Configurer les réponses automatiques dans Outlook — Instructions pour Windows, Mac et smartphone

Guide rapide : réponse automatique dans Outlook en 60 secondes

1. Ouvrez Outlook et accédez aux paramètres : Lancez Outlook et accédez à l'option « Réponses automatiques » (Absence du bureau) dans les paramètres Outlook. Selon la plate-forme, vous pouvez le trouver, par exemple, dans le menu Fichier (Windows) ou dans Paramètres (Web/Mobile).
2. Activez les réponses automatiques : Activez la fonction « Réponse automatique aux e-mails » (cochez la case ou basculez le commutateur).
3. Définissez une période (facultatif) : Si vous le souhaitez, définissez une période pendant laquelle la réponse en cas d'absence du bureau sera active. Outlook n'enverra alors que des réponses pendant cette période et le désactivera automatiquement par la suite.
4. Rédiger un message : Entrez le texte de votre réponse automatique.
5. Enregistrez et activez : Confirmez les entrées en cliquant sur OK ou enregistrez les paramètres. Votre message d'absence du bureau est désormais actif.

Configurer une réponse automatique dans Outlook (Windows)

Dans la version de bureau d'Outlook pour Windows, vous pouvez facilement insérer des messages d'absence du bureau via la fonctionnalité intégrée « Réponses automatiques ». Assurez-vous d'avoir un Compte Microsoft 365/Exchange ou un compte Outlook.com configuré, car seuls ces comptes prennent en charge les réponses automatiques côté serveur.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier en haut à gauche pour accéder à votre informations sur le compte.
2. Sélectionnez « Réponses automatiques ».
3. Activez « Envoyer des réponses automatiques ».
4. Si vous le souhaitez, cochez la case « Seulement pendant cette période » et entrez vos dates de début et de fin ainsi que les heures.
5. En dessous « Au sein de mon organisation » rédigez votre message pour vos collègues.
6. Activer « Envoyer des réponses en dehors de mon organisation » si vous souhaitez informer des contacts externes et décider si cela doit s'adresser à tout le monde ou uniquement à vos contacts.
7. Rédigez un message bref et poli avec motif de l'absence et date de retour.
8. Confirmez avec OK. pour tout sauver.

Outlook envoie désormais votre message d'absence côté serveur, même lorsque votre ordinateur est éteint. Une bannière de notification en haut vous permet de désactiver la fonctionnalité prématurément.

Remarque : Si votre compte ne remplace pas la fonction d'absence (par exemple, les comptes POP3/IMAP), vous ne trouverez pas de « Réponses automatiques ». Accédez plutôt à Fichier > Gérer les règles et les alertes et créez une règle pour répondre aux e-mails entrants à l'aide d'un modèle. Notez que cette règle ne s'applique que lorsque Outlook est ouvert.

Configurer une réponse automatique dans Outlook (Mac)

Outlook sur Mac fournit une moyen facile pour configurer des réponses automatiques. Les étapes sont similaires à celles de la version Windows :

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez dans la barre de menu Outils > Réponses automatiques.
2. Cochez la case dans la boîte de dialogue pour « Envoyer des réponses automatiques » et sélectionnez votre compte si nécessaire.
3. Si vous le souhaitez, vous activez « Uniquement pendant la période suivante » et définissez la date de début et de fin.
4. Entrez votre message d'absence dans le champ et réglez des messages distincts pour comptes professionnels sous Interne/Externe.
5. Confirmez en cliquant sur OK, afin qu'Outlook active la réponse en cas d'absence du bureau sur le serveur.

Votre réponse automatique reste active jusqu'à la fin de la période spécifiée ou vous la désactivez manuellement via Extras > Réponses automatiques.

Configurer la réponse automatique sur le Web (Outlook Online)

Ceux qui utilisent Outlook via le Navigateur, qu'il s'agisse de l'application Web Outlook pour les comptes professionnels ou d'Outlook.com pour les comptes Microsoft privés, peut définir réponse en cas d'absence du bureau directement en ligne. Ce paramètre se synchronise avec le serveur et s'applique donc à toutes les applications Outlook que vous utilisez.

Voici comment configurer la réponse automatique par e-mail dans la version Web :

1. Connectez-vous à votre boîte mail via le Portail Microsoft 365 ou Outlook.com.
2. Cliquez sur l'icône représentant un engrenage en haut à droite et sélectionnez « Afficher tous les paramètres d'Outlook ».
3. Accédez à E-mail > Réponses automatiques.
4. Activez « Envoyer des réponses automatiques ».
5. Facultatif : Set « Uniquement pendant une période donnée » et entrez l'heure de début et de fin.
6. Composez votre message d'absence du bureau avec un message d'accueil, une note sur la durée et la personne qui vous remplacera.
7. Spécifiez si expéditeurs externes (tous ou contacts uniquement) devraient recevoir un message séparé.
8. Cliquez sur Enregistrer au sommet. La réponse en cas d'absence du bureau est exécutée côté serveur, même si vous vous déconnectez.

Remarque : L'interface Web d'Outlook est fonctionnellement équivalente à celle de la nouvelle application Outlook pour Windows. Donc, si vous utilisez le « Nouvel Outlook » pour Windows, vous trouverez le paramètre de réponses automatiques au même endroit que celui décrit ci-dessus.

Configurer une réponse automatique dans Outlook sur un téléphone mobile (application pour smartphone)

Vous pouvez également configurer rapidement une réponse automatique par e-mail via le Application mobile Outlook sur votre smartphone (Android ou iPhone). C'est pratique lorsque vous êtes en déplacement et que vous devez activer un message d'absence du bureau à la volée.

Procédez comme suit dans l'application Outlook :

1. Ouvrez le Application Outlook et connectez-vous au compte souhaité.
2. Appuyez sur votre icône de profil en haut à gauche, puis sur le icône d'engrenage pour les paramètres.
3. Sélectionnez votre compte, faites défiler jusqu'à « Réponses automatiques » et allumez-le.
4. Facultatif : activer « Envoyer uniquement pendant une période donnée » et définissez la date de début et de fin.
5. Composez votre message d'absence du bureau et décidez s'il doit être destiné à tout le monde ou uniquement aux contacts.
6. Tippe en haut à droite sur le Haken ou « Fertig », um zu speichern. Die Notiz wird serverseitig synchronisiert und bleibt aktiv, auch wenn du die App schließt.

Modèles de réponses automatiques dans Outlook

Un bon message d'absence du bureau est bref, poli et informatif. Idéalement, votre réponse automatique devrait mentionner les points suivants :

• Durée de l'absence : Spécifiez la période pendant laquelle vous ne serez pas disponible (par exemple, « du 10 au 20 août »).
• Motif (facultatif) : Vous pouvez spécifier si vous êtes en vacances, en voyage d'affaires, si vous êtes malade, etc., mais ce n'est pas obligatoire.
• Représentant/Personne de contact : Indiquez qui peut vous représenter en cas d'urgence ou qui doit être contacté alternativement, en indiquant vos coordonnées. (Si personne ne prend en charge la représentation, vous pouvez au moins indiquer un délai de réponse différé.)
• Merci et cordialement : Remerciez l'expéditeur pour son message et ajoutez-y un message d'accueil aimable en indiquant votre nom (et éventuellement votre poste/entreprise).

En voici quelques exemples de modèles pour les réponses automatiques par e-mail dans Outlook pour une utilisation ultérieure. Vous pouvez les prendre comme point de départ et personnalisez-les selon vos besoins :

Exemple 1 (Avis standard d'absence du bureau) :

Merci pour ton message.

Je serai absent du bureau du [Date] au [Date] et je n'aurai pas accès aux courriels pendant cette période. Votre message ne sera pas automatiquement transféré. Je vous recontacterai dès que possible à mon retour.

En cas d'urgence, veuillez contacter [Nom du représentant] (courriel :

[Adresse proxy] @company .de, tél. : [Numéro de téléphone]).

Merci de votre compréhension !

Cordialement

[Votre nom]

Exemple 2 (bref et précis) :

Merci pour votre e-mail.

Malheureusement, je suis actuellement absent (jusqu'au [Date]) et je ne peux pas traiter votre message immédiatement.

Dès mon retour, je vous contacterai immédiatement.

Cordialement

[Votre nom]

Exemple 3 (Avis d'absence du bureau en Allemagne) :

Merci beaucoup pour votre information.

Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf E-mails. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich melde mich schnellstmöglich bei Ihnen, sobald ich zurück bin.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name Vertretung] (E-Mail :

[Adresse de livraison] @firma .de, Tel : [Numéro de téléphone]).

Merci beaucoup pour votre résistance !

Mit Friendlichen Grüßen

[Votre nom]

Si vous travaillez dans environnement international, il est judicieux d'inclure une version allemande et une version anglaise dans votre réponse automatique. Veillez toujours à conserver ton professionnel et à ne pas divulguer d'informations sensibles (par exemple, mots de passe ou informations internes) dans le message d'absence du bureau.

Pour la communication interne au sein de l'entreprise, le libellé peut être quelque peu plus personnel, alors que pour les contacts externes, cela devrait être plus formel. Vérifiez également orthographe et grammaire — même un message d'absence du bureau laisse une impression sur le destinataire.

Problèmes et solutions possibles liés aux réponses automatiques dans Outlook

Malgré une configuration correcte, il peut y avoir difficultés liées aux messages d'absence du bureau d'Outlook dans certains cas. Voici les problèmes courants et des conseils pour les résoudre :

Les réponses automatiques ne sont pas disponibles

Si votre compte utilise POP3/IMAP, la fonction « Réponses automatiques » est absente. Configurez plutôt une règle dans Fichier > Règles et alertes qui répond aux e-mails entrants à l'aide d'un modèle. Toutefois, cela ne fonctionne que lorsque Outlook est ouvert.

Les expéditeurs externes ne recevront pas de réponse

Que faire si les réponses automatiques d'Outlook ne s'affichent pas ? Dans les paramètres, sous « Réponses extérieures à mon organisation », vérifiez option pour tous les expéditeurs ou contacts externes uniquement. Dans les réseaux d'entreprise, l'administrateur peut bloquer les réponses automatiques externes. Il ne reste alors que la note concernant les méthodes de contact alternatives dans votre message.

Remarque : Les autres sources d'erreur liées à la mention « Réponse automatique non envoyée » incluent, par exemple, une boîte aux lettres complète ou une version obsolète d'Outlook. Assurez-vous qu'Outlook est synchronisé avec le serveur de messagerie et en ligne lorsque vous définissez le message d'absence du bureau.

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