Als Manager kannst du Abwesenheitsanfragen für alle Mitarbeiter einer Abteilung mit der Funktion Gruppenanfrage erstellen. Damit kannst du teamweite Abwesenheiten schnell planen und Konflikte mit individuellen Zeitplänen automatisch lösen.

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Zugriff auf die Funktion Gruppenanfrage

So greifst du auf die Option Gruppenanfrage zu:
  1. Navigiere zur Übersichtsseite.
  2. Suche die Schaltfläche Antrag erstellen in der oberen rechten Ecke.
  3. Klicke auf den rechten Teil der Schaltfläche (den Dropdown-Pfeil), um das Untermenü zu öffnen.
  4. Wähle im Untermenü Gruppenanfrage aus.
Hinweis: Die Funktion Gruppenanfrage ist nur im Essentials-Plan oder höher verfügbar.

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Erstellung einer Gruppenanfrage

Folge diesen Schritten, um eine Gruppen-Abwesenheitsanfrage zu erstellen:
1

Wähle eine Abteilung aus

Wähle im Dialogfeld Gruppenanfrage die Abteilung aus, für die du Abwesenheiten planen möchtest. Du kannst nur Abteilungen auswählen, die dir zugewiesen sind.
2

Definiere die Details der Abwesenheit

Gib die Details der Abwesenheit ein:
  • Abwesenheitstyp: Wähle die Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Schulung).
  • Dauer: Gib die Start- und Enddaten für die Abwesenheit an.
  • Grund (optional): Gib einen Grund für die Abwesenheit an, falls dies von deiner Organisation verlangt wird.
3

Maximale Abwesenheitsgrenze außer Kraft setzen (optional)

  • Bei Bedarf kannst du den Schalter Maximale Abwesenheitsgrenze ignorieren aktivieren, um die konfigurierten Abwesenheitslimits für die ausgewählte Abteilung zu umgehen.
  • Wenn der Schalter deaktiviert bleibt, wird die Anfrage nur für Mitarbeitende innerhalb des festgelegten Limits übermittelt – alle weiteren Personen werden ausgeschlossen, sobald das Maximum erreicht ist.
Wichtig: Diese Option gilt nur für Anfragen, die du für andere Personen erstellst. Abwesenheitsanfragen für dich selbst unterliegen weiterhin den regulären Prüfregeln.
Verwende diese Funktion mit Bedacht, da sie dazu führen kann, dass Abteilungen ihre festgelegten Abwesenheitsgrenzen überschreiten.
4

Sende den Antrag ab

Sobald alle Details ausgefüllt sind, klicke auf Gruppenanfrage erstellen. Abwesenheiten werden für den angegebenen Zeitraum in den Kalender jedes Mitarbeiters eingetragen.
5

Prüfe Konflikte

Nach dem Absenden erkennt das System automatisch Mitarbeiter mit bestehenden Abwesenheiten im angegebenen Zeitraum. Eine Liste der Konflikte wird angezeigt, die Folgendes enthält:
  • Name des Mitarbeiters
  • Art der bestehenden Abwesenheit
  • Konfliktdaten
Für Mitarbeiter mit Konflikten wird keine neue Abwesenheit erstellt, und ihre bestehenden Abwesenheiten bleiben unverändert.
Für Mitarbeiter mit Konflikten wird keine neue Abwesenheit erstellt. Nach dem Absenden wird dir eine Zusammenfassung der übersprungenen Mitarbeiter angezeigt.

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Verwaltung von Gruppenanfragen

Nach der Erstellung einer Gruppenanfrage:
  • Antrag anzeigen: Abwesenheiten erscheinen im Teamkalender und in den individuellen Mitarbeiterkalendern.
  • Antrag bearbeiten oder stornieren: Um Änderungen vorzunehmen, navigiere zum individuellen Kalender des Mitarbeiters oder kontaktiere deinen HR-Administrator.
Stelle sicher, dass Abwesenheitsrichtlinien und Kontingente berücksichtigt werden, bevor du Gruppenanfragen erstellst, um Überbuchungen oder Konflikte mit den Unternehmensregeln zu vermeiden.

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Tipp: Nutzung von Gruppenanfragen für Sperrtage

Wenn du Sperrtage (kritische Geschäftszeiträume, in denen keine Abwesenheiten stattfinden dürfen) einrichten möchtest, kannst du die Funktion Gruppenanfrage als Workaround nutzen:
  1. Erstelle einen benutzerdefinierten Abwesenheitstyp:
    • Navigiere zum Bereich Abwesenheitstypen im Admin-Dashboard.
    • Klicke auf Neuen Abwesenheitstyp erstellen.
    • Konfiguriere den Abwesenheitstyp mit den folgenden Einstellungen:
      • Name: Sperrtag.
      • Kalendersynchronisierung aktivieren: Synchronisierung deaktiviert.
      • Vom Kontingent abziehen: Diese Option deaktivieren.
      • Dauer-Einheit: Tage.
      • Genehmigung erforderlich: Diese Option deaktivieren.
      • Grund verpflichtend: Diese Option deaktivieren.
      • In maximale Abwesenheiten einbeziehen: Diese Option deaktivieren.
      • Privatsphäre: Diese Option deaktivieren.
    Stelle sicher, dass der Abwesenheitstyp eindeutig als Sperrtag benannt ist, damit er leicht zu erkennen ist.
  2. Weise Sperrtage mithilfe von Gruppenanfragen zu:
    • Verwende die Funktion Gruppenanfrage, um den Abwesenheitstyp Sperrtag auf alle Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen anzuwenden.
    • Lege die Daten für den Sperrzeitraum fest.
    • Speichere den Antrag, damit die Sperrtage in den Mitarbeiterkalendern erscheinen.
Sperrtage verhindern überlappende Abwesenheitsanträge und gewährleisten die Integrität der Planung während kritischer Zeiträume. Sie werden nicht vom Abwesenheitskontingent der Mitarbeiter abgezogen und erfordern keine Genehmigung.
Durch die Nutzung von Gruppenanfragen kannst du Teamabwesenheiten effektiv verwalten und bei Bedarf Sperrzeiten simulieren.

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Sperrtage-Funktion auf der Roadmap

Eine dedizierte Sperrtage-Funktion ist bereits auf unserer Roadmap geplant. Je mehr Upvotes dieses Feature erhält, desto eher wird es priorisiert und umgesetzt. Wenn du für die Funktion abstimmst, wirst du automatisch benachrichtigt, sobald sie in Entwicklung geht und verfügbar ist. 📢 Jetzt abstimmen für die Sperrtage-Funktion: Feedback Board