Aún no has oído hablar de absentify para Microsoft Outlook? Simplifica ahora la gestión de tus licencias: en Microsoft 365, Outlook y Teams, ¡de forma totalmente integrada y gratuita!

{{cta-2}}