Microsoft Teams : la planification des vacances en toute simplicité

Fonctions de base de Microsoft Teams pour la planification des vacances

Microsoft Teams propose des fonctionnalités intégrées qui peuvent vous aider à gérer les absences.

Si vous savez déjà ce qui est possible directement dans Teams, vous pouvez également en savoir plus sur ce qui est possible s'absentifier pour la planification des vacances.

Définir le statut dans Microsoft Teams

Vous pouvez modifier votre statut dans Teams pour informer vos collègues de vos disponibilités :

• Changer de statut: Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez le statut souhaité, par exemple « Absent » ou « Ne pas déranger ».
• Ajouter un message de statut: Sélectionnez « Définir le message d'état » pour ajouter un message qui sera affiché aux autres utilisateurs lorsqu'ils vous enverront un message.

Intégration avec le calendrier Outlook

Teams est étroitement intégré à Outlook, ce qui facilite la planification des absences :

• Synchroniser le calendrier: les événements que vous saisissez dans Outlook apparaîtront automatiquement dans Teams et vice versa.
• Configurer les messages d'absence du bureau: lorsque vous configurez un message d'absence du bureau dans Outlook, il s'affiche également dans Teams.

Communication via Teams

Vous pouvez partager vos absences directement avec votre équipe via les chats et les canaux Teams :

• Annonces: Informez votre équipe des absences prévues en publiant des messages sur les canaux appropriés.
• Partage de calendrier: partagez votre calendrier avec vos collègues afin qu'ils puissent voir vos disponibilités.

Ces fonctionnalités fournissent une assistance de base pour la planification des vacances. Pour une gestion plus complète des absences dans Microsoft Teams, cependant, ils atteignent rapidement leurs limites.

Problèmes liés à la planification des vacances à l'aide de Microsoft Teams

Bien que Microsoft Teams propose quelques fonctionnalités utiles, il devient rapidement évident que la plateforme n'est pas suffisant pour une planification structurée des vacances. En particulier dans les équipes comptant plusieurs employés ou ayant des exigences plus complexes, les problèmes suivants se posent souvent :

✖️ Absence de vue d'ensemble des absences de l'équipe

Microsoft Teams ne propose pas de vue centralisée où les heures de vacances de tous les membres de l'équipe sont clairement affichées. Les entrées individuelles dans le calendrier ou les états d'absence ne peuvent pas être récupérés collectivement, ce qui complique la coordination au sein de l'équipe. En particulier pour les grands groupes, cela entraîne rapidement des malentendus ou des doubles réservations.

✖️ Pas d'automatisation

Les demandes de vacances et les approbations doivent être coordonnées manuellement dans Teams. Aucun mécanisme de flux de travail ne transmet automatiquement les demandes aux personnes responsables ou n'indique l'état du traitement. Cela entraîne des boucles de communication supplémentaires et fait perdre un temps précieux.

✖️ Intégration manquante avec les outils RH

De nombreuses entreprises utilisent des systèmes RH pour gérer les droits aux vacances, les congés restants et les absences. Microsoft Teams ne propose souvent pas d'interfaces avec de tels systèmes. Cela signifie que les données doivent être réconciliées manuellement, ce qui est sujet à des erreurs et entraîne des efforts supplémentaires.

✖️ Aucune prise en compte des jours fériés et des règles

Microsoft Teams ne peut pas intégrer automatiquement les jours fériés régionaux ou des règles spécifiques pour les jours de vacances. En outre, individuel types d'absence tels que les jours de maladie ou les périodes de travail à domicile, sont difficiles à documenter de manière compréhensible.

absentify : la meilleure solution pour planifier des vacances dans Microsoft Teams

‍

Les fonctions standard ne sont souvent pas suffisantes dans Teams pour la planification des vacances. Absentify résout ce problème directement dans votre environnement Teams habituel. Et une grande partie se trouve déjà dans le plan gratuit!

Planification des vacances directement dans l'application Teams, sans connexion supplémentaire

Au lieu d'utiliser des outils encombrants ou de gérer des feuilles de calcul, absentify vous permet de planifier vos vacances là où vous et votre équipe travaillez déjà : Microsoft Teams. Grâce à l'application, vous pouvez consulter les périodes de vacances, soumettre des demandes et recevoir des approbations, le tout dans le cadre d'un flux de travail clair.

Transparence totale pour tous

Qui est en vacances ? Y a-t-il des chevauchements au sein de l'équipe ? Avec Absentify, vous pouvez voir les absences prévues de vos collègues en un coup d'œil. Le tableau de bord clair facilite la coordination, même pour les grandes équipes.

Intégration automatique à votre calendrier Teams

Chaque congé approuvé sera automatiquement transféré vers le calendrier Outlook. Vos disponibilités seront visibles par vos collègues et vous pouvez être sûr qu'aucune réunion ne sera programmée accidentellement pendant vos vacances.

Processus d'approbation intelligents

Les demandes de vacances sont traitées rapidement et facilement par contumace. Soumettez votre demande directement dans Teams et faites-la automatiquement transférer aux personnes concernées. Les décisions sont prises directement dans l'application, sans que vous ayez besoin d'utiliser des e-mails ou d'autres outils.

Une plateforme unifiée au lieu d'un patchwork

Sans conteste, la planification des vacances nécessite souvent de basculer entre différents outils tels qu'Outlook, Excel ou les systèmes ERP. Absentify intègre l'ensemble du processus de planification directement dans Microsoft Teams, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

{{cta-2}}

Qu'est-ce qui rend Absentify unique ?

Les utilisateurs de Microsoft Teams bénéficient d'une intégration fluide. Absentify tire parti de l'infrastructure Microsoft 365 existante pour tout centraliser. Pas de commutation entre les systèmes, pas de mises à jour manuelles du calendrier : tout se passe automatiquement.

• Planification claire des vacances: Affichage facile à comprendre des jours de vacances et des absences pour tous les membres de l'équipe.
• Réglage automatique: Les jours fériés, les dates de retour ou les prolongations sont automatiquement pris en compte.
• Pas de coûts supplémentaires ni de mise en œuvre complexe: Absentify est prêt à être utilisé immédiatement.

À qui s'adresse l'absentification ?

Si votre équipe utilise déjà Microsoft Teams et cherche un moyen simple de gérer ses plans de congés, Absentify est le complément parfait. Que ce soit pour les petites équipes ou les grandes entreprises, absentify scale with différents plans pour répondre à vos besoins.

{{cta-1}}