Establezca las horas de trabajo en Outlook para una programación precisa del equipo

Configurar las horas de trabajo en Outlook: resumen de lo esencial

• Archivo → Opciones → Abrir calendario
• Defina la hora de inicio y finalización y los días laborables en la sección «Horas de trabajo»
• Confirme con «OK»
• Los errores más comunes al configurar las horas de trabajo de Outlook se deben a zonas horarias configuradas incorrectamente, a la falta de marcas de días laborables o a cambios que no se guardan
• Con absentify, puedes combinar las horas de trabajo y las ausencias directamente en Microsoft Teams y evitar brechas en la programación de los equipos

¿Cómo se configuran las horas de trabajo en Outlook para escritorio y en la web?

En la aplicación de escritorio de Outlook actual (Windows/Mac) y en la aplicación web de Outlook, las horas de trabajo y las ubicaciones se pueden ajustar de forma casi idéntica.

Guía paso a paso para el seguimiento del tiempo de Outlook

1. Abra Outlook (nueva versión en el escritorio o en el navegador).
2. Haz clic en el icono con forma de engranaje en la esquina superior derecha para ver las opciones.
3. Selecciona la sección Calendario > Horas de trabajo y ubicación.

• En la web, primero debes hacer clic en el icono con forma de engranaje y seleccionar «Mostrar todos los ajustes de Outlook» en el próximo menú rápido para ver este elemento del menú.

1. Marca las casillas de los días de la semana en que trabajas.

1. Establezca la hora de inicio y finalización de cada día.
2. Elige tu ubicación (por ejemplo, oficina o remota).

• Si su empresa administra varios edificios, puede seleccionar el edificio específico.

1. Elige cuánto quieres compartir los detalles de ubicación con otros habilitando o deshabilitando «Compartir detalles de ubicación de la oficina».
2. Haga clic en «Guardar».

Más claridad en el calendario

Después de guardar, Outlook resalta tus horas de trabajo en el calendario con colores. Las citas fuera de estos períodos se ven inmediatamente como citas fuera del horario laboral. Esto facilita la coordinación con los colegas y evita las invitaciones accidentales que no se ajustan a tu período de tiempo.

Consejo: Los cambios para días individuales (por ejemplo, reducción del horario laboral los viernes) se pueden realizar directamente en la vista de calendario sin tener que volver al menú de configuración.

¿Cómo se configuran las horas de trabajo en Outlook Mobile?

En la aplicación móvil de Outlook (iOS/Android), no puedes establecer tú mismo las horas de trabajo. Solo muestra los horarios ya definidos en Outlook Desktop o en la aplicación web de Outlook. Sin embargo, Outlook para Mac le permite ajustar directamente las horas de trabajo (a través de Outlook → Preferencias → Calendario → Programa de trabajo).

Consejo: Configure sus horas de trabajo una vez en el nuevo Outlook o mediante Outlook Web y, a continuación, utilice la aplicación móvil solo para ver y confirmar las citas. De esta forma, se garantiza que su disponibilidad se muestre de forma uniforme, incluso si trabaja principalmente con su smartphone.

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Requisitos previos y ajustes para personalizar las horas de trabajo de Outlook

El procedimiento para fijar las horas de trabajo puede varían ligeramente según la plataforma:

• Outlook para Microsoft 365 (Windows/Mac): conjunto completo de funciones para la configuración del tiempo de trabajo
• Outlook Mobile (iOS/Android): no puede establecer las horas de trabajo usted mismo
• Aplicación web de Outlook (OWA): características similares, pero una navegación de menú ligeramente diferente
• Versiones anteriores de Office: opciones parcialmente limitadas

Permisos en un contexto corporativo

En las redes corporativas, el departamento de TI puede bloquear o preasignar determinadas funciones de calendario. Si no se pueden cambiar las horas de trabajo, primero debe aclarar en qué medida existen restricciones.

Sincronización con Microsoft Teams

Las horas de trabajo que ha establecido en Outlook también afectan a la forma en que sus colegas nos vemos cuando esté disponible en Microsoft Teams.

Consejo: Antes de realizar ajustes, comprueba si tu zona horaria está configurada correctamente. Las zonas horarias configuradas de forma incorrecta pueden distorsionar las citas, especialmente en trabajos que se extienden por varias ubicaciones.

Realice un seguimiento de todas las horas de trabajo y las ausencias en Outlook y Teams con absentify

Ajustar las horas de trabajo en Outlook proporciona una base clara en el calendario. Para un resumen completo de ausencias, períodos de vacaciones e informes de enfermedad, sin embargo, eso no basta.

Para evitar que el tiempo de trabajo puro de Outlook se convierta en un callejón sin salida, absentify amplía las funciones para incluir planificación de ausencias y vacaciones directamente en Teams:

• Las ausencias y las horas de trabajo se hacen visibles directamente en Microsoft Teams
• Los procesos de aprobación de vacaciones o licencias por enfermedad pueden representarse claramente
• Las notificaciones mantienen informado automáticamente a todo el equipo

Por lo tanto, su calendario de Outlook sigue siendo preciso y el planificación de todo el equipo transparente y actualizada.

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