Microsoft Teams: la planificación de vacaciones es más fácil

Funciones básicas de Microsoft Teams para la planificación de vacaciones

Microsoft Teams ofrece algunas funciones integradas que pueden ayudar a gestionar las ausencias.

Si ya sabes lo que es posible directamente en Teams, también puedes obtener más información sobre lo que hace absentify para planificar las vacaciones.

Establecer el estado de ausente en Microsoft Teams

Puedes ajustar tu estado en Teams para informar a tus colegas sobre tu disponibilidad:

• Cambiar estado: Haz clic en tu foto de perfil en la parte superior derecha y selecciona el estado deseado, por ejemplo, «Ausente» o «No molestar».
• Agregar un mensaje de estado: Selecciona «Establecer mensaje de estado» para agregar un mensaje que se mostrará a los demás cuando te envíen un mensaje.

Integración con el calendario de Outlook

Teams está estrechamente integrado con Outlook, lo que facilita la programación de ausencias:

• Sincronizar calendario: Los eventos que introduzca en Outlook aparecerán automáticamente en Teams y viceversa.
• Configurar mensajes de fuera de la oficina: Al configurar un mensaje de fuera de la oficina en Outlook, también se mostrará en Teams.

Comunicación a través de equipos

Puedes compartir tus ausencias directamente con tu equipo a través de los chats y canales de Teams:

• Anuncios: Informe a su equipo sobre las ausencias planificadas publicando mensajes en los canales correspondientes.
• Compartir calendarios: Comparta su calendario con sus colegas para que puedan ver su disponibilidad.

Estas funciones brindan soporte básico para la planificación de vacaciones. Para una gestión más completa de ausencias en Microsoft Teams, sin embargo, llegan rápidamente a sus límites.

Problemas con la planificación de vacaciones con Microsoft Teams

Aunque Microsoft Teams ofrece algunas funciones útiles, rápidamente se hace evidente que la plataforma no es suficiente para la planificación estructurada de las vacaciones. Especialmente en equipos con varios empleados o requisitos más complejos, suelen surgir los siguientes problemas:

✖️ Falta de visión general de las ausencias del equipo

Microsoft Teams no ofrece una vista central en la que se muestren claramente los tiempos de vacaciones de todos los miembros del equipo. Las entradas individuales del calendario o los estados de ausencia no se pueden recuperar de forma colectiva, lo que complica la coordinación dentro del equipo. Especialmente en grupos más grandes, esto provoca rápidamente malentendidos o reservas dobles.

✖️ Sin automatización

Las solicitudes y aprobaciones de vacaciones deben coordinarse manualmente en Teams. No hay ningún mecanismo de flujo de trabajo que reenvíe automáticamente las solicitudes a las personas responsables ni muestre el estado de procesamiento. Esto genera bucles de comunicación adicionales y cuesta un tiempo valioso.

✖️ Falta la integración con las herramientas de recursos humanos

Muchas empresas utilizan sistemas de recursos humanos para gestionar los derechos de vacaciones, las vacaciones restantes y las ausencias. Microsoft Teams no suele ofrecer interfaces para dichos sistemas. Esto significa que los datos deben conciliarse manualmente, lo que es propenso a errores y supone un esfuerzo adicional.

✖️ Sin tener en cuenta los días festivos y las reglas

Microsoft Teams no puede incorporar automáticamente feriados regionales ni reglas específicas para los días de vacaciones. Además, individual tipos de ausencia como los días de enfermedad o los períodos de trabajo desde casa son difíciles de documentar de manera comprensible.

absentify: la mejor solución para la planificación de vacaciones en Microsoft Teams

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Las funciones estándar a menudo no son suficientes en Teams para la planificación de vacaciones. absentify resuelve este problema directamente en su entorno familiar de Teams. Y gran parte ya está en el plan gratuito!

Planificación de vacaciones directamente en la aplicación Teams, sin inicio de sesión adicional

En lugar de utilizar herramientas engorrosas o mantener hojas de cálculo, absentify lleva la planificación de las vacaciones a los lugares donde tú y tu equipo ya estáis trabajando: Equipos de Microsoft. Con la aplicación, puedes ver los tiempos de vacaciones, enviar solicitudes y recibir aprobaciones, todo dentro de un flujo de trabajo claro.

Transparencia total para todos

¿Quién está de vacaciones? ¿Hay superposiciones en el equipo? Con absentify, puedes ver las ausencias planificadas de tus compañeros de un vistazo. El panel de control claro facilita la coordinación, incluso para equipos más grandes.

Integración automática en tu calendario de Teams

Todas las vacaciones aprobadas se transferirán automáticamente al calendario de Outlook. Sus compañeros podrán ver su disponibilidad y puede estar seguro de que no se programará ninguna reunión por accidente durante sus vacaciones.

Procesos de aprobación inteligentes

Las solicitudes de vacaciones se procesan rápida y fácilmente en ausencia. Envía tu solicitud directamente en Teams y haz que se reenvíe automáticamente a las personas pertinentes. Las decisiones se toman directamente en la aplicación, sin necesidad de utilizar correos electrónicos u otras herramientas.

Plataforma unificada en lugar de mosaico

Sin ausentificar, la planificación de vacaciones a menudo requiere cambiar entre varias herramientas, como Outlook, Excel o sistemas ERP. Absentify integra todo el proceso de planificación directamente en Microsoft Teams, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.

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¿Qué hace que absentify sea único?

Los usuarios de Microsoft Teams se benefician de una integración perfecta. Absentify aprovecha la infraestructura existente de Microsoft 365 para mantener todo en un solo lugar. Sin necesidad de cambiar de sistema ni de actualizar manualmente el calendario: todo ocurre automáticamente.

• Planificación clara de las vacaciones: Visualización fácil de entender de los días de vacaciones y las ausencias para todos los miembros del equipo.
• Ajuste automático: Los días festivos, las fechas de devolución o las prórrogas se tienen en cuenta automáticamente.
• Sin costos adicionales ni implementación compleja: Absentify está listo para usarse de inmediato.

¿Para quién es absentify?

Si tu equipo ya usa Microsoft Teams y está buscando una forma sencilla de gestionar sus planes de vacaciones, absentify es el complemento perfecto. Ya sea para equipos pequeños o grandes empresas, absentify se adapta a varios planes para satisfacer sus necesidades.

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