Outlook Automatic Transfer — Comment diriger de manière fiable les e-mails au bon endroit

Outlook Automatic Transfer : l'essentiel en bref

• Le transfert automatique dans Outlook varie en fonction de la version et ne fonctionne de manière fiable que s'il est correctement configuré.
• Les redirections peuvent être filtrées spécifiquement, par exemple par expéditeur ou par objet, pour rediriger facilement les e-mails pertinents.
• Les redirections peuvent également être configurées via le Microsoft 365 Admin Center, mais nécessitent des réglementations claires et un examen de la protection des données.

Quand est-ce que le transfert automatique d'e-mails dans Outlook est utile ?

Le transfert automatique des e-mails permet de gagner du temps et garantit que les messages importants arrivent de manière fiable. Le transfert est particulièrement utile dans les situations suivantes :

• Congés ou absences : Vous souhaitez que les e-mails soient transférés à vos collègues lorsque vous n'êtes pas disponible.
• Substitution arrangements : Pendant votre absence pour cause de maladie ou dans le cadre de modèles à temps partiel, d'autres personnes devraient être en mesure de répondre à vos courriels.
• Boîtes aux lettres des équipes : Messages envoyés à une boîte aux lettres centrale (par ex. project@company.com) devraient être automatiquement distribués aux personnes ou aux groupes responsables.
• Modes de travail par équipes ou sur appel : Les e-mails entrants sont transmis à la personne de service concernée afin de réduire les temps de réponse.

Comment puis-je transférer automatiquement des e-mails dans Outlook ?

Microsoft 365 Desktop : activer la redirection via des règles

Le transfert automatique peut être activé dans Outlook de différentes manières, selon la version. You find here the instructions for Desktop, Web and Microsoft 365.

1. Open Outlook and click on Dossier.
2. Choisissez Gérer les règles et les notifications.
3. Click on « Nouvelle règle... »
4. Sous « Créer une règle sans modèle » : sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois ».
5. À l'étape suivante ne sélectionnez aucune condition (cela permettra de transférer tous les e-mails), click simply on Continuer.
6. Un avis apparaît — confirmez par « Oui ».
7. Select the action « transmettre ceci à une personne/à un groupe public ».
8. Entrez le adresse e-mail which he must be transmitted.
9. Click « Next », spécifiez des exceptions si nécessaire (facultatif) et complétez la règle.

Conseil : Cette règle s'applique aux comptes locaux (par exemple, POP/IMAP) uniquement lorsque Outlook est ouvert. Pour les comptes Exchange ou Microsoft 365, cette règle peut également être appliquée côté serveur. Outlook n'a donc pas besoin d'être ouvert. Cependant, la configuration Web se fait toujours côté serveur.

Outlook sur le Web : configurer le transfert automatique

1. Open Outlook in your navigateur at the address outlook.office.com.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage ⚙️ dans le coin supérieur droit pour afficher tous les paramètres d'Outlook.
3. Accédez à Email > Transfert.
4. Activez « Transférer mes e-mails ».
5. Entrez le adresse de destination.
6. Facultatif : Activez « Conserver une copie des messages transférés ».
7. Confirmez avec Enregistrer.

Cette redirection fonctionne côté serveur, même lorsque votre Outlook est fermé.

Microsoft 365 (basé sur l'administrateur ou l'utilisateur)

Dans certaines entreprises, le transfert automatique est parfois désactivé.

Vérifiez en cas de problème :

• Dans quelle mesure votre administrateur autorise le transfert.
• Si les politiques de sécurité bloquant les redirections externes sont activées.

Important : Le transfert peut également être configuré de manière centralisée dans le Microsoft 365 Admin Center, par exemple via des règles de transport. Toutefois, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les administrateurs disposant des autorisations appropriées. Les utilisateurs réguliers ne disposant pas de droits d'administrateur ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité et doivent plutôt s'appuyer sur l'alternative basée sur des règles ou Outlook Web.

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Les différences en un coup d'œil :

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Remarque : Si le transfert de courrier d'Outlook échoue, vérifiez les paramètres de pare-feu, de courrier indésirable ou d'Exchange. Certains environnements informatiques bloquent certaines adresses externes. Contactez votre administrateur informatique si vous rencontrez des problèmes.

Outlook mail transfer with conditions : ne transférez que certains e-mails

Tous les e-mails Outlook ne doivent pas être transférés. Souvent, c'est suffisant si certains messages, émanant par exemple d'un client ou portant sur un sujet spécifique, sont automatiquement transmis. Dans Outlook, vous pouvez le faire en quelques clics.

Redirection avec filtre : exemples de scénarios

• Uniquement les e-mails provenant de certains expéditeurs
• Courriels contenant un message spécifique sujet (par exemple, « Offre » ou « Contrat »)
• Messages adressés à une personne en particulier Beneficiary group

Ce transfert ciblé permet de suivre les e-mails sans avoir à recevoir deux fois tous les e-mails.

Etape par étape : rule with conditions in Outlook Desktop

1. Ouvrez Outlook.
2. Accédez à Fichier > Gérer les règles et les alertes.
3. Select « Nouvelle règle... »
4. Click « Appliquer la règle aux messages que je reçois ».
5. Dans la fenêtre suivante, activez par exemple :
   • « par des particuliers ou un groupe public » (pour certains expéditeurs)
   • « with some words in the object line »
6. Entrez le adresse e-mail ou mots clés to the following step.
7. Activez « transmettre ceci à une personne/à un groupe public ».
8. Entrez le adresse de destination.
9. This process with »Suivant » et « Terminer ».

Exemples de filtres pertinents :

C'est ainsi que vous pouvez contrôler avec précision quels messages sont transférés et où, sans avoir à tout vérifier manuellement.

Outlook mail transfer on office computer (Outlook pour Windows ou Mac)

Ceux qui travaillent avec le programme Outlook classique peuvent configurer un transfert automatique dans Outlook directement via les règles. Cela permet de transférer automatiquement les e-mails vers une autre adresse en fonction de l'expéditeur, de l'objet ou d'autres critères.

Etape par étape : Configuration du transfert d'e-mails dans Outlook sur ordinateur

1. Ouvrez Outlook : Démarrez le programme normalement via le menu Démarrer (Windows) ou via Applications (Mac).
2. Open the menu « Rules » : Click on « File » in the upper menu bar and sélectionnez « Gérer les règles et les alertes ».
3. Créez une nouvelle règle : Click on « New rule » and lancez l'assistant de règles. Choisissez « Appliquer la règle aux messages que je reçois ».
4. Définissez les conditions (facultatif) : Par exemple, vous pouvez spécifier que seuls les e-mails d'un certain expéditeur doivent être transférés. Ou laissez le champ vide pour saisir tous les messages.
5. Select a action : Activez l'option « Transférer ceci à une personne/à un groupe public ». À l'étape suivante, entrez l'adresse de destination.
6. Définissez des exceptions (facultatif) : Ici, vous pouvez, par exemple, configurer pour que les e-mails avec certaines lignes d'objet ne soient pas transférés.
7. Nommez et activez la règle : Donnez à votre règle un nom tel que « Renvoi de vacances » et cochez « Activez cette règle maintenant ».
8. Complétez et testez : Cliquez sur « Terminer » et vérifiez à l'aide d'un e-mail de test si la règle s'applique.

Instructions pour configurer le transfert automatique dans Outlook sur le bureau

• La règle ne fonctionne que si Outlook est ouvert et courir activement.
• Pour Comptes Exchange ou Microsoft 365, la règle peut également être créée côté serveur. Outlook n'a donc pas besoin d'être ouvert.
• Certaines entreprises désactiver le transfert pour des raisons de sécurité. Un avis apparaît ensuite dans l'assistant de règles.

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Éviter les erreurs : problèmes courants liés à la redirection automatique

Le transfert automatique dans Outlook fonctionne généralement de manière fiable. Cependant, dans la pratique, certains problèmes peuvent souvent être évités si l'on est conscient des corriger les réglages et éviter les pièges typiques.

1. La redirection ne fonctionne que partiellement

Une erreur courante est que seuls certains e-mails sont transférés alors que d'autres restent dans la boîte de réception.

Causes :

• Conditions mal définies dans la règle
• La règle inclut des restrictions telles que des lignes d'objet ou des expéditeurs spécifiques
• Automatic transfer activé pour les e-mails internes uniquement

Conseil : Testez la règle sans aucun filtre. Ajoutez ensuite progressivement des conditions.

2. Le transfert ne fonctionne que lorsque Outlook est ouvert

Un problème, en particulier avec la version de bureau : les règles de transfert créées localement ne s'appliquent que lorsque Outlook est ouvert.

Solution : Configurez des règles via Outlook sur le Web. Ils sont exécutés côté serveur et fonctionnent quel que soit l'état de l'appareil.

3. Les e-mails transférés se retrouvent dans le dossier des courriers indésirables

Certains serveurs de réception de courrier classent les messages transférés comme suspects.

Mesures possibles :

• Vérifiez les paramètres SPF/DKIM de l'expéditeur
• Utilisez votre propre adresse d'expéditeur pour le transfert (et non « au nom de »)
• Marquer l'adresse cible comme fiable

4. Comments or pieces jointes manquante

Dans de rares cas, les e-mails transférés sont transmis de manière incomplète, par exemple sans pièces jointes ou avec une mise en forme modifiée.

Conseil : Configurez une redirection de test vers vous-même et vérifiez le format. Vous pouvez également activer le transfert en tant que pièce jointe (sélectionnable dans les options des règles).

Transfert automatique vers le centre d'administration Microsoft 365

Toutes les redirections ne sont pas configurées par l'utilisateur lui-même. Dans de nombreux cas il est géré par le service informatique ou par un administrateur, par exemple avec des boîtes aux lettres générales telles que info@ ou support@.

Quand les redirections via le Centre d'administration sont judicieuses

Les redirections via le Microsoft 365 Admin Center sont appropriées :

• En cas d'absence sans accès : Si un utilisateur ne peut pas accéder à sa boîte aux lettres pendant une période prolongée, par exemple pendant un congé parental ou un congé sabbatique.
• Pour les boîtes aux lettres fonctionnelles : Quand les nouvelles demandes doivent être automatiquement transmises aux agents qui changent (par exemple, au sein de l'équipe d'assistance).
• Pour la redondance : Si les messages ne peuvent pas rester dans la boîte de réception personnelle, par exemple pour des rôles critiques sans sauvegarde dans l'équipe.

Configurer le transfert Outlook via le Centre d'administration

Prérequis : Vous avez besoin de droits d'administration dans le Centre d'administration Microsoft 365. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs disposant des autorisations d'administrateur appropriées (par exemple, administrateur global, administrateur Exchange ou administrateur utilisateur).

Voici comment configurer le transfert automatique :

1. Connectez-vous à admin.microsoft.com.
2. Accédez à « Users » > « Actifs users » in the left menu.
3. Search the appropriate user and click on name.
4. In the right section : Select « Email » > « Gérer le transfert d'e-mails ».
5. Activez le transfert and entrez une adresse de destination.
6. Facultatif : Activez « Conserver une copie du message transféré dans la boîte aux lettres ».
7. Enregistrer les changements.

Important : Tes redirections s'appliquent à l'ensemble de la boîte aux lettres. Règles assorties de conditions telles que « certains expéditeurs uniquement » ne peut pas être défini. Pour cela, vous avez besoin d'une règle Outlook côté utilisateur.

Désactiver le transfert automatique d'Outlook

We you disable the automatic transfer, par exemple, après un retour de vacances ? La désactivation se fait rapidement, il suffit de savoir où chercher. Selon la version d'Outlook, le processus varie légèrement.

Dans Outlook Desktop (MS 365, 2019, 2016)

1. Accédez à Fichier > Informations
2. Click on « Gérer les règles et les alertes »
3. Recherchez la règle de transfert et décochez-la ou supprimez-la complètement
4. Cliquez sur « Appliquer » et « OK »

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Outlook on the Web

1. Cliquez sur l'icône représentant un engrenage dans le coin supérieur droit et ouvrez « Tous les paramètres Outlook »
2. Sélectionnez E-mail > Transfer
3. Décochez l'option « Transférer mes e-mails »
4. Enregistrez vos modifications

Que se passe-t-il après la désactivation ?

• Les e-mails arriveront à nouveau exclusivement dans votre boîte de réception
• Les règles précédentes sont enregistrées au cas où vous souhaiteriez les réactiver
• Lors de la redirection vers des adresses externes, le flux de données s'arrête immédiatement

UNE rule verification après la désactivation, il est utile de s'assurer qu'aucun filtre supplémentaire n'est actif.

Le transfert automatique dans Outlook est-il conforme aux règles de protection des données ?

La redirection automatique n'est autorisée que si elle repose sur une base légale claire. Dans les entreprises, il s'agit généralement du legitimate interest of the employeur's selon Article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD. Cependant, cet intérêt doit également être soigneusement pesé.

Ceci est autorisé :

• Transfer vers des adresses officielles
• Objectif clair, par exemple, couvrir les vacances
• Expéditeur Note (par exemple, via une réponse hors bureau dans Outlook)

Vous devriez éviter cela :

• Transfer vers des adresses e-mail privées
• Manque de transparence
• Redirection automatique en cas de sortie sans autorisation
• Transmission de contenus sensibles (par exemple, données de santé ou données contractuelles)
• Outils externes sans protection contractuelle
• Transférer des boîtes aux lettres entières sans vérification

Ceux qui veulent jouer prudemment comptent sur boîtes aux lettres fonctionnelles ou accès temporaires et non sur les redirections permanentes.

Courriels transférés, représentation organisée : comment Absentify soutient votre équipe

Le transfert d'e-mails est la première étape. Mais pour les membres de l'équipe qui souhaitent suivre, il en faut plus que cela. Absentify améliore le transfert dans Outlook grâce à un clair gestion des absences figure directement dans le calendrier.

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• Absences visibles dans le calendrier Outlook
• Un aperçu pour les RH et les cadres
• Automáticas de modificaciones
• Notes de maladie structurées sans risques liés au RGPD
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Si vous souhaitez gérer vos disponibilités de manière professionnelle, un simple transfert ne suffit pas souvent. Avec Absentify, vous créez un lien calendriers, équipes et Outlook dans un système coordonné, qui rend les absences transparentes et informe automatiquement les bonnes personnes.

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