Comment entrer en vacances dans Outlook : voici comment vous détendre pendant vos jours de congé !

Configuration de vos vacances dans le calendrier Outlook

Vous trouverez ici les instructions pour configurer vos vacances dans Outlook. Sélectionnez les instructions appropriées à votre système :

Entrez les vacances dans Outlook Desktop pour Windows

1. Ouvrir la vue du calendrier : Cliquez sur la petite icône du calendrier en bas à gauche de la barre de navigation.
2. Créez un nouveau rendez-vous : Cliquez sur Nouveau dans la barre de menu ou double-cliquez simplement sur le jour du début de vos vacances.
3. Renseignez les détails du rendez-vous :
   • Composez un sujet approprié, tel que « Vacances » ou « Absent ».
   • Définissez le type de rendez-vous sur Événement d'une journée si vous avez plusieurs jours de congé consécutifs.
   • Sélectionnez la date de début et la date de fin.
   • Sous « Afficher sous », vous devez sélectionner Absent afin que vos collègues puissent immédiatement constater que vous n'êtes pas disponible.
4. (Facultatif) Personnalisez les rappels : Si vous n'avez pas besoin d'un rappel, vous pouvez le désactiver (particulièrement pratique si vous n'êtes pas devant votre ordinateur de toute façon).
5. (Facultatif) Ajouter une catégorie : Pour suivre vos vacances, vous pouvez classer vos vacances par couleur, par exemple « Privée » ou « Vacances ».
6. Retenez la date : Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Configurer les vacances dans Outlook pour Mac

Le processus sur Mac fonctionne presque comme sous Windows, avec quelques différences dans la navigation dans les menus.

1. Calendrier ouvert : Cliquez sur l'icône du calendrier en bas à gauche de la barre de navigation d'Outlook.
2. Créez un nouveau rendez-vous ou un nouvel événement : Cliquez sur Fichier -> Nouvel événement dans la barre de menu en haut, ou double-cliquez sur la date souhaitée dans votre calendrier.
3. Entrez les détails :
   • Entrez un sujet tel que « Vacances ».
   • Sélectionnez la date comme événement d'une journée si vous êtes absent plusieurs jours consécutifs.
   • Réglez l'option « Afficher sous » sur Absent pour clarifier votre statut.
4. Enregistrer et fermer : Cliquez sur Enregistrer ou sur OK, selon votre version d'Outlook pour Mac.

Entrez les vacances dans l'Outlook Web App (OWA)

1. Connectez-vous à l'Outlook Web App :
   • Ouvrez votre navigateur, rendez-vous sur office.com ou sur le portail de votre entreprise.
   • Connectez-vous à l'aide de vos informations d'accès.
2. Calendrier ouvert : Cliquez sur l'icône du calendrier à gauche dans la barre de navigation.
3. Créez un nouveau rendez-vous : Cliquez sur Nouvel événement en haut à gauche ou cliquez sur le symbole plus dans le calendrier.
4. Renseignez les informations :
   • Donnez-lui un titre descriptif tel que « Vacances » ou « Absent du bureau ».
   • Activez Toute la journée si vous devez vous absenter toute la journée (ou plusieurs).
   • Assurez-vous de sélectionner le statut À l'extérieur sous « Afficher sous ».
5. Enregistrer : Cliquez sur Enregistrer et vos vacances seront enregistrées dans votre calendrier en ligne.

Les erreurs les plus courantes et les moyens de les éviter

• Type de rendez-vous incorrect : Si vous marquez uniquement vos vacances comme étant « occupées », d'autres collègues pourraient penser que vous êtes disponible pour les appels. Assurez-vous de choisir À l'extérieur.
• Date saisie incorrectement : Il est facile de cliquer par erreur un jour ou un mois à l'avance. Par conséquent, vérifiez avant de sauvegarder si les dates de début et de fin sont bien correctes.
• Notifications oubliées : Parfois, une réponse automatique (message d'absence du bureau) est utile lorsque vous êtes vraiment injoignable. Assurez-vous donc de configurer à l'avance votre message d'absence pour Outlook [lien interne].
• Événement d'une journée négligé : Si vous oubliez de cocher la case « Événement d'une journée », il se peut que vos vacances n'apparaissent que toutes les heures.
• Non marqué comme « Absent » : Si vous ne sélectionnez pas « Absent », l'événement sera marqué par défaut comme « Occupé ». Cela peut facilement donner lieu à des malentendus.
• Erreur de fuseau horaire : Dans l'application Web, il se peut que votre fuseau horaire ne soit pas réglé correctement. Par conséquent, vérifiez les paramètres pour voir si tout est correct.
• Calendrier non synchronisé : Si vous utilisez également Outlook sur votre téléphone, assurez-vous que la synchronisation est activée pour que vos vacances apparaissent partout.

Astuce concernant la fonctionnalité Outlook manquante pour les demandes de vacances simultanées au sein d'une équipe

Outlook n'émet pas d'avertissement pour les entrées de vacances simultanées. Ainsi, le l'ensemble du ministère pourrait planifier ses vacances pour la même période. Il en va de même si un collègue est chargé de saisir les heures de vacances de toute l'équipe : elles doivent être vérifiées manuellement pour détecter tout chevauchement entre les demandes de vacances. Ceux-ci doivent ensuite être discutés individuellement.

Si vous devez gérer les vacances d'une équipe plus nombreuse, Absentify peut vous aider : définissez des niveaux d'effectifs minimaux pour les départements et laissez Absentify vous avertir lorsque ces limites sont dépassées. L'approbation des vacances est également entre vos mains.

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