Trucs et astuces pour les équipes : comment utiliser MS Teams de manière plus productive et plus intelligente

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Pour utiliser efficacement Microsoft Teams, il est important de configurer correctement l'outil. UNE structure claire et ajustements ciblés assurez-vous que vous et votre équipe pouvez travailler de manière productive.

Régler les paramètres importants : notifications et structure

Microsoft Teams vous informe par défaut sur presque tout. Ces constantes notifications peut toutefois perturber la concentration. Si vous configurez Microsoft Teams de manière sélective, cela peut améliorer considérablement efficacité de votre travail.

Les paramètres suivants vous aideront :

• Personnalisez les notifications : Assurez-vous de ne recevoir des notifications que pour les chaînes vraiment importantes et @mentions. Désactivez les chaînes non pertinentes pour éviter les distractions.
• Limiter les notifications mobiles : Réduisez les notifications sur l'application mobile pour éviter les perturbations pendant les loisirs.
• Organisation des équipes et des chaînes : Créez des équipes pour les départements ou les projets et organisez les chaînes par sujets tels que « Projets clients » et par priorité. Gardez les chaînes en ordre en désactivant ou en archivant les chaînes les moins importantes afin de vous concentrer sur des sujets pertinents.

Chaînes privées

Les chaînes privées constituent un bon moyen de partager des informations confidentielles. Cependant, ils doivent être utilisés avec parcimonie pour ne pas porter atteinte à transparence et collaboration au sein de l'équipe. Ils doivent être utilisés principalement lorsque seul un groupe spécifique de membres de l'équipe a besoin d'accéder à certaines informations.

Communication efficace lors des réunions

Nachdem du eine Grundstruktur für die Arbeit mit Teams geschaffen hast, kannst du die zahlreichen zusätzlichen Funktionen nutzen, um deine Meetings erfolgreich durchzuführen. Schließlich ist eine effektive Kommunikation entscheidend, um producktiver und reibungsloser zu arbeiten.

Ces fonctionnalités de Microsoft Teams fournissent une vue d'ensemble pour vous aider à :

1. Sondages et signaux manuels

Un problème courant lors des réunions est que tout le monde veut prendre la parole en même temps. Teams propose toutefois une fonctionnalité permettant de « lever la main ». Cela permet aux participants de donner signal virtuel pour indiquer leur souhait de prendre la parole. Ainsi, le modérateur peut suivre qui prend la parole ensuite. De plus, des sondages peuvent être configurés dans Teams pour recueillir des opinions ou prendre des décisions plus rapidement.

2. Flouter ou modifier l'arrière-plan

Dans de nombreuses réunions, l'arrière-plan peut être source de distraction ou porter atteinte à la vie privée. Les paramètres de Microsoft Teams vous permettent de flouter votre arrière-plan ou de le remplacer par un arrière-plan virtuel. Cela minimise distractions et crée un ambiance professionnelle.

3. Utiliser des tags et des mentions

Microsoft Teams propose des fonctionnalités pratiques permettant de s'adresser spécifiquement à certaines personnes ou à certains groupes et de faciliter la communication :

• Mots-clés pour la sensibilisation de groupes ciblés : Créez des balises de groupe (par exemple, « Marketing ») pour s'adresser spécifiquement à tous les membres d'un groupe sans avoir à les sélectionner manuellement.
• @-mentions pour les messages directs : Placez un @ devant le nom de quelqu'un pour l'avertir directement et vous assurer qu'il reçoit le message.
• Messages de Pin Teams : Épinglez les messages importants pour qu'ils restent visibles en haut de la chaîne afin qu'ils ne soient pas oubliés.

4. Utilisez des outils interactifs

Teams vous propose une variété d'outils pour créer des réunions plus interactives ou présenter visuellement des sujets complexes:

• Partage d'écran : Partagez des présentations ou des documents directement avec votre équipe.
• Tableau blanc numérique : Parfait pour les séances de brainstorming ou la collaboration sur des idées.
• Salles de réunion : Idéal pour faciliter le travail en petits groupes lors de grandes réunions et améliorer la productivité.
• Enregistrement des réunions : Permet d'enregistrer les réunions pour les consulter ultérieurement ou les partager avec d'autres personnes.
• Sous-titres et traductions en direct : Fournit des sous-titres et des traductions en temps réel pour une meilleure compréhension, en particulier pour les équipes internationales.
• Discussions et réactions lors des réunions : Utilisez le chat pour poser des questions et faire part de vos commentaires avec des réactions telles que des pouces en l'air ou des émojis.

Grâce à ces fonctionnalités de Microsoft Teams, vous pouvez améliorer de manière significative communication dans Microsoft Teams et gérez votre des réunions efficaces et productives.

5. Intégrer des invités externes

La collaboration avec des invités externes dans Microsoft Teams devient de plus en plus importante, en particulier avec modèles de travail hybrides ou projets partenaires. Teams propose des moyens simples d'intégrer des personnes externes à vos réunions et espaces de travail.

• Invitez des invités : Vous pouvez facilement ajouter des invités externes à une équipe ou à une chaîne en les invitant par e-mail. Ils peuvent ensuite participer à des discussions et à des réunions et accéder à des fichiers comme s'ils étaient des membres internes.
• Contrôle de l'accès aux données : Teams propose des options de contrôle pour réguler l'accès des clients aux informations sensibles. Vous pouvez spécifier exactement ce qu'ils sont autorisés à voir ou à modifier pour des raisons de sécurité.

L'intégration d'invités externes améliore la collaboration et permet de travailler efficacement avec des partenaires ou des clients tout en maintenant contrôle de l'accès aux données.

6. Utiliser les composants Loop et SharePoint

Les composants Loop et SharePoint vous fournissent des outils puissants, pour collaborer efficacement dans Microsoft Teams et stocker des données.

• Composants de la boucle : Ces nouvelles fonctionnalités permettent une collaboration dynamique en temps réel. Vous pouvez insérer des tâches, des listes, des notes ou d'autres éléments directement dans les discussions ou les réunions, qui peuvent être modifiés immédiatement par tous les participants.
• Intégration à SharePoint : Utilisez SharePoint pour stocker et gérer des documents. SharePoint fournit un référentiel sécurisé et centralisé pour tous les fichiers d'équipe et vous permet de partager et de modifier facilement des documents sans quitter Teams.

7. Mettre en œuvre des automatisations et des extensions

Microsoft Teams propose de nombreuses options pour automatisation des tâches et pour intégration d'extensions, qui simplifient le travail quotidien et augmentent la productivité.

• Automatisation avec Power Automate : Utilisez Power Automate pour automatiser les tâches répétitives. Vous pouvez créer des flux de travail qui, par exemple, envoient automatiquement des notifications lorsque de nouveaux fichiers sont ajoutés ou approuvent les demandes de congé sans intervention manuelle.
• Intégration d'outils tiers : Les équipes peuvent être étendues avec de nombreux outils tiers pour ajouter des fonctions supplémentaires, telles que la gestion de projet ou le suivi du temps. Cela vous permet d'optimiser davantage la gouvernance et les processus de travail de vos équipes sans quitter Teams.

Grâce aux automatisations et à l'intégration d'extensions, vous pouvez minimiser les tâches répétitives et utilisez Teams comme hub central pour tous vos flux de travail.

Plus de clarté grâce à des extensions comme Absentify

En particulier dans les équipes qui travaillent à distance ou de manière hybride, il est important de suivre les absences des membres de l'équipe. absentify peut être intégré directement dans Teams et Outlook, ce qui vous permet de gérez facilement les demandes de congés et les absences.

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Dès que MS Teams sera intégré à l'entreprise, sujets sensibles sont discutés et les données internes sont envoyées. Il est donc important que la sécurité et la protection des données soient toujours assurées.

Ces fonctionnalités de Teams garantissent que vos données et celles des membres de votre équipe restent protégées:

• Cryptage de bout en bout : Teams utilise un cryptage de bout en bout pour tous les messages et fichiers envoyés via la plateforme. Ce cryptage garantit que seuls les destinataires prévus ont accès au contenu et protège contre tout accès non autorisé.
• Contrôles d'accès : Les paramètres de Teams vous permettent de spécifier exactement qui est autorisé à accéder à quelles données. Vous pouvez ajuster les autorisations pour les chaînes et les fichiers afin de vous assurer que les informations sensibles ne sont visibles que par les bonnes personnes.
• Politiques de conformité et de confidentialité : Teams répond à diverses normes de conformité et politiques de confidentialité internationales, garantissant ainsi la protection de vos données conformément aux exigences légales. En outre, Teams fournit des outils pour surveiller et gérer l'accès aux données.

Grâce à ces fonctionnalités de sécurité, vous pouvez utiliser Microsoft Teams en toute sécurité et dans le respect des réglementations en matière de protection des données au sein de votre entreprise. Dans le même temps, vous gardez le contrôle de l'accès aux informations sensibles.

Des fonctionnalités cachées et des astuces Teams qui faciliteront votre journée de travail

Microsoft Teams regorge de fonctionnalités utiles, ce qui peut considérablement faciliter votre journée de travail, si vous les connaissez. Vous trouverez ici conseils pratiques pour MS Teams et tours, qui vous permet de travailler de manière plus productive tout en gagnant du temps.

1. Raccourcis clavier pour travailler plus rapidement

Vous pouvez souvent vous épargner l'utilisation d'une souris. Teams vous propose de nombreux raccourcis, qui vous simplifient la vie au quotidien.

Avantages des raccourcis clavier :

• Vitesse : En utilisant les raccourcis clavier, vous pouvez terminer votre travail beaucoup plus rapidement car cela réduit le besoin de cliquer.
• Concentration : Vous restez dans le flux de travail sans être interrompu par les mouvements de la souris et la navigation.
• Efficacité : Permet de gagner du temps sur les tâches quotidiennes, telles que le passage d'une discussion à l'autre, d'une chaîne à l'autre ou le démarrage de réunions.

Raccourcis utiles :

• Ctrl + E (Windows) /Cmd + E (Mac) : Accédez directement à la barre de recherche
• Ctrl + Maj + M (Windows)/Cmd + Maj + M (Mac) : Désactiver ou réactiver le microphone
• Ctrl + Maj + 0 (Windows) /Cmd + Maj + 0 (Mac) : Activer/désactiver la caméra
• Ctrl + 1 à 6 (Windows)/Cmd + 1 à 6 (Mac) : Basculez entre les principaux domaines (activité, chat, équipes, calendrier, etc.)
• Ctrl + N (Windows) /Cmd + N (Mac) : Commencer un nouveau message

Ces raccourcis clavier vous permettent non seulement d'être plus rapide, mais ils vous aident également à rester plus ciblé.

2. La recherche comme outil central

Le barre de recherche dans Teams est bien plus puissant qu'il n'y paraît à première vue. Au lieu de cliquer sur les chaînes et les fichiers, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de Teams pour :

• Rechercher les messages d'une personne en particulier
• Filtrer les fichiers par format ou par date
• Des commandes telles que « /away » ou « /unread » peuvent être saisies pour obtenir rapidement un aperçu des absences ou des messages non lus.

La barre de recherche deviendra votre point d'entrée central dans Teams au fil du temps.

3. Onglets : tous les éléments essentiels en un coup d'œil

Chaque chaîne vous donne la possibilité d'ajouter onglets. Utilisez-le pour intégrer le contenu central directement dans le contexte de travail, par exemple :

• Tableaux de planification (Planner)
• Documents de projet
• Notes OneNote
• Sites Web ou outils externes

C'est ainsi que vous réduisez les perturbations médiatiques et restez dans le flux.

4. Contrôlez les notifications individuellement

De nombreuses personnes se laissent constamment interrompre par Teams sans même s'en rendre compte. contrôle au-dessus de l'outil. Personnalisez vos notifications :

• Désactivez les chaînes sans importance.
• Activez les bannières uniquement pour les mentions @-directes.
• Utilisez le mode Focus ou réglez l'heure sur « Ne pas déranger ».

Le résultat : moins de distraction, plus de concentration.

5. Utilisez les extensions de manière judicieuse

Microsoft Teams peut être personnalisé avec de nombreux modules complémentaires et extensions. Cela inclut l'absentification. Avec Absentify, vous pouvez :

• Planifiez les vacances et les absences directement dans Teams et Outlook.
• Surveillez le statut de vos collègues.
• Soulagez votre équipe sans avoir à passer à un outil externe.

En particulier dans les équipes hybrides ou entièrement virtuelles, l'absentification garantit plus de clarté, moins de questions de suivi et meilleure planification.

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Microsoft Teams est un outil puissant qui offre bien plus que des fonctionnalités de chat et de réunion. De nombreuses fonctions utiles sont masquées en quelques clics.

Avec les bons conseils et astuces Teams, vous pouvez transformer la plateforme en véritable outil de productivité. Qu'il s'agisse de travailler rapidement avec des raccourcis clavier, de communiquer efficacement pendant les réunions ou d'intégrer facilement des invités externes, Teams propose de nombreuses fonctionnalités qui peuvent considérablement simplifier votre journée de travail.