Définissez les heures de travail dans Outlook pour une planification précise de l'équipe

Configuration des heures de travail dans Outlook : l'essentiel en bref

• Fichier → Options → Ouvrir le calendrier
• Définissez l'heure de début/fin et les jours ouvrables dans la section « Heures de travail »
• Confirmez en cliquant sur « OK »
• Les erreurs courantes lors de la définition des heures de travail d'Outlook sont dues à des fuseaux horaires mal définis, à des marquages manquants des jours ouvrables ou à des modifications non enregistrées
• Avec Absentify, vous pouvez combiner les heures de travail et les absences directement dans Microsoft Teams et éviter les interruptions dans la planification des équipes

Comment définissez-vous vos heures de travail dans Outlook pour ordinateur et sur le Web ?

Dans l'application de bureau Outlook actuelle (Windows/Mac) et dans l'Outlook Web App, les heures de travail et les lieux peuvent être ajustés de manière presque identique.

Guide étape par étape du suivi du temps dans Outlook

1. Ouvrez Outlook (nouvelle version sur le bureau ou dans le navigateur).
2. Cliquez sur l'icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit pour accéder aux options.
3. Sélectionnez la section Calendrier > Heures de travail et lieu.

• Sur le Web, vous devez d'abord cliquer sur l'icône en forme d'engrenage et sélectionner « Afficher tous les paramètres Outlook » dans le menu rapide à venir pour voir cet élément de menu.

1. Cochez les cases correspondant aux jours de la semaine où vous travaillez.

1. Définissez l'heure de début et de fin de chaque journée.
2. Choisissez votre emplacement (bureau ou distance, par exemple).

• Si votre entreprise gère plusieurs bâtiments, vous pouvez sélectionner le bâtiment en question.

1. Choisissez dans quelle mesure vous souhaitez partager les informations de localisation avec d'autres personnes en activant ou en désactivant « Partager les informations de localisation des bureaux ».
2. Cliquez sur « Enregistrer ».

Plus de clarté dans le calendrier

Après l'enregistrement, Outlook met en évidence vos heures de travail dans le calendrier en couleur. Les rendez-vous en dehors de ces périodes sont immédiatement visibles en dehors des heures de travail. Ce facilite la coordination avec les collègues et empêche les invitations accidentelles qui ne correspondent pas à votre créneau horaire.

Conseil : Les modifications pour des jours individuels (par exemple, la réduction des heures de travail le vendredi) peuvent être effectuées directement dans la vue du calendrier sans avoir à revenir au menu des paramètres.

Comment sont définies les heures de travail dans Outlook Mobile ?

Dans l'application mobile Outlook (iOS/Android), vous ne pouvez pas définir vous-même les heures de travail. Il affiche uniquement les heures déjà définies dans Outlook Desktop ou Outlook Web App. Outlook pour Mac vous permet toutefois de régler directement les heures de travail (via Outlook → Préférences → Calendrier → Horaire de travail).

Conseil : définissez vos heures de travail une seule fois dans le nouvel Outlook ou via Outlook Web, puis utilisez l'application mobile uniquement pour consulter et confirmer les rendez-vous. Cela garantit que vos disponibilités sont affichées de manière cohérente, même si vous travaillez principalement sur votre smartphone.

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Prérequis et paramètres pour personnaliser vos horaires de travail dans Outlook

La procédure de fixation des heures de travail peut varient légèrement en fonction de la plateforme:

• Outlook pour Microsoft 365 (Windows/Mac) : ensemble complet de fonctionnalités pour les réglages du temps de travail
• Outlook Mobile (iOS/Android) : vous ne pouvez pas définir vous-même les heures de travail
• Application Web Outlook (OWA) : fonctionnalités similaires, mais navigation dans les menus légèrement différente
• Anciennes versions d'Office : options partiellement limitées

Autorisations dans un contexte d'entreprise

Dans les réseaux d'entreprise, le service informatique peut bloquer ou pré-allouer certains fonctions de calendrier. Si les horaires de travail ne peuvent pas être modifiés, vous devez d'abord préciser dans quelle mesure des restrictions existent.

Synchronisation avec Microsoft Teams

Les heures de travail que vous avez définies dans Outlook ont également une incidence sur la façon dont vos collègues vous voir dès que disponible dans Microsoft Teams.

Conseil : Avant de procéder à des ajustements, vérifiez si votre fuseau horaire est correctement réglé. Des fuseaux horaires mal définis peuvent fausser les rendez-vous, en particulier pour les tâches qui s'étendent sur plusieurs sites.

Suivez toutes les heures de travail et les absences dans Outlook et Teams avec Absentify

L'ajustement des heures de travail dans Outlook fournit une base claire pour le calendrier. Pour un aperçu complet des absences, des périodes de vacances et des rapports de maladie, toutefois, cela ne suffit pas.

Pour éviter que le temps de travail d'Outlook ne devienne une impasse, absentify étend les fonctions pour inclure planification des absences et des vacances directement dans Teams:

• Les absences et les heures de travail sont directement visibles dans Microsoft Teams
• Les processus d'approbation des vacances ou des congés de maladie peuvent être clairement représentés
• Les notifications tiennent toute l'équipe automatiquement informée

Ainsi, votre calendrier Outlook reste précis et planification de l'ensemble de l'équipe transparente et actualisée.

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