Planification des vacances 2025 dans l'entreprise : principes fondamentaux, équité et conseils pratiques

Pourquoi une planification de vacances qualifiée est si importante dans une entreprise

D'une part, une planification des vacances bien coordonnée permet d'éviter les temps d'arrêt et les situations désagréables, comme lorsqu'un trop grand nombre de personnes sont absentes dans un même service.

D'autre part, les collègues peuvent adopter une approche plus détendue en matière de planification s'il est clair que tous les souhaits seront pris en compte dans la mesure du possible et qu'il n'est pas nécessaire de se battre pour les journées de transition et les périodes de vacances populaires.

À l'approche de la fin de l'année, il peut arriver que des employés souhaitent prendre leur congé restant à la toute dernière minute, tandis que d'autres essaient déjà de garantir les meilleurs moments pour l'année prochaine. Une bonne structure de planification des vacances peut minimiser ces problèmes.

Vous devriez en tenir compte lors de la planification de vos vacances

De nombreuses entreprises planifient les douze prochains mois dès l'année précédente. Ce délai est conseillé afin que le plus grand nombre de personnes possible puisse saisir leurs vacances de manière fiable. Si vous êtes responsable de la planification des vacances, gardez à l'esprit les points suivants :

• Questions préliminaires : Demandez à votre équipe d'exprimer ses préférences dès le début. De cette façon, vous aurez un aperçu des personnes qui souhaitent s'absenter et à quel moment.
• Vérifiez les jours fériés : Passez en revue l'année à venir pour les vacances et les journées de transition afin de pouvoir avoir les moments tant convoités en vue.
• Pics de travail saisonniers : Par exemple, dans certains secteurs, la période de Noël est plus exigeante en main-d'œuvre. Dans d'autres régions, l'été est particulièrement chargé. Déterminez les heures ou les jours spécifiques où tout le monde devrait idéalement être présent.
• Réglementation transparente : Communiquez clairement à quoi ressemble le processus. Qui est prioritaire si plusieurs collègues choisissent la même période ? Y a-t-il des vacances d'entreprise ou des périodes d'interdiction ?
• Congé restant : Assurez-vous que les jours de vacances restants de l'année précédente peuvent être programmés à temps, afin qu'ils ne soient pas tous pris en même temps à la fin de l'année.

Brève présentation des fondements juridiques

En principe, chaque salarié en Allemagne a droit à un minimum de vacances conformément à la Loi fédérale sur les vacances. Il s'agit généralement de 24 jours ouvrables par an pour une semaine de travail de 6 jours. Pour une semaine de travail de 5 jours, elle est généralement de 20 jours, bien que des jours de congé supplémentaires puissent être disponibles dans de nombreux secteurs ou par le biais de conventions collectives.

En outre, il existe des aspects tels que :

• Droit au congé : Après six mois passés dans l'entreprise, chacun a droit à l'intégralité du droit aux vacances, et proportionnellement avant cela.
• Congé de maladie pendant les vacances : Les jours de maladie ne doivent pas être comptés dans les jours de vacances si un certificat médical est fourni.
• Expiration des jours de vacances : En règle générale, les jours de vacances non utilisés expirent après le 31 mars de l'année suivante, sauf si d'autres dispositions ont été prises.

Conseils pratiques pour la planification des vacances en entreprise

Pour vous assurer que votre planification de vacances fonctionne de manière fiable et que tout le monde est informé de la situation actuelle, les conseils suivants vous aideront :

• Responsabilités claires : Identifiez les personnes qui examineront et approuveront les demandes de congé. Il peut s'agir d'un chef d'équipe ou d'un représentant des ressources humaines.
• Informations préliminaires : Permettez à chacun de soumettre ses demandes le plus tôt possible. Cela laisse le temps de gérer les éventuels chevauchements.
• Transparence au sein de l'équipe : Lorsque tout le monde peut voir quand les collègues sont absents, il y a moins de questions de suivi.
• Réconciliation régulière : Planifiez des dates fixes pour vérifier tous les soldes de vacances. De cette façon, vous remarquerez rapidement si un problème survient quelque part.
• Organisation de la représentation : Qui prendra en charge les tâches qui se présenteront pendant l'absence ? Cela devrait être clair au moins une semaine avant le début des vacances.

Meilleures pratiques pour une planification détendue des vacances pour les entreprises

Pour faciliter votre pratique quotidienne, vous devez garder à l'esprit quelques petites astuces supplémentaires.

Établir des règles communes

Un ensemble de règles communes crée une coopération objective et équitable, tant dans le sport que dans le monde des affaires. La planification des vacances ne fait pas exception à cette règle. Ces règles apportent plus de calme à la planification :

• Quand les demandes de vacances peuvent-elles être soumises ? (Par exemple, à partir de fin octobre pour l'année suivante)
• À quelle date les jours de vacances restants devraient-ils être pris ?
• Comment décide-t-on si deux personnes veulent la même date ?
• Quel système existe-t-il pour garantir que chacun ait son tour lors de rendez-vous convoités (comme les journées de transition) ?
• Quelles sont les étapes nécessitant une autorisation ? (Signature, approbation par e-mail, etc.)

Répartissez stratégiquement les bridge days

Les journées de bridge pendant les jours fériés sont très demandées. Essayez de répartir équitablement ces journées. Certaines entreprises utilisent un système de rotation pour le rendre équitable. D'autres décident que personne n'est autorisé à bloquer la même date convoitée deux années de suite.

Faites en sorte que les demandes de vacances soient aussi simples que possible

Faire une demande de vacances ne devrait pas être un acte administratif majeur. Offrez à votre équipe un moyen simple et accessible de saisir ses projets de vacances et de se coordonner à l'avance. En règle générale, beaucoup savent déjà avec quels collègues ils ne peuvent pas s'absenter simultanément.

Organiser des solutions de représentation équitable

Toutes les fonctions ne peuvent pas être assurées par tous les collègues. Par conséquent, assurez-vous que les domaines de responsabilité sont documentés et qu'au moins un membre de l'équipe sait comment réagir en cas d'urgence. Toute personne travaillant au sein d'un département doit se coordonner à l'avance si des vacances prolongées sont prévues.

Logiciel de planification des vacances : lequel convient le mieux à votre équipe ?

Un plan de vacances sur papier qui passe d'un bureau à l'autre ne devrait idéalement pas être la norme en matière de planification des vacances dans aucune entreprise. Ci-dessous, nous présenterons certaines des méthodes les plus courantes ainsi que leurs forces et leurs faiblesses respectives.

Perspectives de planification des vacances

Ceux qui travaillent beaucoup avec Microsoft 365 utilisent sûrement aussi Outlook. La boîte aux lettres est pratiquement toujours ouverte. Il est donc judicieux d'utiliser les fonctionnalités de calendrier d'Outlook pour la planification des vacances au sein de l'entreprise.

Avantages :

• Barrière faible : Outlook est déjà utilisé dans de nombreuses entreprises, il n'y a donc pas de frais de licence supplémentaires.
• Intégration simple : Les nouveaux rendez-vous peuvent être fixés immédiatement et il est facile de savoir qui est au bureau à quel moment.

Conseil : Si vous optez pour la planification des vacances avec Outlook, il peut être avantageux de disposer d'une structure de calendrier distincte. Cela signifie créer un calendrier de groupe ou de département spécial pour les absences, plutôt que de tout mettre dans votre calendrier personnel.

Planification des vacances dans Outlook avec des fonctionnalités supplémentaires.

Vous pouvez intégrer Absentify gratuitement dans Outlook et Teams. Après quelques clics, l'outil devient impossible à distinguer de l'interface utilisateur familière, ajoutant de nombreuses fonctions au calendrier bien connu.

Avantages :

• véritable fonction d'approbation pour les vacances et autres absences
• répartir les collègues en départements et fixer des quotas d'absences
• fixer des niveaux d'effectifs minimaux pour les départements
• Les jours de vacances et les vacances restantes sont calculés automatiquement

Tu ne sais pas absentify pour Microsoft encore ? Simplifiez la planification de vos vacances dès maintenant : dans Microsoft 365, Outlook et Teams, entièrement intégrés et gratuits !

• Disponible immédiatement : Presque tout le monde connaît Excel ou un tableur similaire.
• Personnalisable : Vous pouvez créer vos propres tableaux, intégrer des marquages de couleur et utiliser des formules pour calculer les soldes de vacances.

Inconvénients :

• Effort de maintenance élevé : Lorsque de nombreuses personnes accèdent au même fichier, des conflits de version et de modification peuvent survenir.
• La supervision en pâtit dans le cas des grandes équipes : À mesure que le nombre d'employés augmente, la table devient plus longue et plus encombrée.

En conclusion : L'utilisation d'Excel pour la planification des vacances d'entreprise est une option lorsque l'équipe est relativement petite. Dès que vous souhaitez cartographier des structures plus complexes, vous devriez envisager une meilleure alternative.

Planificateur de vacances en ligne

Il existe des outils en ligne que vous et votre équipe pouvez utiliser pour planifier et planifier vos vacances ensemble.

Avantages :

• Accès de n'importe où : Les employés peuvent également demander des vacances depuis leur domicile.

Inconvénients :

• Coûts : Pour les équipes plus importantes, des frais mensuels ou annuels s'appliquent, qui varient en fonction de l'éventail des fonctions.
• Loin du flux de travail: Un outil supplémentaire que votre équipe doit rechercher séparément peut ressembler à un corps étranger ou à un fardeau supplémentaire.

Calendrier des fêtes complet sans quitter Microsoft Outlook

L'outil de gestion des vacances et des absences absentify peut intégrer l'ensemble de votre équipe gratuitement dans Microsoft 365. Ainsi, tout le monde peut voir les heures de vacances de chacun et ajouter ses propres entrées sans avoir à quitter Outlook ou Teams.

Absentify propose également de nombreuses fonctionnalités qui transforment les saisies de vacances en un plan clair pour chaque membre de l'équipe :

Définir les types d'absences

Dressez une liste de tous les types d'absences imaginables : vacances, congé sabbatique, formation continue, congé de maternité, congé parental, etc.

Quotas d'absences au sein de vos équipes

Déterminez le nombre maximum de collègues qui peuvent être en vacances en même temps et approuvez d'abord les absences. Divisez votre équipe en différents départements, définissez des niveaux d'effectifs minimaux et recevez des alertes en cas de chevauchement.

Définissez les heures de travail

Créez des horaires de travail individuels pour chaque membre de l'équipe, visibles dans les calendriers personnels et d'équipe.

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