Configurar respuestas automáticas en Outlook: instrucciones para Windows, Mac y teléfonos inteligentes

Guía rápida: Respuesta automática en Outlook en 60 segundos

1. Abra Outlook y acceda a la configuración: Inicie Outlook y navegue hasta la opción «Respuestas automáticas» (Fuera de la oficina) en la configuración de Outlook. Dependiendo de la plataforma, puede encontrarla, por ejemplo, en el menú Archivo (Windows) o en Configuración (Web/Móvil).
2. Habilita las respuestas automáticas: Activa la función «Respuesta automática por correo electrónico» (marca la casilla o activa el interruptor).
3. Establece un período de tiempo (opcional): Si lo desea, defina un período de tiempo durante el cual estará activa la respuesta desde fuera de la oficina. En ese caso, Outlook solo enviará respuestas durante este período y, posteriormente, las desactivará automáticamente.
4. Redacta un mensaje: Introduce el texto de tu respuesta automática.
5. Guardar y activar: Confirme las entradas con Aceptar o guarde la configuración. Su mensaje de fuera de la oficina ahora está activo.

Configurar una respuesta automática en Outlook (Windows)

En la versión de escritorio de Outlook para Windows, puede insertar cómodamente mensajes de fuera de la oficina a través de la función integrada «Respuestas automáticas». Asegúrate de tener un Cuenta Microsoft 365/Exchange o un Cuenta Outlook.com configurar, ya que solo estas cuentas admiten respuestas automáticas del lado del servidor.

Proceda de la siguiente manera:

1. Abre Outlook y haz clic en Archivo en la parte superior izquierda para acceder a tu información de la cuenta.
2. Seleccione «Respuestas automáticas».
3. Activar «Enviar respuestas automáticas».
4. Si lo deseas, marca la casilla de «Solo durante este período» e introduce tu fecha de inicio y finalización junto con las horas.
5. Bajo «Dentro de mi organización» redacta tu mensaje para tus colegas.
6. Habilitar «Enviar respuestas fuera de mi organización» si quieres informar a los contactos externos y decidir si debe ir a todos o solo a tus contactos.
7. Escribe un mensaje breve y cortés con motivo de ausencia y fecha de devolución.
8. Confirme con BIEN para guardarlo todo.

Outlook ahora está enviando tu mensaje de fuera de la oficina del lado del servidor, incluso cuando el ordenador está apagado. Un banner de notificación en la parte superior le permite desactivar la función de forma prematura.

Nota: Si tu cuenta no reemplaza la función de ausencia (por ejemplo, las cuentas POP3/IMAP), no encontrarás «Respuestas automáticas». En su lugar, ve a Archivo > Administrar reglas y alertas y crea una regla para responder a los correos electrónicos entrantes con una plantilla. Ten en cuenta que esta regla solo se aplica mientras Outlook está abierto.

Configurar una respuesta automática en Outlook (Mac)

Outlook en Mac ofrece una manera fácil para configurar respuestas automáticas. Los pasos son similares a los de la versión de Windows:

1. Abre Outlook y selecciona en la barra de menús Herramientas > Respuestas automáticas.
2. Marque la casilla en el cuadro de diálogo para «Enviar respuestas automáticas» y selecciona tu cuenta si es necesario.
3. Opcionalmente, se activa «Solo durante el período siguiente» y establezca la fecha de inicio y finalización.
4. Introduce tu mensaje de ausencia en el campo y ajuste los mensajes separados para cuentas empresariales en Interno/Externo.
5. Confirme con OK, para que Outlook active la respuesta desde fuera de la oficina en el servidor.

Su respuesta automática permanece activa hasta que finalice el período especificado o hasta que la desactive manualmente mediante Extras > Respuestas automáticas.

Configurar la respuesta automática en la web (Outlook Online)

Quienes usan Outlook a través del Navegador, ya sea Outlook Web App para cuentas empresariales o Outlook.com para cuentas privadas de Microsoft, puede configurar respuesta fuera de la oficina directamente en línea. Esta configuración se sincroniza con el servidor y, por lo tanto, se aplica a todas las aplicaciones de Outlook que utilice.

A continuación se explica cómo configurar la respuesta automática por correo electrónico en la versión web:

1. Inicie sesión en su buzón de correo a través de Portal 365 de Microsoft o Outlook.com.
2. Haz clic en el icono con forma de engranaje en la esquina superior derecha y selecciona «Mostrar todos los ajustes de Outlook».
3. Ir a Correo electrónico > Respuestas automáticas.
4. Activar «Enviar respuestas automáticas».
5. Opcional: Establecer «Solo durante un período de tiempo específico» e introduzca la hora de inicio y finalización.
6. Redacta tu mensaje fuera de la oficina con un saludo, una nota sobre la duración y quién lo cubrirá.
7. Especifique si remitentes externos (todos o solo los contactos) deberían recibir un mensaje aparte.
8. Haga clic en Guardar en la cima. La respuesta desde fuera de la oficina se ejecuta en el servidor, incluso si cierra la sesión.

Nota: La interfaz web de Outlook es funcionalmente equivalente a la nueva aplicación Outlook para Windows. Por lo tanto, si utilizas el «Nuevo Outlook» para Windows, encontrarás la configuración de respuestas automáticas en el mismo lugar descrito anteriormente.

Configurar una respuesta automática en Outlook en un teléfono móvil (aplicación para teléfonos inteligentes)

También puedes configurar rápidamente una respuesta automática por correo electrónico a través del Aplicación móvil de Outlook en tu smartphone (Android o iPhone). Esto es práctico cuando estás fuera de casa y necesitas activar un mensaje fuera de la oficina sobre la marcha.

Proceda de la siguiente manera en la aplicación Outlook:

1. Abra el Aplicación Outlook e inicie sesión en la cuenta deseada.
2. Toca tu icono de perfil en la parte superior izquierda y, a continuación, en el icono de engranaje para ajustes.
3. Selecciona tu cuenta y desplázate hasta «Respuestas automáticas» y enciéndelo.
4. Opcional: activar «Enviar solo durante un período de tiempo» y establezca la fecha de inicio y finalización.
5. Redacta tu mensaje fuera de la oficina y decide si debe ir a todos o solo a los contactos.
6. Tippe arriba a la derecha Haken or «Fertig», um zu speichern. Die Notiz wird serverseitig synchronisiert und bleibt aktiv, auch wenn du die App schließt.

Plantillas para respuestas automáticas en Outlook

Un buen mensaje fuera de la oficina es breve, educado e informativo. Lo ideal es que tu respuesta automática mencione los siguientes puntos:

• Duración de la ausencia: Especifica el período durante el cual no estarás disponible (por ejemplo, «del 10 al 20 de agosto»).
• Motivo (opcional): Puede especificar si está de vacaciones, en viaje de negocios, enfermo, etc., pero no es obligatorio.
• Representante/persona de contacto: Especifique quién puede representarlo en casos urgentes o con quién se debe contactar alternativamente, incluida la información de contacto. (Si no hay nadie que se haga cargo de la representación, al menos podrías indicar un retraso en el tiempo de respuesta).
• Gracias y saludos: Da las gracias al remitente por su mensaje y añade un saludo amable junto con tu nombre (y posiblemente cargo/empresa).

Éstos son algunos plantillas de muestra para respuestas automáticas por correo electrónico en Outlook para su uso posterior. Puede tomarlos como punto de partida y personalízalos según sea necesario:

Ejemplo 1 (Aviso estándar de fuera de la oficina):

Gracias por tu mensaje.

Estaré fuera de la oficina del [Fecha] al [Fecha] y no tendré acceso a los correos electrónicos durante este tiempo. Tu mensaje no se reenviará automáticamente. Me pondré en contacto contigo lo antes posible una vez que regrese.

En casos urgentes, póngase en contacto con [Nombre del representante] (correo electrónico:

[Dirección de proxy] @company .de, Tel: [Número de teléfono]).

¡Gracias por su comprensión!

Saludos cordiales

[Tu nombre]

Ejemplo 2 (breve y conciso):

Gracias por tu correo electrónico.

Lamentablemente, en este momento estoy ausente (hasta el [Fecha]) y no puedo procesar tu mensaje de inmediato.

En cuanto regrese, me pondré en contacto con usted inmediatamente.

Saludos cordiales

[Tu nombre]

Ejemplo 3 (aviso de despido en alemán):

Muchísimas gracias por su mensaje.

Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf E-Mail. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich melde mich schnellstmöglich bei Ihnen, sobald ich zurück bin.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name Vertretung] (Correo electrónico:

[Dirección de recepción] @firma .de, Tel: [Número de teléfono]).

¡Muchísimas gracias por su resistencia!

Mit freundlichen Grüßen

[Tu nombre]

Si trabajas en un entorno internacional, tiene sentido incluir una versión en alemán y otra en inglés en la respuesta automática. Asegúrese siempre de mantener el tono profesional y para no divulgar información confidencial (p. ej., contraseñas o detalles internos) en el mensaje de fuera de la oficina.

Para la comunicación interna dentro de la empresa, la redacción puede ser algo más personal, mientras que para los contactos externos debería ser más formal. Comprueba también ortografía y gramática — incluso un mensaje de fuera de la oficina deja una impresión en el destinatario.

Posibles problemas y soluciones con las respuestas automáticas en Outlook

A pesar de la configuración correcta, puede haber dificultades con los mensajes de Outlook fuera de la oficina en algunos casos. Estos son algunos problemas comunes y consejos para resolverlos:

Las respuestas automáticas no están disponibles

Si tu cuenta usa POP3/IMAP, falta la función «Respuestas automáticas». En su lugar, configura una regla en Archivo > Reglas y alertas que responde a los correos electrónicos entrantes con una plantilla. Sin embargo, esto solo funciona mientras Outlook está abierto.

Los remitentes externos no recibirán respuesta

¿Qué hacer si no se muestran las respuestas automáticas de Outlook? En la sección «Respuestas fuera de mi organización», comprueba la configuración opción para solo todos los remitentes o contactos externos. En las redes corporativas, el administrador puede bloquear las respuestas automáticas externas. Entonces, solo queda la nota sobre los métodos de contacto alternativos en su mensaje.

Nota: Otras fuentes de error relacionadas con la «Respuesta automática no enviada» incluyen, por ejemplo, un buzón lleno o una versión desactualizada de Outlook. Asegúrese de que Outlook esté sincronizado con el servidor de correo y en línea al configurar el mensaje de fuera de la oficina.

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