Consejos y trucos para equipos: cómo utilizar MS Teams de forma más productiva e inteligente

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Para usar Microsoft Teams de manera eficiente, es importante configurar la herramienta correctamente. A estructura clara y ajustes específicos asegúrese de que usted y su equipo puedan trabajar de manera productiva.

Ajustar los ajustes importantes: notificaciones y estructura

Microsoft Teams te notifica de forma predeterminada sobre casi todo. Estas constantes notificaciones puede, sin embargo, perturbar la concentración. Si configura Microsoft Teams de forma selectiva, puede mejorar significativamente la eficiencia de su trabajo.

Los siguientes ajustes ayudarán:

• Personaliza las notificaciones: Asegúrate de recibir solo notificaciones de los canales realmente importantes y de @mentions. Silencia los canales irrelevantes para evitar distracciones.
• Limite las notificaciones móviles: Reduzca las notificaciones en la aplicación móvil para evitar molestias durante el tiempo libre.
• Organización de equipos y canales: Crea equipos para departamentos o proyectos y organiza los canales por temas, como «Proyectos de clientes», así como por prioridad. Mantén tus canales ordenados silenciando o archivando los menos importantes para centrarte en los temas relevantes.

Canales privados

Los canales privados son una buena forma de compartir información confidencial. Sin embargo, deben usarse con moderación para no socavar la transparencia y colaboración dentro del equipo. Deben utilizarse principalmente cuando solo un grupo específico de miembros del equipo necesita acceder a cierta información.

Comunicación eficiente en las reuniones

Nachdem du eine Grundstruktur für die Arbeit mit Teams geschaffen hast, kannst du die zahlreichen zusätzlichen Funktionen nutzen, um deine Reuniones erfolgreich durchzuführen. Schließlich ist eine effektive Kommunikation entscheidend, um productiver und reibungsloser para trabajar.

Estas funciones de Microsoft Teams proporcionan una descripción general para ayudarlo a:

1. Encuestas y señales con las manos

Un problema común en las reuniones es que todos quieren hablar al mismo tiempo. Sin embargo, Teams ofrece una función para «levantar la mano». Esto permite a los participantes dar un señal virtual para indicar su deseo de hacer uso de la palabra. Por lo tanto, el moderador puede realizar un seguimiento de quién habla a continuación. Además, las encuestas se pueden configurar en Teams para recopilar opiniones o tomar decisiones con mayor rapidez.

2. Difuminar o cambiar el fondo

En muchas reuniones, el trasfondo puede distraer o invadir la privacidad. La configuración de Microsoft Teams te permite difuminar el fondo o sustituirlo por un fondo virtual. Esto minimiza distracciones y crea un ambiente profesional.

3. Usa etiquetas y menciones

Microsoft Teams ofrece funciones prácticas para dirigirse específicamente a determinadas personas o grupos y facilitar la comunicación:

• Etiquetas para la divulgación a grupos específicos: Cree etiquetas de grupo (por ejemplo, «Marketing») para dirigirse específicamente a todos los miembros de un grupo sin tener que seleccionarlos manualmente.
• @-menciones para mensajes directos: Coloca una @ delante del nombre de una persona para notificarle directamente y asegurarte de que recibe el mensaje.
• Mensajes de Pin Teams: Fija los mensajes importantes para mantenerlos visibles en la parte superior del canal y no pasarlos por alto.

4. Usa herramientas interactivas

Teams te ofrece una variedad de herramientas para crear reuniones más interactivas o presentar visualmente temas complejos:

• Uso compartido de pantalla: Comparta presentaciones o documentos directamente con su equipo.
• Pizarra digital: Perfecto para sesiones de intercambio de ideas o para colaborar en ideas.
• Salas para grupos pequeños: Ideal para facilitar el trabajo en grupos pequeños en reuniones más grandes y mejorar la productividad.
• Grabación de reuniones: Permite guardar las reuniones para verlas más adelante o compartirlas con otras personas.
• Subtítulos y traducciones en vivo: Proporciona subtítulos y traducciones en tiempo real para una mejor comprensión, especialmente en equipos internacionales.
• Charlas y reacciones de las reuniones: Usa el chat para hacer preguntas y enviar comentarios con reacciones como el visto bueno o los emojis.

Con estas funciones de Microsoft Teams, puede mejorar significativamente comunicación en Microsoft Teams y administre su reuniones de manera eficaz y productiva.

5. Integre huéspedes externos

La colaboración con invitados externos en Microsoft Teams es cada vez más importante, especialmente con modelos de trabajo híbridos o proyectos asociados. Teams ofrece formas sencillas de integrar a personas externas en sus reuniones y espacios de trabajo.

• Invita a los invitados a: Puedes añadir fácilmente invitados externos a un equipo o canal invitándolos por correo electrónico. Luego pueden participar en chats y reuniones, así como acceder a los archivos como si fueran miembros internos.
• Control sobre el acceso a los datos: Teams ofrece opciones de control para regular el acceso de los huéspedes a la información confidencial. Puedes especificar exactamente lo que pueden ver o editar para garantizar la seguridad.

La integración de huéspedes externos mejora la colaboración y permite trabajar de forma eficaz con socios o clientes mientras mantienes control sobre el acceso a los datos.

6. Utilice Loop Components y SharePoint

Los componentes de Loop y SharePoint le proporcionan herramientas poderosas, para colaborar de manera eficiente en Microsoft Teams y almacenar datos.

• Componentes de bucle: Estas nuevas funciones permiten una colaboración dinámica en tiempo real. Puede insertar tareas, listas, notas u otros elementos directamente en los chats o reuniones, y todos los participantes pueden editarlos inmediatamente.
• Integración con SharePoint: Use SharePoint para almacenar y administrar documentos. SharePoint proporciona un repositorio seguro y centralizado para todos los archivos del equipo y te permite compartir y editar documentos fácilmente sin salir de Teams.

7. Implemente automatizaciones y extensiones

Microsoft Teams ofrece una variedad de opciones para automatización de tareas y para integración de extensiones, que simplifican la rutina de trabajo diaria y aumentan la productividad.

• Automatización con Power Automate: Utilice Power Automate para automatizar las tareas repetitivas. Puede crear flujos de trabajo que, por ejemplo, envíen automáticamente notificaciones cuando se agreguen nuevos archivos o aprueben las solicitudes de licencia sin necesidad de intervención manual.
• Integración de herramientas de terceros: Los equipos se pueden ampliar con muchas herramientas de terceros para añadir funciones adicionales, como la gestión de proyectos o el seguimiento del tiempo. Esto te permite optimizar aún más los procesos de gobierno y trabajo de Teams sin salir de Teams.

Con las automatizaciones y la integración de extensiones, puede minimizar las tareas repetitivas y usa los equipos como un eje central para todos tus flujos de trabajo.

Más claridad con extensiones como absentify

Especialmente en los equipos que trabajan de forma remota o híbrida, es importante llevar un registro de las ausencias de los miembros del equipo. absentify se puede integrar directamente en Teams y Outlook, lo que te permite gestione fácilmente las solicitudes de licencia y las ausencias.

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Tan pronto como MS Teams se integre en la empresa, asuntos delicados se discuten y se envían datos internos. Por lo tanto, es importante que la seguridad y la protección de los datos estén siempre garantizadas.

Estas funciones de Teams garantizan que sus datos y los de los miembros de su equipo permanecen protegidos:

• Cifrado extremo a extremo: Teams utiliza el cifrado de extremo a extremo para todos los mensajes y archivos que se envían a través de la plataforma. Este cifrado garantiza que solo los destinatarios previstos tengan acceso al contenido y protege contra el acceso no autorizado.
• Controles de acceso: Con la configuración de Teams, puedes especificar exactamente quién tiene permiso para acceder a qué datos. Puedes ajustar los permisos de los canales y los archivos para garantizar que la información confidencial solo la vean las personas adecuadas.
• Políticas de cumplimiento y privacidad: Teams cumple con una variedad de normas de cumplimiento y políticas de privacidad internacionales, lo que garantiza que sus datos estén protegidos de acuerdo con los requisitos legales. Además, Teams proporciona herramientas para supervisar y gestionar el acceso a los datos.

Con estas funciones de seguridad, puedes usar Microsoft Teams de forma segura y de conformidad con las normas de protección de datos dentro de su empresa. Al mismo tiempo, mantienes el control sobre el acceso a la información confidencial.

Funciones ocultas y trucos de Teams que facilitarán tu jornada laboral

Microsoft Teams está lleno de funciones útiles, lo que puede facilitar considerablemente su jornada laboral, si los conoce. Aquí encontrará consejos útiles de MS Teams y trucos, con la que puede trabajar de forma más productiva y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo.

1. Métodos abreviados de teclado para trabajar más rápido

A menudo puede ahorrarse el uso de un ratón. Teams te ofrece muchos atajos, que facilitan tu vida diaria.

Ventajas de los atajos de teclado:

• Velocidad: Con los atajos de teclado, puede completar su trabajo mucho más rápido, ya que reduce la necesidad de hacer clic.
• Enfoque: Permaneces en el flujo de trabajo sin que te interrumpan los movimientos del ratón y la navegación.
• Eficiencia: Ahorra tiempo en las tareas diarias, como cambiar de chat, canal o iniciar reuniones.

Atajos útiles:

• Ctrl+E (Windows) /Cmd+E (Mac): Ir directamente a la barra de búsqueda
• Ctrl + Mayús + M (Windows) /Cmd + Mayús + M (Mac): Silenciar o reactivar el micrófono
• Ctrl + Mayús + 0 (Windows) /Cmd + Mayús + 0 (Mac): Activar/desactivar la cámara
• Ctrl + 1 a 6 (Windows) /Cmd + 1 a 6 (Mac): Cambia entre las áreas principales (Actividad, Chat, Equipos, Calendario, etc.)
• Ctrl + N (Windows)/Cmd + N (Mac): Iniciar un mensaje nuevo

Estos atajos de teclado no solo te hacen más rápido, sino que también te ayudan a mantenerte más centrado.

2. La búsqueda como herramienta central

El barra de búsqueda en Teams es mucho más potente de lo que parece a primera vista. En lugar de hacer clic en los canales y archivos, puedes usar la barra de búsqueda situada en la parte superior de Teams para:

• Búsqueda de mensajes de una persona específica
• Filtrar archivos por formato o fecha
• Se pueden introducir comandos como «/away» o «/unread» para obtener rápidamente una visión general de las ausencias o los mensajes no leídos.

La barra de búsqueda se convertirá en tu punto de entrada central en equipos a lo largo del tiempo.

3. Pestañas: todo lo esencial de un vistazo

Cada canal te da la oportunidad de añadir pestañas. Úselo para integrar el contenido central directamente en el contexto laboral, por ejemplo:

• Tableros de planificación (planificador)
• Documentos del proyecto
• Notas de OneNote
• Sitios web o herramientas externas

Así es como se reducen las interrupciones de los medios y se mantiene en el flujo.

4. Controle las notificaciones de forma individual

Muchas personas se dejan interrumpir constantemente por los equipos y ni siquiera se dan cuenta de que realmente tienen control sobre la herramienta. Personaliza tus notificaciones:

• Silencia los canales sin importancia.
• Activa los banners solo para las @menciones directas.
• Usa el modo de enfoque o establece tiempos para «No molestar».

El resultado: menos distracción, más concentración.

5. Usa las extensiones con sensatez

Microsoft Teams se puede personalizar con muchos complementos y extensiones. Esto incluye la ausencia. Con absentify puedes:

• Planifica las vacaciones y las ausencias directamente en Teams y Outlook.
• Vigile el estado de sus colegas.
• Alivie a su equipo sin tener que cambiar a una herramienta externa.

Especialmente en equipos híbridos o totalmente virtuales, absentify garantiza más claridad, menos preguntas de seguimiento y mejor planificación.

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Microsoft Teams es una potente herramienta que ofrece mucho más que funciones de chat y reuniones. Muchas de las funciones útiles están ocultas a solo unos clics.

Con los consejos y trucos correctos de Teams, puedes convertir la plataforma en un herramienta de productividad real. Desde trabajar rápidamente con atajos de teclado hasta una comunicación eficaz en las reuniones y la fácil integración de invitados externos, Teams ofrece numerosas funciones que pueden simplificar significativamente su día hábil.